Rutiner, utfordringer og muligheter i den nye arbeidshverdagen
Hey, jeg heter Kristian og er alumni fra Junior Consulting 2018. Jeg snakket om Remote Work lenge før det ble adoptert inn i dagligtalen sammen med COVID-19 og her er mine tanker rundt rutiner, utfordringer og muligheter i den nye arbeidshverdagen.
Remote Work har svøpt gjennom verden som en tidevannsbølge de siste par ukene i det mange kaller et enormt eksperiment. Hvordan skal det gå med det sosiale uten kontorer? Går det an å opprettholde produktiviteten hjemmefra? Det føles uvant og nytt for mange, men tro det eller ei, mange har faktisk surfet denne bølgen lenge allerede.
For meg startet det med bøkene “The 4-hour workweek” av Tim Ferris og “Remote — Office not required”. Jeg ble overbevist om at lykken kunne finnes langt utenfor kontoret, enten det var hjemme i stua eller fra en strand langt, langt unna.
Nå er det riktignok tradisjonelt hjemmekontor som er mest relevant for nordmenn i disse dager så resten av artikkelen handler om hvordan man kan opparbeide seg rutiner, takle utfordringer og gripe mulighetene denne situasjonen medfører.
Rutiner
Enten det er fra et tradisjonelt hjemmekontor, eller fra en strand i Thailand, så blir de fleste arbeidsdager mer produktive hvis man følger en slags rutine.
Her er det mange måter å prøve seg frem, man kan planlegge hvert sekund fra man står opp til man legger seg, eller kun dele opp dagen i enkle blokker. Det viktigste er at du finner noe som funker for deg, og hvis du er ny på dette er det viktigste å huske på at du ikke trenger å få det perfekt fra dag 1.
Det viktigste er at du finner noe som funker for deg, og hvis du er ny på dette er det viktigste å huske på at du ikke trenger å få det perfekt fra dag 1.
Selv liker jeg å ha et etablert morgenrituale som kulminerer i meg på pulten med en kaffekopp, klar til å takle dagens hardeste utfordring. Utover dagen, særlig etter lunch, prøver jeg å fylle på med møter, før jeg til slutt gjør litt administrativt(som å tømme innboksen) og annet hjernedødt arbeid. Noen dager dog kommer jeg skikkelig i flyten og blir sittende litt lenger, da tar jeg det gjerne ut som flexi-tid en annen dag. Bare fordi ingen kan se at du sitter sent på kontoret betyr ikke det at det ikke skjedde.
I tillegg til hvordan man stykker opp arbeidsdagen er et annet viktig spørsmål hvor i hjemmet man skal jobbe fra. Mange vil nok si at det beste er å ha et dedikert sted å jobbe fra slik at man kan holde arbeid og fritid separert, men ikke alle har en stor pult eller et dedikert kontor i hjemmet sitt.
Jeg ønsker faktisk å slå et slag for at “forandring fryder”. Prøv å jobb litt stående fra kjøkkenbenken, les litt epost fra sofaen, og hvis du er ekstra modig kan du jo prøve å ta et telefonmøte ute på en spasertur :). Det er i grunn bare fantasien som setter grenser.
Andre rutiner du kan ta med deg inn i teamet ditt er
- At alle setter opp offentlige mål for dagen, kanskje til og med uka. Om man blir ferdig eller ikke har ikke nødvendigvis så mye å si. Det viktige er at man øker transparensen i hva folk jobber med så man lettere kan tilpasse samarbeid og deadlines.
- Skru av alle “notifications” fra alle enheter og sett opp dedikerte tidspunkt for å sjekke og svare på meldinger. Avhengig av hvor tilgjengelig du må være kan du endre frekvensen. (Hvis du tror den må være på mindre enn en gang i timen tar du sannsynligvis feil, og hvis det virkelig brenner kommer de til å ringe).
- Send ut en melding til teamet ditt når du går for dagen. Du pleier vel å si ha det på vei ut fra kontoret?
Og husk, skulle du bli distrahert eller avbrutt ila dagen så er det ikke verdens undergang. Arbeidsdagen har alltid vært full av distraksjoner, de hjemme er bare litt annerledes enn du er vant til.
Arbeidsdagen har alltid vært full av distraksjoner, de hjemme er bare litt annerledes enn de du er vant til
Utfordringer
Når de personlige rutinene begynner å gå automatisk, og arbeidsplassen er satt opp etter eget ønske, så ligger alt til rette for å ha en produktiv dag på hjemmekontoret.
Det hjelper imidlertid fint lite hvis organisasjonen eller teamet du jobber i ikke er rigget med effektive teknologier og prosesser for å planlegge og utføre arbeidet, og ikke minst opprettholde det sosiale.
Teknologi
Først om produktivitet. De fleste organisasjoner har i dag en instant messaging platform som Slack eller Microsoft Teams, til fordel for email. Færre har dog dedikert programvare for salg, markedsføring og annen prosjektledelse og støtter seg heller på tradisjonelle excel modeller. Her er det mye å hente med programvare som
Men hva med de fysiske møtene med whiteboard, tusj og kreativitet? Fortvil ikke, en rekke selskaper prøver å løse akkurat dette problemet. Selv foretrekker jeg miro.com .
Å sette opp disse systemene så de snakker godt sammen trenger ikke være vanskelig i 2020, men hvis man ikke vet helt hvor man skal starte kan det være greit å spørre om hjelp. Her kan Junior Consulting komme inn med både mulighetsanalyser og implementering. På grunn av måten selskapet er strukturert på har de jo mye erfaring med distribuert arbeid selv.
Hvordan tar man beslutninger når man ikke er i samme rom?
Ledere og ansatte tar små og store beslutninger hver dag, alt fra innkjøps-godkjenninger til nye femårsplaner. Hvis man er vant til å kunne tromme sammen beslutningstagerne inn på et møterom på kort varsel hver gang noe skal avgjøres kan overgangen til å jobbe hjemmefra fort få det til å føles som om at alt går i sneglefart. I resten av denne seksjonen skal vi gjennom et par tips og triks som ikke bare er relevant for hjemmekontoret, men selskapsdriften generelt.
De fleste av oss står ovenfor to typer beslutninger. De som er opp til dem selv, eller teamet deres, eller de som skal eskaleres. Hvis du står ovenfor sistnevnte er det viktig å stille seg et spørsmål først, “Trenger dette egentlig å eskaleres?”. Toppledelsen er ofte opptatt til vanlig, og nå i disse koronatider har de mer en nok andre beslutninger å ta. Hvis du viser deg som en ansatt som vet å ta saken i egne hender, eller i det minste komme med en anbefaling til veien videre, kan du fort få en stjerne i boka.
Nå som du står overfor beslutningen selv, og det ikke er åpenbart hva som er riktig vei videre, kan du ty til disse hjelpemidlene
- Klare prinsipper og verdier i selskapet
- Diverse beslutningsrammeverk
Hvis bedriften har etablert klare prinsipper og verdier kan dette ofte være et godt utgangspunkt. Hvis det er gjort riktig skal prinsippene selskapet etterstreber være så klare at enhver ansatt som konsulterer dem i forbindelse med en beslutning hadde endt opp med samme avgjørelse som en av grunnleggerne i selskapet.
Prinsippene selskapet etterstreber må være så klare at enhver ansatt som konsulterer dem i forbindelse med en beslutning hadde endt opp med samme avgjørelse som en av grunnleggerne i selskapet
Hvis selskapet ikke har noen form for slike retningslinjer kan det være på tide å skaffe dem! JrC kan hjelpe ved å fasilitere workshops for å oppdage og artikulere hva som faktisk ligger til grunn for bedriften så langt, og hvor den skal videre.
Hvis det fremdeles ikke er åpenbart hva som er riktig valg kan det i mange situasjoner også være nyttig å bruke et besltuningsrammeverk for å utforske forskjellige løsninger. Jeg er en stor tilhenger av KISS prinsippet (keep it simple, stupid) så “Benefits, Costs & Mitigations” rammeverket er ofte den første jeg tar opp av verktøykassa.
I tillegg til en vanlig pros & cons liste har vi her en ekstra rad for å beskrive hvordan man kan håndtere “costs” hvis man skulle velge det forslaget.
Hvis andre skal se igjennom løsningsforslagene til et problem, så legg gjerne ved en beskrivelse av problemet, hvorfor det har oppstått og hvem det påvirker i tillegg til løsningene.
Nest siste steg er å velge seg løsningsforslag og gjerne legge ved et par ekstra punkter om hvorfor denne slo ut de andre.
Sist, men ikke minst, må alle som trenger informasjon om en beslutning få beskjed når den er tatt. Ingenting føles verre ut som en remote worker enn å oppdage en beslutning som påvirker deg ble tatt for en uke siden uten at du hørte om det.
Kommunikasjon og isolasjon
Den siste kategorien jeg vil trekke frem i utfordringer rundt remote work er kommunikasjon og isolasjon. Her er det mange som skriver godt om dagen, så i stedet for å dypdykke her har jeg lyst til å dra frem et par egne observasjoner rundt kommunikasjon i videokonferanser og tips til å bekjempe isolasjon.
En av hovedgrunnene til at videokonferanser får mye skryt over vanlige telefonsamtaler er at deltakerne kan se hverandre og lettere lese kroppsspråket til den andre. Det er vel og bra, men det hjelper lite når møtet så fort som mulig går rett inn i skjermdeling og presentasjon uten å ta et par minutter med vanlig prat først. Det samme gjelder på slutten av møtet. Med en gang presentasjonen er ferdig er det bare å logge av og vendte tilbake til ensomheten. Min oppfordring er å legge inn dedikert tid til å kunne snakke om løst og fast på starten og slutten av hvert møte, akkurat som man ofte gjør uoppfordret på møterommet.
Hvis man for en gangs skyld ikke er stuck i en screen share er det en annen uvane som ofte kommer frem. Som tenåringer med nesa i telefonen midt i en samtale sitter vi ofte og scroller nyheter, facebook og liknende midt i videomøtet. Poenget med videosamtaler er å faktisk komme nærmere hverandre så SE PÅ HVERANDRE, ikke bare bruk båndbredde på å sende bilder frem og tilbake.
Andre uortodokse tiltak man kan prøve seg på for å få opp moralen er
- Video lunch eller middag, gjerne levert på døra av en lokal restaurant. Ikke bare får du en hyggelig lunch date, du hjelper til å holde økonomien i gang.
- Men hvorfor stoppe der? Video øl, afterwork og fest er alle verdt et forsøk i disse dunkle tider.
Min favoritt dog, er konseptet jeg kaller “Open Mic”. Fra man starter dagen til man “går hjem” logger man seg inn i en kanal (video/audio) uten noen agenda. Akkurat som når du kommer inn på det vanlige kontoret på morgenen.
Målet er å tilrettelegge for de lavterskel samtalene man ofte har i et kontorfellesskap, som ikke kan planlegges til et møte, og som ofte er uvurderlige for hygge og fremgang for bedriften.
Muligheter
Til tross for utfordringene med remote work, særlig i bakgrunn av COVID-19 er det litt blå himmel bak skyene. Hvis man greier å snu seg litt raskt og tilpasse seg den nye virkeligheten har man mye å vinne.
Det er vist i flere studier at bedrifter og organisasjoner som tilrettelegger for remote work ikke bare er mer lønnsomme, men de ansatte er ofte også langt lykkeligere og mer hardtarbeidende.
For å lykkes med overgangen krever det ofte at bedriften blir litt mer bevisst med alt den gjør fra møtevirksomhet, sosiale aktiviteter og dokumentasjon. Prosesser som tidligere bare ble gjort ut av kollektiv hukommelse må nå skrives ned, og verdier og prinsipper fastsettes. Selv om dette kan føles som ekstra arbeid nå ser man fort resultater i forbindelse med beslutningsprosesser, samarbeid og opplæring av nyansatte.
Det kommer en dag etter COVID-19
Med de nyvunnede hjemmekontor kompetansen til deg og bedriften åpner det seg bokstavlig talt en hel verden å utforske når COVID-19 roer seg ned litt.
Å praktisere kontorarbeid fra stranda i et fjernt land hver dag er ikke nødvendigvis noe jeg vil anbefale, men en liten økt i ny og ned er bra for sjelen, i hver fall min.
Til slutt
Hele verden er som sagt i et slags eksperiment nå med remote work. For remote entusiaster som meg er det lett å tenke at alle kommer til å omfavne dette konseptet, men faktum er at hvis mange nok har en dårlig opplevelse med denne måten å jobbe på (som er ganske lett å se for seg med alle bekymringene i bakgrunnen) kan vi fort se pendelen svinge den andre veien de neste årene.
For å sikre at flest mulig bedrifter og arbeidstakere ikke bare skal overleve den neste tiden, men faktisk blomstrer og aldri ønsker å gå tilbake til den gamle måten å jobbe på, har et nytt selskap kommet på banen. Manatide.io skal hjelpe bedrifter med alt fra design og implementasjon av “best practice policy & process” til oppsett og integrasjon av digitale systemer. Trenger du en professional sparrings partner for å diskutere aspekter med den nye arbeidshverdagen så nøl ikke med å ta kontakt!
Fatt mot, ta vare på hverandre, og jobb hjemmefra!
