Autonomi + uforutsigbarhet = sant
Autonome team er mye omtalt og prøvd ut, men er du sikker på at du gir autonomi på de rette tingene? Autonomi er lurt i en del situasjoner for å gi rom for fleksibilitet, kreativitet og innovasjon. Men hva slags autonomi er lurt når?
Det vil si, hva skal teamet (eller enkeltpersoner) bestemme selv og hva er det greit at noen andre bestemmer (regler, prosedyrer, ledere).
Når vi skal finne ut av det må vi se på hvor uforutsigbarheten ligger — fordi der det er uforutsigbarhet er det lurt med autonomi.
Dette fordi man trenger å ta raske avgjørelser når det er uforutsigbarhet.
Jeg ser for meg uforutsigbarhet som en skala fra forutsigbarhet til uforutsigbarhet (i motsetning til enten/eller).
Jeg har kommet på fire varianter av uforutsigbarhet i produksjon; i mottaket av råvarer, i utførelsen av arbeidet (prosessene), i kvaliteten på produktet man produserer og i kundenes mottak av produktet man produserer.
Uforutsigbarhet i mottaket av råvarer
Dette er det området jeg vet minst om, ettersom jeg har jobbet med IT og der lager vi sjelden fysiske produkter som trenger råvarer. Hvis vi ser for oss at man jobber innenfor et område der det er uforutsigbarhet i råvareleveranser f.eks. en restaurant som kjøper fisk fra et fiskemarked, må den som kjøper ha autonomi nok til å inngå avtaler når de kommer over gode kjøp.
Autonomien er over avtalene som inngås.
Nå når jeg har tenkt meg litt om tror jeg vi kan si at innenfor IT er teknologien som brukes råvarer. Her varierer det hvor mye autonomi man har, f.eks. om noen har kjøpt en Oracle-database som skal brukes eller om man kan bruke det man vil. Der hvor teknologiutviklingen går fort, f.eks. på mobile applikasjoner, er behovet for autonomi større enn der den går saktere.
Uforutsigbarhet i utførelsen av arbeidet
Opprinnelsen til forskningen på autonome team kommer fra kullgruver i England (se f.eks. Trist, 1981). Her er uforutsigbarheten i miljøet de arbeidet i. De som jobbet i kullminen måtte ta beslutninger for å holde seg selv og kollegene trygge og samtidig få ut mest mulig kull. F.eks. måtte de vurdere hva slags støtter som skulle settes opp i gruven.
Andre yrker som også har uforutsigbarhet i utførelsen av arbeidet er brannkonstabler, soldater og akuttmedisin. De kan forberede seg gjennom å lære seg gode mønster for samarbeid og utførelse av arbeidet, men så må de ta hver situasjon som den oppstår.
Autonomien ligger da i utførelsen av arbeidet.
Uforutsigbarhet i produktet
Når man skal se på uforutsigbarheten i produktet snakker man ofte om variasjon. Variasjon kan f.eks. være forskjell i kvalitet på råvarene man bruker for å lage produktet, at produktet kan variere i kvalitet, eller at man lager varianter av produktet for forskjellige kunder.
Variasjon i kvalitet på råvarene kan f.eks. være når man lager møbler av tre og må ta hensyn til hver planke sine egenskaper.
Variasjon i kvaliteten på produktet kan f.eks. være hvor godt en bil er satt sammen. Kvaliteten i produktet kan være vanskelig å vurdere fordi vi ikke er kapabel til å vurdere kvaliteten IT-produkter sin tekniske kvalitet kan være vanskelig å forstå for de av oss som ikke kan programmering — og selv da kan det bli subjektivt —en som kan programmering kan ha sine egne meninger om hva som er kvalitet uten at de deles av andre. For å sikre slik kvalitet har man IT-utdanning og i tillegg skrives og deles det mye om god kode.
Variasjon i produktet for forskjellige kunder. Noen lager forskjellige varianter av produktet for forskjellige kunder, f.eks. Toyota. Flere norske bedrifter har også blitt dyktige på det, se denne artikkelen fra SINTEF. Det som drar produktet mot uforutsigbarhetsenden av skalaen er hvor mye design som gjøres for hvert enkelt kunde. Dvs. hvor unikt er produktet.
Autonomi her handler om å kunne ta beslutninger om produktet slik at kunden får det de trenger/fortjener.
I overgangen til “uforutsigbarhet i mottak” ligge variasjon i utøvelsen av tjenesten.
For en som står i en skranke kan det være uforutsigbart hva slags humør kunden er i, og dermed hvordan man må takle situasjonen. Her også kan man trene på forhånd på å behandle ulike kunder, men i situasjonen må man ta egne beslutninger.
Uforutsigbarhet i mottak av produktet
Hvis man leverer produkter til et marked vil markedets eventuelle uforutsigbarhet spille inn.
Vil brukerne ha det du tilbyr? Og vil de betale det du trenger at de betaler?
Kommer konkurrentene til å tilby noe som er bedre? Kommer det til å komme nye konkurrenter som vi ikke klarer å forutse? Dvs. er det vi leverer ønskelig, og er det levedyktig.
Hvis markedet er relativt stabilt er det ikke så vanskelig å forutsi om det vi leverer er ønskelig og levedyktig. Men hvis markedet har stor fart er det mye vanskeligere. Man må ta små steg og teste ut. I et marked i stor fart kan man ikke bruke en markedsavdeling eller andre som kartlegger først og bestemmer hva man skal lage, og deretter sette det til et utviklingsteam som lager det.
Det betyr at hvis organisasjonen er i et marked med stor fart må teamet ha autonomi til å ta beslutninger over ønskelighet og hva de tror vil gi levedyktighet.
Derfor setter man ofte marked/forretningsutviklere inn i de autonome teamene slik at de kan bidra etterhvert som man går de små stegene.
Hvor mange uforutsigbarheter må ditt team håndtere?
IT-team må ofte håndtere uforutsigbarhet både i prosessen, produktet og mottaket av produktet. Derfor trenger teamet mye autonomi. Hvordan er det i din bransje?
Forutsigbarhet i det uforutsigbare
Det at vi har en skala fra forutsigbarhet til uforutsigbarhet gjør også at vi har en blanding av forutsigbarhet og uforutsigbarhet. Det som er forutsigbart kan man ofte lage regler/prosedyrer for. Kunsten er å ikke bli for ivrig med å lage regler, for da kan det hende at man lager regler for det uforutsigbare. Og da hindrer man nødvendig kreativitet og innovasjon.
Referanse:
