Nå blir alle (prosess)designere

Flere og flere arbeidsoppgaver kan digitaliseres/automatiseres helt eller delvis. Det fører til at du som arbeider i en virksomhet oftere designer hvordan arbeidet skal utføres av teknologi heller enn å utføre arbeidet manuelt.

Eksempler på at vi blir prosessdesignere er:

• snekkeren som setter opp en robotisert produksjonsprosess,
• saksbehandleren som setter opp en RPA,
• analytikeren som setter opp en automatisk rapport.

Men har vi nok fokus på det å skulle jobbe annerledes? Som Knut Inge Buset fra Cognizant sa på Arendalsuka: “I morgen skal vi jobbe annerledes enn i dag — hvordan trår vi til på det?”

Vi blir designere av vårt eget og andres arbeid, det vil si at vi redesigner prosesser. Mintzberg (2023) beskriver det, og det samme fant AI-gruppen i Kantega da vi forsket på datadrevne organisasjoner (Wulff & Finnestrand, 2023). Med prosess mener jeg et sett av aktiviteter som skal gi et ønsket resultat. Prosessen kan gjøres forskjellig hver gang eller man kan bestemme at den skal gjøres likt hver gang.

Hvor mye tid og overskudd har du i din jobb til å tenke på hvordan du kan jobbe annerledes i dag — eller i morgen? Og hvor trent er du i redesign av prosesser og hvilke muligheter bruk av data og/eller teknologi gir?

Min påstand er at vi trener ikke nok på det. Gjennom mine 26 år i IT-bransjen så har jeg heldigvis sett en bedring, men fortsatt blir vi lett fascinert av teknologi og ser ut til å tro at prosessforbedringene ordner seg selv. Men det holder ikke lenger å komme med utsagn som “ja, teknologi er jo lett, det er folkene som er utfordringen”, for deretter å kaste seg over neste teknologiprosjekt uten tanke for hvordan organisasjonen skal jobbe med annerledes.

I boken “The AI Playbook” snakker forfatteren om hvordan prosessforbedringer ikke er så sexy som å kjøpe ny teknologi. Men mye av teknologien skal jo brukes for å forbedre prosessene — hvis ikke er det ikke så mye vits i den. Da må virksomheten ha nok ferdigheter på prosessdesign:

there is a need to go beyond a focus on upskilling employees to help them adapt to technology change, to also focus on training employees, as well as other stake- holders, in work design and related topics. (Parker & Grote, 2020)

Det jeg oppdaget i starten av min karriere i Kantega — og senere har fått bekreftet i flere kundeprosjekter også — er at ikke alle ser stegene i en prosess uten å få hjelp. Ikke alle ser heller hvordan det man gjør i ett steg av prosessen påvirker hva som kan skje i et senere steg.

Kantega, forbedring av tilbudsprosessen i 2013

Derfor kjører man prosesskartlegginger i fellesskap. Bildet over er et eksempel på en prosess vi kjørte i Kantega i 2013 for å forbedre tilbudsprosessen vår. Som du ser har vi mange både positive og negative kommentarer, og de rosa lappene viser hva vi prioriterte å ta tak i. Fordelen med å gjøre det med gråpapir og gule lapper er at det er enkelt, og alle kan bidra. Det lærte jeg av Reidar Gjersvik mens jeg var i ICG Nukleus. Han understreket alltid hvor viktig det var:

• at de som jobbet i prosessen var med på å beskrive hvordan den var i dag og hvordan den kunne redesignes,
• at vi alltid startet fra slutten av prosessen (kundeorientert), og
• at vi brukte så enkle verktøy at ikke de fikk for mye oppmerksomhet (unngå fancy digitale tegneprogram).

Det er krevende å forstå og få et felles bilde av prosesser man jobber i. Når man i tillegg skal redesigne en prosess ved å finne ut hvilke data som kan føre til at en selv og andre gjør en bedre jobb, eller hva slags digitalisering som skal til, så trenger man å trene! Helst sammen med folk som er gode til å se prosesser, vet litt om hva data kan bidra med og kan en del om hva som er mulig digitalt. Det vil si — jobb tverrfaglig :-)

Og trenger du hjelp, så ta kontakt!

Referanser:

Mintzberg, H. (2023). Understanding Organizations… Finally!: Structuring in Sevens. Berrett-Koehler Publishers.

Parker, S. K., & Grote, G. (2022). Automation, algorithms, and beyond: Why work design matters more than ever in a digital world. Applied Psychology, 71(4), 1171–1204. https://doi.org/10.1111/apps.12241

Wulff, K., & Finnestrand, H. (2023). Data-driven information for action. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 54(1), 65–77. https://doi.org/10.1007/s11612-023-00666-9