การทำงานที่ราบรื่น มีคุณภาพ และมีประสิทธิภาพ เกิดขึ้นได้อย่างไร?
↑ More Smoothly ↑ Higher Quality ↑ Better Efficiency
การทำงานได้อย่างราบรื่น (Smooth) มีคุณภาพ (Quality) และมีประสิทธิภาพ (Efficiency) เป็นความสามารถที่คนทำงานโดยทั่วไปใฝ่ฝันถึง เพราะเรารู้ว่าการทำงานที่มีอุปสรรค งานที่ไม่มีคุณภาพ และการทำงานไม่เต็มประสิทธิภาพนั้นสามารถสร้างปัญหาให้เราได้มากมาย ไม่ว่าจะเป็นการต้องใช้เวลาเพิ่มเพื่อแก้ไขสถานการณ์ แก้ปัญหาคุณภาพ หรือทำงานมากขึ้น เพื่อเร่งให้งานเสร็จทันเวลา แถมยังอาจสร้างความสูญเสียระยะยาว เช่น การสูญเสียโอกาส เสียความน่าเชื่อถือ หรือเสียความภูมิใจในตนเอง เป็นต้น เรื่องเหล่านี้จึงสำคัญต่อชีวิตส่วนตัวของเราพอๆ กับความสำเร็จทางธุรกิจที่เรารับผิดชอบเลย
ในแง่ธุรกิจ โดยเฉพาะในวงการอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ การสูญเสียเวลา โอกาส และความน่าเชื่อถือนั้นเป็นเรื่องที่ร้ายแรงมาก การป้องกันก็เป็นเรื่องที่ท้าทายมากขึ้นเรื่อยๆ ตามอัตราเร่งของการเปลี่ยนแปลงในวิถีธุรกิจและความไม่แน่นอน
หากสนใจในส่วนนี้ สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากเรื่อง Rapid Change, Innovation, Business Disruption และความไม่เสถียรในโลกธุรกิจ หรือ VUCA
เพื่อให้บริษัทยังดำเนินธุรกิจท่ามกลางการแข่งขันได้ นอกจากความราบรื่น คุณภาพ และประสิทธิภาพแล้ว คนทำงานในธุรกิจไม่ควรทุ่มเวลากับขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งมากเกินไป แต่ในขณะเดียวกันการทำงานในแต่ละขั้นตอนก็ยังต้องสัมฤทธิ์ผล ด้วยรูปแบบการทำงานลักษณะนี้เองจะช่วยเพิ่มความพร้อมให้บริษัทสามารถปรับตัวหันเข้าสู่ทิศทางใหม่และฉกฉวยโอกาสที่ผ่านเข้ามา
แนวคิดเพื่อทุ่มเทความพยายาม
แนวทางหนึ่งที่ได้รับการยอมรับว่าสามารถส่งเสริมความราบรื่น คุณภาพ ประสิทธิภาพ และความพร้อมเพื่อรับมือความเปลี่ยนแปลงได้ดี คือ Agility หรือการสร้างความยืดหยุ่นที่ประยุกต์ได้ทั้งในระดับบุคคล ระดับกลุ่มคนทำงาน ระดับโครงการและระดับธุรกิจ เมื่อเราวิเคราะห์อุดมการณ์ที่ปรากฏใน Manifesto of Agile Software Development เราจะพบแนวคิดเรื่องการพิจารณาคุณค่า (Value) ที่แนะนำให้เราทุ่มเทความพยายามลงในทักษะและทรัพยากรต่างๆ อย่างเหมาะสม ดังนี้
- Individuals and Interactions Over Processes and Tools ลงทุนในศักยภาพของบุคคลและการปฏิสัมพันธ์ มากกว่าในกระบวนการและเครื่องมือมากมาย
- Working Software Over Comprehensive Documentation ลงทุนในการสร้างซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้ มากกว่าในเอกสารที่ครอบคลุมล้นเหลือ
- Customer Collaboration Over Contract Negotiation ลงทุนในด้านความร่วมมือกับลูกค้า มากกว่าในการต่อรองทุกแง่มุมของสัญญาความร่วมมือ
- Responding to Change Over Following a Plan ลงทุนในการรับมือความเปลี่ยนแปลง มากกว่าในการควบคุมให้ปฏิบัติได้ตรงตามแผน
ทักษะเพื่อเพิ่มมูลค่าและทักษะจำเป็นพื้นฐาน
จากข้างต้น เราสามารถสรุปทักษะที่ทุกคนและทุกฝ่ายควรลงทุน หรือทุ่มแรงให้เกิด Agility ได้ดังนี้
- ศักยภาพของบุคคล เพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจและเพื่อเติมเต็มการทำงานแบบกลุ่ม
- การปฏิสัมพันธ์ เพื่อให้ทุกคนภายในกลุ่มสามารถช่วยกันกำหนดเป้าหมาย วางแผน ปรับแผนและแก้ไขปัญหา
- การสร้างซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้ ในระหว่างและเมื่อสิ้นสุดโครงการ ควรเกิดซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้อยู่เสมอ เพื่อพร้อมสำหรับการตรวจสอบโดยผู้ใช้และปรับปรุงให้ตรงตามความต้องการ หรือพร้อมส่งมอบทันทีถ้าจำเป็น
- การร่วมมือกับลูกค้าหรือผู้ว่าจ้าง เพื่อเข้าใจเป้าหมายหลักที่แท้จริงหรือปัญหาหลักที่ต้องการแก้ไขจากการสร้างผลผลิต ตลอดจนลำดับความสำคัญของแต่ละส่วนในงาน
- การรับมือความเปลี่ยนแปลง เพื่อตอบสนองการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตงาน ไปจนถึงรายละเอียดของความต้องการที่อาจเกิดได้ตลอดเวลา การเปลี่ยนแปลงมักเกิดจากการตัดสินใจของลูกค้า ผู้ว่าจ้าง หรือสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปในตลาด
ทั้งนี้ยังมีทักษะและทรัพยากรที่ขาดไม่ได้ เพราะเป็นพื้นฐานธุรกิจที่ส่งเสริม Agility ให้เติบโตได้เต็มที่และไม่ล่มสลาย แต่ควรถูกจัดการให้อยู่ในระดับพอเพียงและไม่ก่อให้เกิดความสูญเปล่า (Waste) ได้แก่
- กระบวนการและเครื่องมือ เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันและเพื่อเชื่อมโยง Best Practice ในด้านต่างๆ เช่น ด้านคุณภาพและด้านการทำงานที่ยืดหยุ่น ให้สอดคล้องและต่อเนื่องกันได้
- เอกสาร เพื่อสร้างความเข้าใจและรับประกันคุณภาพให้แก่ลูกค้าหรือผู้ว่าจ้าง
- สัญญาความร่วมมือ เพื่อสร้างความคาดหวังและการตอบแทนที่เป็นธรรม
- การวางแผน ที่มุ่งสำรวจความเป็นไปได้และสร้างความร่วมมือที่ยืดหยุ่น เพื่อผู้รับผิดชอบทุกฝ่ายในโครงการใช้เป็นแนวทางสู่ความสำเร็จ
บทบาทของบริษัท
เพื่อเอื้อประโยชน์ให้คนทำงานสามารถทำงานได้ราบรื่น มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพ บริษัทชั้นนำหลายแห่งจึงลงทุนส่งเสริมคุณค่าข้างต้นอย่างรอบด้านและเต็มกำลัง ช่วยให้คนทำงานสามารถประหยัดเวลาจากการไปศึกษาค้นคว้าหรือลองผิดลองถูกด้วยตัวเอง ซึ่งเราสามารถเห็นความพยายามของบริษัทได้หลายรูปแบบ ยกตัวอย่างเช่น…
- วิศวกรรมกระบวนการ (Process Engineering) คือการใช้ประโยชน์จากวิธีการและเครื่องมือที่หลากหลาย ภายใต้รูปแบบของการสร้างวินัยของผู้ทำงาน เพื่อเปลี่ยนทรัพยากรที่มีและความพยายามของคนทำงานให้เป็นผลลัพธ์ได้อย่างราบรื่น มีคุณภาพ และพร้อมที่จะเพิ่มประสิทธิภาพด้วยเทคนิคใหม่ๆ
- ความยืดหยุ่น (Agility) คือแนวคิดที่นำไปสู่การหาวิธีการสร้างความสามารถในการปรับตัว โดยรูปแบบของวิธีการส่วนใหญ่ในปัจจุบันจะเป็นการพัฒนาผลผลิตทีละน้อยในแต่ละรอบการทำงานสั้นๆ เพื่อสะสมให้ได้ผลลัพธ์ขนาดใหญ่ เปิดโอกาสให้คนทำงานสามารถตรวจสอบผลผลิต แล้วนำผลมาปรับปรุงผลผลิตต่อไป เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของตลาด และจัดการความเสี่ยงของโครงการได้ดีขึ้น
- การจัดการคุณภาพ (Software Quality Management) คือการสร้างความเชื่อมั่นว่าผลิตภัณฑ์จะทำงานได้ดี ประกอบด้วยงานสี่ส่วน ได้แก่ การวางแผนเชิงคุณภาพ (Quality Planning) การปฏิบัติกิจกรรมประกันคุณภาพ (Quality Assurance) การควบคุมดูแลให้เกิดคุณภาพตรงตามเกณฑ์ (Quality Control) และการปรับปรุงคุณภาพให้สูงขึ้นได้ในอนาคต (Quality Improvement)
- ความเป็นเลิศในการพัฒนา (Software Development Excellence) คือการยกระดับความสามารถในการสร้างผลผลิตและบริการขององค์กรให้สู่จุดสูงสุด เพื่อสร้างความแข็งแกร่งสำหรับการแข่งขัน ปัจจุบันยังไม่มีสูตรสำเร็จสำหรับการสร้างความสามารถนี้ ดังนั้นแนวทางส่วนใหญ่จะเกิดจากประสบการณ์ขององค์กรที่เคยประสบความสำเร็จมาแล้ว ยกตัวอย่างจากประสบการณ์หนึ่งที่กล่าวไว้ว่า ความสามารถนี้ต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานสี่ส่วนที่ทำงานประสานกัน ได้แก่ การสร้างความเข้าใจและความสัมพันธ์กับผู้ใช้ เครื่องมือที่ยอดเยี่ยม มาตรฐานกระบวนการที่เข้มแข็ง และบุคคลากรระดับโลกภายในองค์กร
ที่มาของข้อมูล: Wikipedia, Perspectives newsletter
แล้วคนทำงานล่ะ?
สำหรับคนทำงานแล้ว บทบาทที่เราสามารถแสดงได้ภายใต้การสนับสนุนจากบริษัทในบริบทข้างต้นนี้ คือการแสวงหาประโยชน์จากการลงทุนเหล่านั้นอย่างชาญฉลาด ด้วยการเลือกพัฒนาทักษะและทดลองใช้ทรัพยากรที่บริษัทจัดสรร ภายใต้ขอบเขตที่เราพิจารณาว่าสามารถแก้ปัญหาและก่อประโยชน์ได้ แสดงความเห็นหรือความรู้สึกเกี่ยวกับการตัดสินใจของตนเองและเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ได้อย่างตรงไปตรงมา ให้คำแนะนำอย่างสร้างสรรค์เพื่อปรับ-เปลี่ยน-ลด-เพิ่มทักษะหรือทรัพยากรเหล่านั้น นำไปสู่ประโยชน์ในแง่ความราบรื่น คุณภาพ และประสิทธิภาพต่อวิถีการทำงานประจำวันของพวกเราเอง
สำหรับชาวเทคคนไหนที่สนใจเรื่องราวดีๆแบบนี้ หรืออยากเรียนรู้เกี่ยวกับ Product ใหม่ๆ ของ KBTG สามารถติดตามรายละเอียดกันได้ที่เว็บไซต์ www.kbtg.tech
