Como eu vou acompanhar a produção do que é feito?

Nós sabemos o quanto é difícil lidar com a comunicação em equipe quando estamos num projeto. Em geral são muitos e-mails com cópias para todos do time, muitas mensagens agrupadas, outras separadas, isso sem falar dos e-mails com assuntos genéricos em vez de específicos, entre outras situações.

Isso definitivamente não é produtivo, e pior, o projeto fica comprometido.

Na Kamus nós usamos a plataforma Trello para gerenciar os projetos dos nossos clientes. Com ela o fluxo de produção é centralizado, bem como a comunicação com a equipe e cliente, seja pelo browser, tablet ou smartphone.

Baseado na metodologia Kanban, que visa manter o fluxo de produção sem interrupções, com uma visão clara das demandas e dos possíveis gargalos, o Trello se torna um grande aliado nas tomadas de decisões da produção, agregando muito valor nos projetos.

(Vídeo tutorial oficial do Trello)

Para entender o funcionamento do Trello é preciso conhecer os seus principais itens. Começamos pelo ‘board’ (quadro, em português), que é o local onde o projeto estará.

No ‘board’ definimos quem faz parte do projeto adicionando todos os membros da equipe, inclusive o cliente. Para isso, todos devem possuir uma conta na plataforma. O cadastro é gratuito e dá pra criar um perfil em menos de 2 minutos.

Dentro de cada ‘board’ é possível criar várias ‘lists’ (listas), de acordo com as necessidades do projeto. As ‘lists’ funcionam como fases no processo de produção. Na Kamus nós organizamos os projetos com as seguintes fases:

  • Inbox — Aqui temos o repositório de todas demandas do projeto.
  • Doing — Quando uma demanda está nessa lista, significa que estamos executando as suas respectivas tarefas naquele momento.
  • Homologation — Lista de conclusão da demanda. Aqui é o momento de avaliar o que foi feito e comentar os possíveis ajustes.
  • Review — Uma vez homologado, a demanda que é movida para essa lista, todas as novas demanda sugeridas nele deverão ser executadas.
  • Done — Quando uma demana chega nessa lista, significa que tudo está correto e implementado.

Por fim, o último item é a própria demanda em si, que é representada pelo ‘card’ (cartão). Nela, nós configuramos quem atuará no ‘card’, que tipo de demanda é, quando precisa ficar pronta, além de outras informações.

Dessa forma, o processo é todo feito através da movimentação dos ‘cards’ através das ‘lists’ evitando ter que lidar um volume de e-mails gigante enquanto a produção é feita.

A metodologia Kanban nos permite ter um fluxo de produção muito contínuo, independente da quantidade de pessoas envolvidas. Como as tarefas são independentes, cada membro trabalha na sua demanda conforme a sua conveniência. O papel da Kamus é acompanhar a produção e garantir que todos mantenham o fluxo, ajustando-o quando necessário.

Na plataforma Trello isso fica muito claro. Dá facilmente para perceber quando uma demanda não evolui mudando de fase. E isso nos permite trabalhar na solução ou ajuste rapidamente, enquanto todas as outras demandas continuam sendo concluídas.

Até mesmo começar um projeto é bem simples com o Trello. Como os produtos da Kamus possuem escopo fechado, nós já temos os modelos prontos de todos os produtos e em menos de 5 minutos, já é possível criar um ‘board’ para um novo projeto. A ideia é que na Kamus a experiência na produção do seu projeto seja simplesmente espetacular! Que seja sem estresse e rápido, dando espaço para você focar naquilo que você mais precisa:

Na solução dos seus negócios!