Hvor autonomt må et team være?

Jeg bor for tiden i Nijmegen og har arbeidsplass på Radbouduniversitet. Radboud er de fremste i Europa på det som kalles sosioteknisk organisasjonsdesign — og det er grunnen til at jeg er her.

Sosioteknisk systemdesign slik det presenteres i Nederland starter med at de forteller om at en organisasjon vil ønske å overleve — på en meningsfull måte. Med meningsfull måte mener de at det organisasjonen gjør bidrar til samfunnet og til at de som jobber der får utvikle seg som mennesker og lære nye ting. For å kunne gjøre dette må alle organisasjoner:

1. Utføre fire basisaktiviteter: primærprosesser, operativ regulering, regulering via design og strategisk regulering.
2. Fordele arbeidet på en slik måte at flest mulig av basisaktivitetene utføres av samme enhet.

Med punkt 2 skjønner du at vi kommer inn på hvor autonomt et team kan være. La oss først se på basisaktivitetene: en organisasjon må levere noe til noen — og det de gjør for å levere kalles primærprosessene. Det handler både om å forberede, produsere og supportere leveransen. Når man gjør primærprosessene skjer det alltid noe som er overraskende, dette kalles forstyrrelser. Det kan f.eks. være at en snekker ikke får materialene som avtalt, at et utviklingsteam må kaste seg rundt fordi det er feil i produksjon, eller andre ting, at tannlegen blir syk så tannlegesekretæren må booke om alle kundene den dagen. Uansett hva man leverer og lager så skjer det alltid uventede ting i større eller mindre grad. Alle disse oppgavene som må gjøres for å få produksjonen til å flyte kalles for operativ regulering. Det man må gjøre for å forbedre måten organisasjonen jobber på, kalles regulering via design, og de målene man setter og tilpasser etterhvert som man finner ut hva som fungerer kalles for strategisk regulering. Grunnen til at tre av aktivitetene har “regulering” i seg er fordi dette er en kybernetisk modell. Wikipedia omtaler dette som Sosial kybernetikk. Og regulering handler om at når noe skjer i et system som ikke bør skje, så gjør man noe for å rette det opp.

En viktig del av jobben i en organisasjon er selvsagt å prøve å minimere uforutsette ting som forstyrrer produksjonen. Men samtidig er det slik at den måten man har strukturert arbeidet på skaper forstyrrelser og problemer. De kan kanskje ikke lenger kalles uforutsette — fordi en organisasjonsdesigner kan fortelle deg mye om hva slags problemer det er.

I boken om organisasjonsutvikling som Jan og Dirk som jobber på Radboud har skrevet, beskriver de et byggmesterfirma der de har to formenn og ca 12 team. De to formennene skal planlegge arbeidet, sørge for at materialer blir bestilt og kommer til rett tid, kommuniserer med kunden og lærer opp snekkerne. Og selvsagt da håndtere alle problemene som oppstår når ting ikke skjer som planlagt. Her er et sitat om hvordan en ansatt opplever det.

Som jeg skrev i en tidligere artikkel, autonomi kan sies å være retten til å ta feil. Inkludert i det at man har lov til å ta feil bør være at man selv får lov til å rette opp i det igjen. Det er det som står i punkt 2.

Hvis forskjellige mennesker/enheter gjør de forskjellige basisaktivitetene kalles det en høy grad av oppdeling, og lav grad av oppdeling hvis samme mennesker/enheter gjør basisaktivitetene. En lav grad av oppdeling gjør organisasjonen mye mer fleksibel fordi folk klarer å rydde opp i det som skjer selv og tilpasse seg de endringene som kommer. Den lave graden av oppdeling etterstrebes både vertikalt og horisontalt.

I caset som ble nevnt over er det slik at snekkerne gjør én del av primærprosessen: å produsere, mens formennene skal forberede, supportere og håndtere, samt gjøre den operative reguleringen. I dette caset skal formennene også sørge for at snekkerne lærer seg det de trenger å lære seg, men de har selvsagt ikke formennene kapasitet igjen til å gjøre. Derfor må de ofte leie inn underleverandører som gjør det nye — og kunden er misfornøyd fordi firmaet ikke er innovative nok.

Og dette er hvorfor vi har autonome team — for at de skal finne ut hva som trengs å gjøres for å oppnå målene, finne måter å jobbe sammen på, finne ut hva de trenger å lære seg, og hvordan kvaliteten i det de gjør kan forbedres.