Work (ให้เวิร์ก) From Home
ช่วง WFH เพื่อนๆ ส่วนใหญ่ต้องปรับตัวกันเยอะแน่ๆ ทั้งตารางเวลาชีวิต การสื่อสารกับเพื่อน หัวหน้าในทีม รวมถึงเครื่องมือในการทำงานต่างๆ และที่สำคัญคือวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ วันนี้เราจะมาแชร์วิธีการง่ายๆ ที่สามารถช่วยแก้ปัญหาและจัดการงานให้ปังยิ่งกว่าเคย
เพื่อนๆ คงเคยได้ยินหลักการ 5W1H (What, Why, When, Where, Who, How) กันมาบ้าง ในจังหวะนี้แหละที่การตั้งคำถามจะเข้ามาช่วยให้เราคิดออกว่า เราจะจัดการงานเหล่านั้นยังไง
การเริ่มต้นที่กระดุมเม็ดแรกเป็นสิ่งสำคัญ เราต้องเริ่มให้ถูกจุด นั้นก็คือการ ระบุปัญหา ก่อนเลย เพราะมันจะช่วยให้เราแก้ปัญหาได้ตรงจุดอย่างเป็นขั้นตอน อย่าลืมมองให้ครบในทุกมุมมอง ทั้งของตนเองและผู้อื่น โดยเข้าใจก่อนว่า Gap ที่เกิดขึ้น กับเป้าหมายที่เราต้องการคืออะไร หลังจากนั้น ตั้งเป้าหมาย ได้เลยว่าจะแก้มันยังไง
เช่น ในสถานการณ์ตอนนี้ปัญหาเรื่องการแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 ทำให้การเดินทางไปทำงานที่ออฟฟิศดูจะมีความเสี่ยง แต่ปัญหาคือต้องส่งเอกสารนั้นในทันที เพราะฉะนั้นมานั่งคิดดีกว่าว่ามีทางเลือกอะไรไหมที่ได้ผลเหมือนเดิม แต่ไม่ต้องไปออฟฟิศ
โดยเราจะต้องนึกถึง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา ให้เข้าใจว่า งานนั้นคืออะไร (What) ทำเพราะอะไร (Why) ต้องทำเมื่อไหร่ (When) ทำที่ไหน (Where) ใครเป็นคนทำ (Who) และทำอย่างไร (How) สุดท้ายเราจะมา เปรียบเทียบและจัดลำดับความสำคัญเพื่อเลือกปัญหาที่สำคัญที่สุดมาแก้ไข โดยเราวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาออกมาได้ง่ายๆ แบบนี้เลยจ้า
ที่มาข้อมูล: http://www.bigqtraining.net/productivity_detail.php?id=218, อ.วุฒิพงศ์ บุญนายวา, สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
ซึ่งพอมาถึงตรงนี้แล้วเพื่อนๆ ก็จะเห็นแนวทางในการแก้ปัญหา ที่สามารถทำได้หลายแบบ สิ่งนี้เราเรียกว่า “E-C-R-S” นั่นเอง
- E: Eliminate การกำจัด หมายถึง ตัดกระบวนการ หรือสิ่งที่ไม่มีความจำเป็นออก ทำแล้วเสียเวลา และถึงตัดไปก็ยังได้ผลลัพธ์ที่โอเคเหมือนเดิม
- C: Combine การรวมกัน หมายถึง การรวมงานเข้าด้วยกัน เพื่อประหยัดเวลาในการทำงานมากยิ่งขึ้น เช่น การลดค่าใช้จ่าย การลดความซ้ำซ้อนของกระบวนการทำงานลง
- R: Rearrange การจัดใหม่ หมายถึง การย้าย สลับ หรือเปลี่ยนลำดับขั้นตอนการทำงานต่างๆ เป็นการเรียบเรียงความสำคัญของการทำงานให้ง่ายขึ้น ถึงจะฟังดูง่ายแต่ในบางครั้งอาจสร้างความไม่พอใจต่อเพื่อนร่วมงานได้เช่นกัน เพราะขั้นตอนการทำงานแบบเดิมๆ มักทำให้เกิดความเคยชิน เพราะฉะนั้นต้องสื่อสารให้เข้าใจตรงกันด้วยนะ
- S: Simplify การทำให้ง่าย หมายถึง การสร้างความสะดวก รวดเร็ว ลดระยะเวลาในการทำงาน โดยทำสิ่งที่ง่ายแต่เห็นผล และสร้างประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี เช่น เอาเครื่องมือสำเร็จรูปเข้ามาช่วย
หวังว่าเครื่องมือเล็กๆ น้อยๆ ชิ้นนี้จะช่วยให้เพื่อนๆ สามารถ Work from home ได้อย่างเป๊ะปังกันนะคะ!
