Julkishallinnon muotoilun tulevaisuusprosessi

Anni Leppanen
Julkis-muotoilijat
Published in
6 min readNov 9, 2023

--

Julkis-muotoilijat eli julkishallinnon muotoiluverkosto on käynnistänyt tulevaisuusprosessin ja tässä blogissa kerron tarkemmin, mistä on kyse.

  1. Miksi julkismuotoilu tarvitsee tulevaisuusprosessin?
  2. Millaiset havainnot herättelevät pohtimaan alan tulevaisuutta?
  3. Miten tulevaisuusprosessin eri vaiheisiin pääsee mukaan?
Kuuntele tämä blogi Soundbloudista!
Kirjoittaja Hanasaaren vieressä. Kuvaaja: Mariana Salgado

Miksi julkismuotoilu tarvitsee tulevaisuusprosessin?

Julkis-muotoilijat perustettiin 2017 ja maailma on muuttunut paljon 7 vuodessa. Muotoilutoiminta on laajentunut tänä aikana moninkertaisesti (yhteisömme on kasvanut 25 yksinäisestä pioneerista 500 ihmisen verkostoksi — samalla muotoilun hankinnat julkishallinnossa ovat kasvaneet miljoonilla euroilla joka vuosi). Meillä on suurempi paine ja kutsumus valjastaa luovuutemme ja työmme systeemisten muutosten siirtymiin. Haluamme selkeämpää kuvaa siitä, millainen kenttä julkismuotoilu on tällä hetkellä ja, mitkä ovat vaikuttavuutemme keskeiset haasteet. Haluamme yhteisönä ja alana luoda vision, joka kuvaa millaista tulevaisuutta ja vaikuttavuutta tavoittelemme — samalla pohtien, mikä on roolimme jatkossa.

Elämme maailmassa, joka on kompleksinen, systeeminen ja epävarma (VUCA, BANI). Perinteiset menetelmät eivät auta meitä ennustamaan tulevaisuutta, vaan tarvitsemme ennakointia ja tulevaisuustaitoja.

Onneksi tulevaisuus ei vain tapahdu, vaan teemme sen yhdessä. Voimme siis vaikuttaa siihen, millainen tulevaisuus on. Voimme kuvitella erilaisia tulevaisuuksia ja rakentaa polkuja haluttuun tulevaisuuteen.

Tulevaisuuden ennakoinnissa voi hyödyntää muotoilua, joka tuo prosessiin osallistuvaa vuorovaikutteista otetta, konkretiaa, luovuutta ja kokeilullisuutta. Myös ennakointi aloitetaan tutkimusvaiheella, eli empaattinen ymmärrysvaihe toimii tässäkin.

Tulevaisuusprosessin aikana haluamme yhteisössä myös yhdessä oppia uusia menetelmiä, työkaluja ja tulevaisuusmuotoilua. Löydämme prosessin aikana yhteisömme tulevaisuudelle uusia merkityksiä ja tekijöille vaikuttavia urapolkuja. Haluamme myös tarkastella prosessin aikana yhteisömme avoimuutta — nyt jäsenyys on avoin vain hallinnon työntekijöille, mutta hyötyisimme myös laajemmista näkökulmista. Haluamme myös varmistaa, että Suomi ei jää jälkeen, vaan pysymme julkismuotoilun edelläkävijöinä. Alamme pysyy houkuttelevana ja alalle saadaan riittävää osaamista.

Monika Bielskyten taiteellinen video Protopia-tulevaisuudesta (videolla 00:11–04:43) johdatteli yhteisömme tulevaisuuden äärelle 9.11.2023 aamukahveilla.

Millaiset havainnot herättelevät pohtimaan alan tulevaisuutta?

Tulevaisuusprosessimme alkaa signaalien keräämisellä, mutta kokosimme alustavat havainnot prosessin pohjalle. Seuraavat havainnot ovat kooste yhteisön facebook-keskusteluista, aamukahvien pienryhmistä ja Ylläpedon eli Julkis-muotoilijoiden hallituksen ihmettelystä. Havainnot saattavat vaikuttaa karrikoiduilta provokaatiolta (kirjoittaja saattoi lisätä myös mausteita), mutta tulevaisuusprosessissa niiden tarkoitus on herätellä pohtimaan “minne maailma on menossa” ja, minne me haluamme sitä viedä.

Hähmäisyyskerroin ja erikoistuva yksisarvinen

Muotoilun laajeneminen on johtanut myös muotoilun määritelmän hähmäistymiseen, kun aiemmin se oli yksinkertaisempi. Alalla tapahtuu paljon ja uusia suuntauksia ja haasteita on vaikea jäsennellä. Sankarimuotoilijan hautakivellä seisoo yksisarvinen — julkismuotoilija, joka yrittää ratkaista kaikki organisaation ongelmat omassa siilossaan. Samaan aikaan toisaalla rakennetaan tiimiä, jossa jokaisella muotoilijalla on oma erikoistumisalansa. Yksi tiimi istuu asiakasymmärryksen puolella, toinen tuotekehityksessä. Sitten vielä päälle ne yksinäiset ajelehtivat lautat siroteltuna organisaation valtamereen — hekin onneksi vierailevat muotoilun kotipesässä eli viikottain/kuukausittain kokoontuvassa muotoilukuplassa. Osa muotoilijoista myhäilee tyytyväisenä ylimmän johdon suojeluksessa, kun osa taistelee viimeisistä penneistä ja määräaikaisuuksien jatkoista säästöohjelmien ja maailman tilanteen kourissa. Torstai-aamuisin hekin kaikki laittavat radion päälle 8:15 — alkaa Julkis-muotoilijoiden 228. aamukahvilähetys.

Alkuhuumasta vakiokaavoihin

Muotoilun alkuhuuma on ohi. Nyt meidän oletetaan todistavan muotoilun arvo ja vaikuttavuus, ja perustelevan sen hyödyt ennen aloittamista — jopa ennen kun pääsemme pöytään. “Sun pitää vaan perustella tää paremmin. Kahdeksan selvitystä ei riitä. Sun pitää todistaa tän arvo.” Säästöt ja isojen organisaatioiden kankeus rajaavat kokeilullisen otteen mahdollisuuksia. On siis paine samaan aikaan “pamuttaa” ja toisaalta kokeilla uusia lähestymistapoja, kun haasteiden kompleksisuus on kasvanut vakioitujen tuplatimanttien ohi. Ajan henki on muuttunut suosimaan lyhyen tähtäimen tuloksia — ja leikille, luovuudelle ja kuvittelulle on vähemmän tilaa. Uusien tapojen kokeilemiselle ei välttämättä löydy tukea, vaan “uskottavuuden ja järkevyyden” nimissä toistamme samaa vanhaa. “Muotoilu on kuin käärmeöljyä. Jos epäonnistumme, se on sitten koko muotoilun syy.” eräs muotoilija huokasi. Onneksi kuitenkin viherpesun kaltainen muotoilun kumileimasin ja muotoilutemput on hoidettu pois alta hankkeen tiekartalla, ja voidaan jatkaa juhlapuheita. Julkismuotoilijoista on viime vuosina lähtenyt moni alan pioneeri muualle töihin. Kansainvälisen julkismuotoilun verkoston vetäjät totesivat Berliinin konferenssissa, että julkismuotoilulla on “long slog” — ole siis valmis ojentamaan viestikapula seuraavalle, heittäytymään työkiertoon tai happihypylle yksityiselle. Samaan aikaan heikosti palkattuun pamurooliin virastossa hakee yli sata vastavalmistunutta pamuttajaa, jotka etsivät elämälle merkityksellistä työpaikkaa, jossa voi pelastaa maailman. Ne, joille ovi avautuu (kunhan puhuu suomenkieltä), sitten joko uupuu, pakenee, lamaantuu tai ei vaan oikein saa muutosta ja vaikuttavuutta aikaiseksi hallinnon järeissä himmeleissä. Sitten ovat myös he, jotka verhoavat muotoilunsa piiloon, ja löytävät paikkansa ydinpalvelujen sisältä — he joiden titteleissä ei ole muotoilijaa, eikä siihen noin virallisesti saisi työaikaa käyttää. He kuitenkin salaa tuovat muotoilua mukaan — kunnes jälleen kerran he kuulevat, “älä sano, että se on muotoilua.”

Moniammatillinen muotoilun kuolema

Muotoilu on osa moniammatillista kehittämisen joukkoa. Emme kuitenkaan vielä ole löytäneet täysin paikkaamme organisaatioiden perusrakenteista. Asiakaslähtöisyys, asiakasymmärrys, asiakaskokemus ja osallisuus nähdään tärkeinä, mutta muotoilu ei välttämättä ole niiden synonyymi (enää), vaan muutkin osaamisalueet ja ammatit ottavat haltuun näitä kaikille nykyisin jopa itsestään selvyytenä tärkeitä teemoja. Toisaalta muiden alojen, kuten datatieteiden, noste saattaa aiheuttaa vastakkain asettelua, vaikka toimimmekin vaikuttavimmin juuri moniammatillisissa kokonaisuuksissa. Moniammatillisissa hankkeissa seisomme rinta rottingilla ohjelmistokehityksen, substanssin ja viestinnän akrobatiaryhmän alimmaisena. Kunnes hanke loppuu, ja muut ovat saaneet siveet, joille aikovat jatkaa eteenpäin ilman meitä. Muotoilun demokratisointi on edennyt ja kollegamme ovat käyneet “ne parin päivän koulutukset” — osa työtämme on “antaa muotoilu pois”. Usein kuitenkin kollegoidemme on helpompi laittaa kymppitonnit pöytään ja ostaa pamutus, kuin itse kokeilla pienestikin. Samaan aikaan osa meistä pelkää, että kuka tahansa voi olla pamu — pitääkö meidän rooli silloin erikseen perustella, ja miten se vaikuttaa laatuun. Alalle tullut palvelumuotoilija haluaa tehdä palvelumuotoilua, eikä neuvoa muita palvelumuotoilemaan. Jos työssä ei pääse haastattelemaan ja konseptoimaan, muotoilijan sielu kuolee vähitellen — kunnes se löytää tavan muotoilla organisaatiota. Feeniks, organisaatiomuotoilija on joka paikan höylä, joka ratkoo prosessien ja sisäisten asiakkaiden kipupisteet yhtä intohimolla, kuin kansalaisten.

Projekteista innovaatiolabraan ja arkiduunariin

Palvelumuotoilua tehdään julkishallinnossa pääosin projektimuotoisena. Palvelumuotoilun tyypillinen kesto on 3 kuukautta. Helsingin kaupungilla tehtiin 130 palvelumuotoiluprojektia vuonna 2021. Osa meistä on kuitenkin ryhtynyt pohtimaan, millainen vaikuttavuus projektimuotoisuudella todellisuudessa on. Miten voisimme vaikuttaa systemaattisemmin asiakaskokemukseen tai strategisiin ilmiöihin? Voisiko meillä olla pysyvä rooli palvelujen asiakaskokemuksen johtamisessa? Miten pääsemme eteenpäin asiakaskokemuksen NPS/palaute-kuopasta. Osa julkismuotoilijoista onkin ottanut isomman askeleen etäälle perustoiminnan kehittämisestä — innovaatiolabraan tai strategiseen muotoiluun. Kuinka kurotaan näiden ääripäiden — perustoiminnan ja pitkän tähtäimen systeemisten innovaatioiden kuilu umpeen. Viime kädessä jonkun on myös hoidettava se perusduunarin työ. Muotoilun perusduunari julkishallinnossa selvittää hallinnon mustia aukkoja, joissa prosessit sakkaa, järjestelmät ovat rikki, tukea ei löydy, tavoitteet ovat kadoksissa ja ihmiset eivät puhu keskenään. Kun mustasta aukosta pulahtaa ulos ryhtiliikkeen apinan raivolla tempaissut muotoilija, meillä on pysyviä rakenteita, jolle asiakaskokemuksen johtamista voi lähteä edistämään. Ennen kun seuraava musta aukko nielaisee perusduunarin kitaansa. Samaan aikaan innovaatiolabrassa…on syntynyt ajatus ekosysteemistä segregaation ehkäisyyn.

Tulevaisuusprosessin lukujärjestyksessä on jokaiselle jotakin

Alla olevasta taulukosta voit kurkistaa tulevaisuusprosessimme alustaviin vaiheisiin. Teemme tätä oman työn ohessa, harrastuksena, joten tähtäämme puolen vuoden aikatauluun. Tutkimme erilaisia tulevaisuuden ennakoinnin menetelmiä ja prosesseja, kokeilemme ja muokkaamme pikku hiljaa oman näköisen polun. Haluamme kuitenkin avata tulevaisuusprosessin myös yhteisömme ja julkishallinnon ulkopuolelle, jotta saamme mukaan moniäänisyyttä ja perspektiiviä. Haluammekin kutsua mukaan korkeakoulujen edustajia, muotoilutoimistoja ja konsulttitaloja, vaikuttajia, kansainvälistä yhteisöä ja muita mahdollisesti julkismuotoilun alan kehittämisestä kiinnostuneita.

Julkis-muotoilijoiden tulevaisuusprosessin alustavat vaiheet

Pohdimme myös erilaisia tapoja, joiden avulla laaja oma yhteisömme voisi olla mukana tekemässä prosessia yhdessä. Hahmottelimme rooleja, joita prosessin aikana tarvitaan. Olemme saaneet jo monta vapaaehtoista kaikkiin rooleihin, mutta vielä mahtuu mukaan.

Tulevaisuusprosessin erilaisia rooleja

Seuraa meitä täällä Mediumissa, niin kerromme pian, miten meihin voi olla yhteydessä myös yhteisömme ulkopuolelta.

Julkis-muotoilijat

Julkis-muotoilijat on vertaisyhteisö julkishallinnon muotoilijoille ja muotoiluhenkisille työntekijöille. Yhteisön tavoitteena on edistää muotoilua julkisella sektorilla. Yhteisö tarjoaa alustan vertaistuelle, osaamisen kehittämiselle sekä yhteistyölle. Julkis-muotoilijat on vapaamuotoinen ja -ehtoinen yhteisö, joka kokoontuu virtuaalisesti Facebook-ryhmässä.

Kirjoittaja: Anni Leppänen

Olen johtava palvelumuotoilija Helsingin kaupungilla ja Julkis-muotoilijoiden perustaja.

--

--

Anni Leppanen
Julkis-muotoilijat

Strategic designer, change agent and specialist in sustainability transitions, digital transformation, government and experiments.