ทำยังไงดี… เมื่อมีมีทติ้ง(เยอะ) ?
(เสียงปรบมือ แปะๆๆๆๆๆ) กลับมาอีกครั้งครับ กับบทความในชุด อตฺตา หิ อตฺตโน นาโถ เปลี่ยนคนอื่นไม่ได้ เปลี่ยนตัวเองก็ได้ (ฟระ)
บทความในตอนนี้ เราจะมาว่ากันด้วยประเด็นคลาสสิกของมนุษย์เงินเดือนสายออฟฟิศ (ซินโดรม) ที่ต้องออกผจญภัยไปตามห้องประชุมต่าง ๆ ในแต่ละวัน จนกำลังสงสัยว่าตอนสมัครงานเข้ามา มันมีคุณสมบัติ “เชี่ยวชาญการประชุม” เขียนอยู่ใน Job Description ของตัวเองด้วยรึเปล่านะ
“กลางวันประชุม กลางคืนปั่นงาน” ประโยคเสียดสีประมาณนี้มีมาตั้งแต่ยุคก่อนโควิดแล้ว สะท้อนให้เห็นถึงปัญหาบางอย่างที่มีจุดเริ่มต้นมาจากการประชุม ผมว่าเผลอ ๆ ประโยคทำนองนี้อาจจะมีมาตั้งแต่ยุคปฏิวัติอุตสาหกรรม หรือหนักกว่านั้นผมจินตนาการภาพในยุคหินที่บรรพบุรุษของพวกเราก็นั่งประชุมกันทั้งวันเพื่อวางแผนในการล่าไดโนเสาร์ พอตกกลางคืนค่อยออกล่าจริงก็ดูเข้าท่าดี ทีนี้กลับมาที่ยุคหลังโควิด ปัญหาและผลกระทบจากการประชุมดูเหมือนจะยิ่งมากขึ้นไปอีก อย่างน้อยใน KBTG ที่ปัจจุบันเรายังคงนโยบาย Work from Anywhere กันอยู่ ทำให้ความถี่ในการนัดประชุมสูงขึ้นมาก เพราะเมื่อสมาชิกของทีมทำงานออนไลน์อยู่ที่ไหนกันบ้างก็ไม่รู้ จะทำอะไรแต่ละทีก็หนีไม่พ้นการนัดประชุมครับ
เสียงสะท้อนเกี่ยวกับปัญหาจากจำนวนการประชุมที่เยอะมากในแต่ละวันมีอยู่แทบทุกเวทีของการ Retrospectives การที่ปัญหานี้มีมาอยู่เรื่อย ๆ เป็นตัวบ่งชี้อย่างหนึ่งว่าการแก้ไขมันไม่ค่อยได้ผล ซึ่ง “การแก้ไข” ที่ว่านี้ ผมหมายถึงการแก้ไขในระดับองค์กร การแก้ไขที่มาจากส่วนกลาง หรือระดับบริหารที่อยู่ในรูปของแคมเปญ การรณรงค์ การออกนโยบาย การจัดหาวิทยากรมาบรรยาย ต่างๆ นานาเหล่านี้นั่นแหละครับที่ยังไม่ค่อยได้ผล ซึ่งถ้าหากคุณกำลังอ่านบทความนี้อยู่ ผมเดาว่าคุณหรือคนรอบข้างคุณก็น่าจะมีอาการประชุม ประชุม ประชุมเหมือนกับผมนี่แหละ
ผมว่าปัญหาประชุมเยอะมันก็คล้ายกับปัญหาจราจรติดขัดในกรุงเทพฯ ในแง่ที่ว่าไม่ว่าใครจะมาแก้ไขในภาพรวมหรือแก้ไขจากส่วนกลางก็แก้ไม่ได้ แก้ตรงนั้นก็ไปติดตรงนู้น เส้นนู้นเร็วเส้นนี้ก็มาติดแทน วินัยของคนขับรถก็เป็นส่วนหนึ่งของปัญหาด้วย แต่เมื่อมองกลับมาที่ตัวเราเอง ไม่ได้หมายความว่าเราจะล้มเหลวในการเดินทางใช่ไหมครับ เรารู้ว่าภาพรวมมันแย่ แต่เราก็ยังสามารถจัดการตัวเองให้เดินทางไปถึงจุดหมายได้ นี่แหละครับธีมของวันนี้ “ส่วนกลาง(ยัง)เปลี่ยนไม่ได้ เปลี่ยนตัวเองสิ(ว้อย)ได้ทันที” (เอาจริงผมว่าปัญหาจราจรในกรุงเทพฯ เอาคอมพิวเตอร์แรง ๆ มาตั้งแล้วป้อนข้อมูลการจราจรเข้าไปดี ๆ ใส่อัลกอริทึมเข้าไปแล้วถามคำถามให้ถูก น่าจะช่วยได้เยอะอยู่นะ)
แต่ก แต่ก แต่ก แต่ก แต่ก แต่ก
คำเตือน: บทความนี้เหมาะสำหรับบุคคล 18+ ที่มีความต้องการจะควบคุมชะตาชีวิตของตนเองด้วยการจัดระเบียบการประชุมในชีวิตประจำวัน โดยเนื้อหาของบทความนี้ส่วนมากจะเป็นการบ่นพึมพำจากประสบการณ์ของผู้เขียนแบบที่ไม่มีหลักวิทยาศาสตร์ใด ๆ มารองรับ ซึ่งถูกจัดให้อยู่ในประเภทสิ่งบันเทิงมากกว่าสารคดี
แต่ก แต่ก แต่ก แต่ก แต่ก แต่ก
ผลกระทบของการประชุ้มประชุม
เพิ่งออกตัวไปว่าสาระไม่ค่อยจะมี แต่ผมอยากนำบทความของ Microsoft ที่เป็นเจ้าของโปรแกรมประชุมออนไลน์อันดับต้น ๆ ของโลกอย่าง Microsoft Teams มาให้ดูกันก่อนครับ เริ่มต้นด้วยบทความชื่อ “Research Proves Your Brain Needs Breaks” เขียนเมื่อเดือนเมษายน ค.ศ. 2021 น่าจะเป็นช่วงที่เรา Work From Home กันเยอะ ๆ พอดี
สาระสำคัญของบทความด้านบนนี้มี 3 ข้อด้วยกัน
1. การหยุดพักสั้น ๆ ระหว่างการประชุมช่วยให้สมองได้ “Reset” ซึ่งจะช่วยลดความเครียดสะสม ภาพด้านล่างแสดงให้เห็นความแตกต่างของความเครียดที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมแบบที่มีการหยุดพักและการประชุมอย่างต่อเนื่อง
2. เราจะมีสมาธิจดจ่อกับการประชุมน้อยลง ถ้าเราประชุมติดกันแบบไม่พักเลย โดยเขาทดลองจับคลื่นสมองที่เรียกว่า Frontal Alpha Asymmetry ที่ผมก็ไม่รู้จริง ๆ หรอกว่าคืออะไร ว่าแต่ไม่ต้องเอามาโชว์ขนาดนี้ผมก็เชื่อนะ
3. การเปลี่ยนผ่านจากประชุมหนึ่งไปอีกประชุมหนึ่งสามารถทำให้เกิดความเครียดสูงได้ ข้อนี้ผมไปเชื่อมโยงกับสิ่งที่ผมเรียกติดปากว่า Context Switching ซึ่งหมายถึงการที่เราต้องบังคับให้สมองทำงานอย่างหนักเพื่อนึกเอารายละเอียดของอีกเรื่องหนึ่งออกมาในระยะเวลาอันสั้น
อีกบทความหนึ่งชื่อ “Hybrid Work Is Just Work. Are We Doing It Wrong?” ซึ่งมีสถิติน่าสนใจที่จะยกมาให้ดูกันครับ บทความนี้เขียนเมื่อเดือนกันยายน ค.ศ. 2022 ประมาณหนึ่งปีมาแล้ว เป็นช่วงถัดมาที่ทั่วโลกเริ่มฟื้นตัวจากโควิด
เนื้อหาที่น่าสนใจบางส่วนบางตอนครับ
จากผู้ใช้งาน Microsoft Teams พบว่าจำนวนการประชุมต่อสัปดาห์ทั่วโลกเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ย 153% นับตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของโรคระบาด และไม่มีทีท่าว่าจะลดลง แต่ละคนมีการประชุมซ้อนเพิ่มขึ้น 46% และมีคนจำนวน 42% ที่ทำงานอื่น เช่น ส่งอีเมลไปด้วยระหว่างการประชุม
Microsoft ทำการสำรวจความเห็นจากคนทั้งหมด 20,000 คนจาก 11 ประเทศทั่วโลก
48% ของพนักงานและ 53% ของผู้บริหารรู้สึก Burnout กับการทำงาน
ในบทความนี้เขายังอธิบายเชื่อมโยงปัญหาที่เกิดจากลักษณะการทำงานแบบ Hybrid ในยุคหลังโควิดที่เต็มไปด้วยการประชุม เข้ากับปัญหา Productivity ของพนักงานอีกด้วย
81% ของพนักงานให้ความเห็นว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดคือโฟกัส และหัวหน้าของพวกเขาจะต้องช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงาน
ส่วนข้อมูลต่อไปนี้มาจากบทความ “Stop the Meeting Madness” จาก Harvard Business Review
ผลสำรวจจากผู้จัดการอาวุโสจำนวน 182 คนจากหลายภาคส่วน 65% บอกว่าการประชุมเป็นอุปสรรคในการทำงานให้สำเร็จ 71% บอกว่าการประชุมนั้นไม่มีประสิทธิภาพและไม่ก่อให้เกิดงาน 64% บอกว่าการประชุมไม่ก่อให้เกิดการคิดวิเคราะห์ในเชิงลึก และ 62% บอกว่าการประชุมทำให้ทีมเสียโอกาสที่จะทำงานใกล้ชิดกัน
ผมเห็นด้วยกับที่คุณ Brooke Weddle จาก McKinsey & Co. เคยให้สัมภาษณ์ไว้ว่า
การเปลี่ยนกลับมาทำงานที่ออฟฟิศก็ไม่ช่วยให้สถานการณ์ดีขึ้นสักเท่าไหร่ เพราะตอนนี้องค์กรต่างก็ยังใช้เครื่องมือและโครงสร้างที่เคยใช้ตอนทำงานจากที่บ้านกันต่อไป กลายเป็นว่าพนักงานก็แค่กลับมาทำงานที่ออฟฟิศ แต่ยังคงประชุมออนไลน์กันต่อเนื่องแบบไม่พักเบรก ซึ่งอาจจะทำให้คน Burnout กันยิ่งกว่าเดิม
และถ้าเรารู้ว่าคนอื่นก็เป็นแบบเราเหมือนกัน เราอาจจะรู้สึกดีขึ้น (หราาาาาาาา)
สังเกตประเภทของการประชุม
รู้เขารู้เรา ประชุมร้อยครั้ง อยากจะปฏิเสธไปให้ได้สักยี่สิบสามสิบครั้ง พูดให้ถูกต้องคืออยากจะให้เหลือแต่การประชุมที่จำเป็นและมีประโยชน์จริง ๆ แหละครับ หลีกเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็นหรือไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ที่คุ้มกับเวลาที่เสียไป หลีกเลี่ยงการประชุม Toxic ที่มีแต่ความเครียดล้วน ๆ ผมเริ่มต้นจากการสังเกตดูว่าในการทำงานของตัวเองมันมีประชุมอะไรอยู่บ้าง ลักษณะต่างกันอย่างไร เพื่อถอยออกมามองหาวิธีที่จะปรับปรุง ซึ่งผมจัดกลุ่มของตัวเองได้ประมาณนี้
Workshop
การประชุมเพื่อทำกิจกรรมที่ถูกกำหนดมาอย่างชัดเจนแล้วว่าจะทำอะไร อย่างไร แล้วอะไรคือผลลัพธ์ การประชุมที่เป็นกิจกรรมของ Agile/Scrum เช่น Sprint Planning, Spring Review, Retrospectives ฯลฯ ผมจะจัดให้อยู่ในหมวดหมู่นี้เช่นกัน ประชุมประเภทนี้ผมถือว่าโหวงเฮ้งมาดีครับ ที่เหลือคือไปลุ้นกันตอนประชุมเลยว่าจะป่วนไหม ทริกของผมสำหรับการประชุมแบบนี้คือพยายามล็อคเวลาให้การประชุมเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์ หรือที่เรียกว่าทำให้เป็น Regularly จะทำให้เราวางแผน เตรียมตัวเข้าประชุม และปรับสมองได้ง่ายขึ้น
Kick-Off
เป็นการประชุมที่ไม่ได้เข้าไปเพื่อ “ทำงาน” แต่จะเป็นการไป “รับงาน” มาทำ ซึ่งโดยส่วนมากผู้เข้าร่วมจะถูกเชิญเข้าไปเพื่อรับรู้รายละเอียดหรือแผนของงานที่จะทำ ผมว่าการเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมการประชุมแบบนี้ถือเป็นการแสดงออกทางสัญลักษณ์อย่างหนึ่งว่าเรารับทราบว่าจะมีงานเข้ามา ฝ่ายผู้จัดเองก็เหมือนเป็นธรรมเนียมปฏิบัติที่จะต้องมีพิธีรีตองแบบตัดริบบิ้นเปิดงาน ซึ่งถ้าองค์กรหรือฝ่ายงานไหนมีการวางโครงสร้างแบบ Ticket-based หรือ Workflow-based ผมว่าน่าจะให้ประสิทธิผลที่ดีกว่า หรือถ้าผมไม่สามารถเข้าร่วมงานได้ ขอแค่ MoM ดี ๆ ฉบับนึงก็โอเคแล้ว
Pitching / Getting Approvals
ประชุมที่ต้องไปนำเสนองานกับผู้มีอำนาจเพื่อขออนุมัติอะไรบางอย่าง เช่น งบประมาณ หรือนำเสนอเพื่อบอกว่างานในขั้นตอนนี้ทำเสร็จแล้ว และขอทำงานต่อในขั้นตอนถัดไป ประชุมแบบนี้ส่วนมากจะกำหนดด้วยสิ่งที่เราเรียกว่ากระบวนการทำงานหรือ Process ของบริษัท ถ้าพนักงานมีปัญหาหรือทรมานกับการประชุมประเภทนี้ มักจะต้องไปปรับแก้กระบวนการในระดับองค์กร ซึ่งโดยส่วนมากจะอยู่เหนืออำนาจของพนักงานตัวเล็ก ๆ ธรรมดาอย่างเรา ตรงนี้คงต้องทำใจ ส่วนตัวแนะนำว่าถ้าใครมีลูกน้อง เราสามารถให้โอกาสลูกน้องไปประชุมตรงนี้แทน (ฟังดูดีไหมครับ ให้เรียกเท่ ๆ ว่า Delegation) หรือถ้าในทีมมีกันหลายคน ให้กระจายกันทำคนละ Process ครับ อย่าเหมามาเครียดคนเดียว ให้แชร์ดาเมจกันไป
Brainstorming
ตัวป่วนอันดับหนึ่งสำหรับผมเลย เป็นการประชุมแบบขอความเห็น ขอคำแนะนำ ขอแนวทางหรือขอ Feedback แบบกว้าง ๆ ในการทำอะไรสักอย่าง เป็นการประชุมที่เหมือนจะมี Agenda ชัดเจน แต่จริง ๆ ไม่ชัดเจนเท่าไหร่ จากประสบการณ์ผมที่การประชุมแบบนี้มักป่วน เป็นเพราะว่าเชิญผู้คนมากหน้าหลายตาเข้ามาพร้อมกันครับ ผู้จัดที่ต้องการความเห็นอะไรก็ได้ในทุกด้านที่เป็นประโยชน์ (ต่อเขา) เป็นคำถามปลายเปิดมาก ๆ ผู้เข้าร่วมมักไม่รู้ล่วงหน้าว่าตนเองจะช่วยอะไรเขาได้หรือไม่ ต้องไปฟังเขาก่อน บางครั้งเข้าร่วมประชุมไปแล้วไม่ได้พูดอะไรเลย เพราะคนที่มีประเด็นเยอะสุด หรือพูดเก่งที่สุดจะนำการสนทนาไปเรื่อยจนเกือบหมดเวลา กรณีที่แย่ที่สุดเข้าไปแล้วพบว่า อ้าว… ไม่เกี่ยวกับตัวเองเลยก็มี
Progress Updates
ตัวป่วนลำดับที่ 2 หมายถึงการประชุมที่เราต้องเอางานไปเล่าว่าทำถึงไหนแล้ว มีอะไรสำเร็จไปบ้าง แล้วจะทำอะไรต่อ คนที่เราต้องเล่าให้ฟังมักเป็นหัวหน้าหรือผู้บริหาร หัวหน้าของเราเอง หัวหน้าของหัวหน้า หัวหน้าของหัวหน้าของหัวหน้า หัวหน้าของทีมอื่นคนที่ 1 หัวหน้าของทีมอื่นคนที่ 2 ตลอดจนหัวหน้าทั้งหลายที่มารวมตัวกันเป็นหมู่คณะ ฯลฯ ผมว่าบางคนปวดขมองกับการประชุมแบบนี้มากกว่าแบบอื่นเสียอีก บางทีเจอว่าตอนไปรายงานหัวหน้าคนที่ 1 ได้คำแนะนำมาแบบนึง แล้วดันไปขัดกับคำแนะนำของหัวหน้าคนที่ 2 กลายเป็นว่าเราต้องไปนัดประชุมต่อเพื่อหาข้อสรุปกลับไปกลับมา ประชุมงอกเป็นถั่วเลย ผมว่าข้อนี้มันน่าสนใจตรงที่ตัวหัวหน้าเองจะไม่รู้ว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของปัญหาการประชุมของพนักงานครับ
Mass Communication
ตัวป่วนตัวที่ 3 การนัดประชุมเพื่อสื่อความ มีทั้งเราสื่อความคนอื่น และคนอื่นสื่อความเรา องค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายภาคส่วนที่ต้องทำงานร่วมกัน ถ้าใช้การประชุมเป็นวิธีการสื่อความหลัก วัน ๆ พนักงานก็จะเอาแต่ประชุมรับสาร ไม่ได้ทำงานสักที ดังนั้นต้องรู้จักใช้ช่องทางการสื่อความที่เหมาะสม ซึ่งไม่จำเป็นจะต้องทำในรูปแบบของการนัดประชุมเท่านั้น
Seminar / Training
อันนี้ชิลมาก หมายถึงการไปฟังบรรยาย อบรม สัมมนา ซัมติงไลค์แด้ด การประชุมประเภทนี้มีเป้าหมายที่ชัดเจนอยู่แล้ว แค่ต้องเดินทางสายกลาง มากไปก็ไม่ดี น้อยไปก็ไม่ดี การประชุมแบบนี้ช่วยคลายความเครียดอันเนื่องมาจากการประชุมแบบอื่น ๆ ที่กล่าวมา
มีการประชุมอีกแบบหนึ่งที่ผมยังไม่มีโอกาสมีส่วนร่วมครับ คือการประชุมแบบที่ต้องไปร่วมเป็น Committee หรือกรรมการเพื่อตัดสินใจอนุมัติอะไรบางอย่าง ซึ่งถือเป็นโชคดีของผม เพราะผมว่างานประชุมแบบนี้น่าจะทำให้สมองเครียดเพิ่มไม่น้อย
การเปลี่ยนแปลงจากภายนอก (ที่ไม่ค่อยได้ผล)
ผมเคยผ่านความพยายามที่จะเปลี่ยนแปลงมาหลายครั้งครับ เป็นความพยายามที่จะช่วยหรือบรรเทาสถานการณ์ปัญหาการประชุ้มประชุมที่ส่งผลให้เกิดความเครียดสะสมหรืออาการ Burnout ในระดับองค์กรครับ ทางผู้บริหาร KBTG ก็เล็งเห็นความสำคัญในเรื่องนี้ เรียกได้ว่าสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่างานไอทีเลยก็ว่าได้ แต่ก็ต้องยอมรับว่ายิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ จำนวนพนักงานเยอะ มันก็ไม่ใช่เรื่องง่าย ยังมีสิ่งที่ต้องปรับปรุงและปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสภาพการณ์ปัจจุบันอยู่ตลอด
มีบทความเยอะแยะมากมายเขียนเรื่องราวหรือเทคนิคเกี่ยวกับการประชุมให้มีประสิทธิภาพ แต่ส่วนใหญ่เป็นเพียงหลักการทั้งสิ้น ผมว่าสิ่งที่บทความเหล่านี้ขาดไปคือ “การบังคับใช้” หลักการเหล่านั้นให้เกิดขึ้นได้จริงในองค์กร ต้องทำอย่างไร?
ผมจะลองนึกแล้วเขียนดูครับว่าเจออะไรมาบ้าง
- การรณรงค์บ่ายวันศุกร์ให้เป็นช่วงปลอดการประชุมหรือ Meeting-Free Time ผลลัพธ์ที่ได้คือจำนวนการประชุมที่เป็น “งาน” ในช่วงบ่ายวันศุกร์น้อยลงจริงครับ แต่กลายเป็นว่ามีการประชุมแบบ Training มาลงตรงนี้เพียบเลย จริงอยู่ว่าพวก Training นั้นไม่เครียดครับ แต่อย่าลืมว่าถ้าเข้า Training จนหมด สุดท้ายเราก็ไม่เหลือเวลาทำงานส่วนตัวอยู่ดี ผมว่าช่วง Meeting-Free ในอุดมคติควรเป็นช่วงที่เราได้ทำงาน ได้เคลียร์งานแบบมีโฟกัสจริง ๆ และที่น่าขันกว่านั้นคือบางทีคนนัดประชุมเขาหลีกเลี่ยงช่วง Meeting-Free-Time บ่ายวันศุกร์ตามเวลาทำงานปกติครับ แล้วส่งประชุมมาตอนดึกวันศุกร์หลัง 18:00 น. แทน เจี๊ยกกกกก… นิทานเรื่องนี้สอนให้รู้ว่าองค์กรไหนอยากมี Free Time ต้องฟรีถึงเที่ยงคืนวันนั้นเลยนะครับ
- การให้เขียน Agenda และ Subject ของการประชุมให้ชัดเจน ที่ผมประสบพบมาคือมันจะชัดเจนเฉพาะการประชุมที่เป็นทางการมาก ๆ หรือการประชุมที่มีผู้บริหารระดับสูงเข้าร่วมด้วยครับ นอกนั้นแทบจะเรียกได้ว่าน้อยที่จะชัดเจนทั้ง Subject และ Agenda พอคิดได้ว่าคนไอทีอาจจะไม่ค่อยถนัดพรรณาโวหารกัน อีกแบบหนึ่งที่เจอคือหัวหน้าที่มีลูกน้องหรือมีเลขา แล้วสั่งให้ลูกน้องนัดประชุมให้แบบไว ๆ ลูกน้องก็ไม่แน่ใจว่าเนื้อหาเป็นอย่างไร หัวหน้าสั่งมาแต่หัวข้อ ก็ส่งนัดไปแบบที่มีแต่หัวข้อแบบนั้นแหละ
- การทำการบ้านหรือเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม ข้อนี้จิตวิญญาณผมบอกว่ายากที่สุดครับ แค่ประชุมเรายังจัดการเวลาชีวิตของตัวเองลำบาก แล้วต้องมาจัดเวลาเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมอีก จะเอาเวลาที่ไหน ฟังดูเป็นปัญหาไก่ไข่หรืองูกินหางครับ ต้องยอมรับเลยว่าการประชุมเกือบทั้งหมดที่ผมเห็นตอนนี้เป็นแบบ “เฉพาะหน้า” มากถึงมากที่สุด และพอเข้าประชุมไปก็มักจะเสียเวลาในตอนต้นหลายนาทีไปกับการเล่าย้อนความเดิมอีกด้วย เหมือนเวลาเราดูการ์ตูนหรือซีรีย์ที่มีช่วง “ความเดิมตอนที่แล้ว” ยังไงยังงั้น บางคนที่เตรียมตัวมาก็ต้องมาเสียเวลาตรงนี้ไปด้วยโดยปริยาย
- นัดคนที่จำเป็นเท่านั้นหรือจำกัดจำนวนคน ประเด็นนี้ก็ไม่ค่อยเห็นว่าจะสำเร็จสักเท่าไหร่ ปัญหาอยู่ที่การประชุมแบบ Brainstorming ที่ผมแจกแจงไว้ข้างบนครับ ทำให้เกิดวิธีการคิดแบบว่ายิ่งเอาคนเข้ามาเยอะเท่าไร ก็จะยิ่งครอบคลุมเท่านั้น พูดอีกแบบหนึ่งได้ว่า เอาคนเข้ามาช่วยกันปิด Gap ยิ่งเยอะยิ่งดี แล้วอีแบบนี้ “การนัดคนที่จำเป็นเท่านั้น” จะทำได้อย่างไรค้าฟ จะทำข้อนี้ได้ผมว่ามันต้องแก้ไขปรับปรุงกระบวนการทำงานไปพร้อมกับแก้ไขวิธีคิดหรือ Mindset ของคน
- จัดให้มีผู้ควบคุมการประชุมหรือ Meeting Facilitator ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมให้เป็นไปอย่างราบรื่น ตรงจุดประสงค์ อยู่ในเวลา และอาจจะพ่วงด้วยการทำ MoM ที่ถูกต้องชัดเจนหลังจบการประชุมนั้น บอกได้เลยว่าบุคลากรที่มีทักษะแบบนี้มีน้อยมาก และหาได้ยากยิ่ง เมื่อเทียบกับจำนวนของการประชุมที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน และสืบเนื่องจากปัญหาก่อนหน้าที่มีการเชิญผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป มักจะควบคุมประเด็นได้ยาก เกิดการชักชวนกันออกทะเลไปหาปลา พอกลับมาก็พบว่าการประชุมนั้นลงเอยด้วยการนัดประชุมมาเจอกันใหม่ในครั้งหน้านะจ๊ะ ผมก็เจอบ่อยครับแบบนี้
- ประชุมเพียง 50 นาทีแล้วต้องมีพักเบรค 10 นาที ข้อนี้ใน KBTG ก็มีรณรงค์กันอยู่ครับ ก็ได้ผลบ้างไม่ได้ผลบ้าง แต่ผมว่าแทนที่จะไปรณรงค์ที่ตัวบุคคลว่าขอความร่วมมือให้ส่งนัด 50 นาที ถ้าเราสามารถไปบังคับใช้ที่เครื่องมือ เช่น Microsoft Teams เลยน่าจะได้ผลมากกว่า ก็คงต้องถามผู้เชี่ยวชาญว่าทำได้หรือไม่
- สิ่งเล็ก ๆ ที่เรียกว่าร้าย คือการยกเลิกประชุมอย่างกะทันหันครับ เพิ่มความแซ่บอีกหน่อยด้วยการยกเลิกแบบไม่บอกเหตุผลใด ๆ และไม่บอกด้วยว่าจะทำอย่างไรต่อไป ยกเลิกไปแบบดื้อ ๆ แบบนี้ก็สามารถพบเห็นอยู่เนือง ๆ ไม่บ่อยนักครับ แต่เมื่อเกิดขึ้นก็จะกระทบต่อการบริหารจัดการเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
จากทั้งหมดที่ได้เรียบเรียงมานี้ ผมรู้สึกว่าถ้าออกข้อสอบแบบปรนัยถามทุกคนว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพควรเป็นแบบใด น่าจะตอบได้กันหมดแหละครับ แต่ในทางปฏิบัติเรียกได้ว่าเกิดขึ้นน้อยมาก ๆ เลยทีเดียว แต่ผมไม่เครียดนะครับ หลังจากที่ผมเห็นว่าในพันทิปมีคนที่มีปัญหากับการประชุมมากมาย และดูท่าจะหนักหนาสาหัสกว่าผมเยอะ ผมก็สบายใจขึ้นมาเลย (หราาาาาาาา)
การเปลี่ยนแปลงตัวเอง (ที่เริ่มได้ผล)
ผมว่าจุดอ่อนของการบังคับใช้ทฤษฎีการประชุมต่าง ๆ ในองค์กรนั้นคือการที่ไปขึ้นอยู่กับวินัยของแต่ละบุคคลมากเกินไป ถ้าบุคลากรจำนวนมากในองค์กรนั้นมีวินัย ร่วมด้วยช่วยกัน มันก็จะสำเร็จ และสะสมจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรได้ แต่ในทางตรงกันข้ามวัฒนธรรมองค์กรบางอย่างก็เป็นตัวขัดขวางการสร้างวินัยใหม่ ๆ เช่นกัน
ตั้งแต่ต้นผมชวนให้เราเปลี่ยนตัวเองดีกว่าการที่จะรอองค์กรทำอะไรสักอย่าง การเปลี่ยนตัวเองทำได้ทันที เราสามารถตรวจดูผลงานของตัวเองในแต่ละสัปดาห์และปรับปรุงแนวทางปฏิบัติได้ในสัปดาห์ถัดไป เรียกได้ว่ามีความคล่องตัวในแบบไม่ต้องพึ่งพาอาศัยปัจจัยอื่นหรือบุคคลอื่น ยิ่งไปกว่านั้นการเปลี่ยนตัวเองนี่แหละจะเป็นบันไดสู่ความสำเร็จในการเปลี่ยนองค์กรด้วย เขียนมาตั้งยืดยาวก็เพื่อจะปูเข้าช่วงสุดท้ายที่เป็นใจความของเรื่อง นี่คือสิ่งที่ผมลองปฏิบัติมาประมาณเดือนนึงแล้วพบว่าชีวีมีสุขขึ้นครับ
- ค่อย ๆ สร้างวินัยให้เกิดขึ้นกับตัวเอง เราตั้งหลักปฏิบัติของตัวเองขึ้นมาก็อย่าละเมิดซะเอง การมีวินัยคือการที่เราเข้มงวดกับตัวเองครับ สัปดาห์แรกอาจจะทำได้เล็กน้อย สัปดาห์ต่อไปลองทำให้ได้มากขึ้น รักษาความสม่ำเสมอไว้ครับ เหมือนกับเรามีวินัยในการออกกำลังกายอย่างไงอย่างงั้น
- ถ้าเรารู้สึกไม่โอเคกับการประชุมแบบไหน ก็อย่าไปทำแบบนั้นกับคนอื่น
- รักษาปริมาณการประชุมให้ไม่มากไปไม่น้อยไป ทางสายกลางครับ ประชุมไหนถึงแม้ไม่ชอบก็ต้องเข้าบ้าง ไม่ใช่ปฏิเสธไปจนหมด ประชุมไหนไม่เครียดหรือสนุก เช่น พวก Training หรือ Events ต่าง ๆ ก็ไม่ใช่ไปเข้าเยอะจนไม่มีเวลาทำงาน ข้อนี้ต้องลองหมั่นสังเกตตัวเองครับว่าความสมดุลของตัวเองอยู่ที่ใด ปริมาณความเครียดที่เกิดขึ้นจากการประชุม เข้าประชุมแล้วยังเหลือเวลาทำงานหรือต้องทำงานล่วงเวลา
- ไม่ประชุมซ้อน ข้อนี้สำคัญ ผมเจอคนส่งประชุมซ้อนเข้ามาเยอะมาก ผมไม่แน่ใจว่าคนส่งเขาคิดอย่างไร จากที่เคยลองสอบถามดูมักได้รับคำตอบว่าหาเวลาของผู้เข้าประชุมที่ว่างตรงกันไม่ได้ ก็เลยส่งไปแบบนั้นแหละ แถมต่อท้ายอีกว่าถ้าเข้าไม่ได้ก็ไม่เป็นไร อ้าว….. เข้าทางครับ ไม่เข้าเลยทีนี้ ฮา จริง ๆ แล้วการนัดประชุมซ้อนไม่ดีต่อทั้งคนจัดประชุมและคนเข้าประชุม คนเข้าประชุมกลายเป็นมีภาระต้องไปบริหารจัดการเอาเองให้ได้ ใครเปิดหลายจอพร้อมกันก็จะไม่มีโฟกัส ไม่มีสมาธิ บางทีพลาดรายละเอียดบางช่วงบางอย่างไป ทำให้ต้องมาถามซ้ำ เสียเวลาคนอื่นที่ประชุมร่วมกันอีก ตอนสมัยทำงานอยู่กันที่ออฟฟิศ เราแยกร่างไปนั่งสองห้องสามห้องพร้อมกันไม่ได้ใช่ไหมหละครับ ตอนนี้ประชุมออนไลน์ผมก็ทำแบบนั้นแหละ เราเองก็จะโฟกัสได้อย่างเต็มที่ และพอเราเรื่องมากแบบนี้ คนที่อยากเชิญเราเข้าประชุมก็จะหมั่นไส้ เอ้ย! จะเริ่มใส่ใจเรื่องการส่งนัดมากขึ้น
- ตัดสินใจให้เด็ดขาด กดรับประชุมแบบ Tentative ให้น้อยลงครับ สืบเนื่องจากการที่เราไม่ประชุมซ้อน ประชุมไหนเข้าก็กด Accepted ไปให้ชัด ๆ ประชุมไหนตัดสินใจแล้วหรือเลือกแล้วว่าจะไม่เข้าก็กด Declined ไปเลยพร้อมเหตุผล(ที่สุภาพ) ในบางกรณีอาจจะกด Tentative ไว้เพื่อช่วยในการบริหารจัดการ แต่พยายามให้เหลือน้อยที่สุดเท่าที่น้อยได้ครับ โดยเฉพาะถ้าประชุมนั้นอยู่โดด ๆ ไม่มีประชุมอื่นมาซ้อน อย่าไป Tentative ครับ ประสบการณ์ผมสอนว่าพอ Tentative แล้วมันจะมีแรงดึงดูดให้เข้าไปในที่สุด แล้วก็บิงโก! ประชุมจนไม่มีเวลาทำงาน อีหรอบเดิมเลยครับ การมี Tentative ค้างอยู่ใน Calendar บางทีมันทำให้เราเสียสมาธิ ให้เปลี่ยนหลักคิดเป็นว่าหากเราสามารถ Tentative ได้ แสดงว่าประชุมนั้นไม่ได้คอขาดบาดตายขนาดที่เราต้องไปโผล่ในช่วงเวลานั้น มาตามอ่าน MoM หรือถามเพื่อนคนที่เข้าให้เขาสรุปให้ฟังเอาก็ได้ มีประสิทธิภาพกว่า
- Accepted เฉพาะประชุมที่เราคิดว่าเข้าไปแล้วเราจะมีประโยชน์ในที่ประชุมครับ เข้าไปแล้วต้องตั้งใจให้มั่น ทำประโยชน์ให้กับที่ประชุม ถ้าเข้าไปแล้วนั่งทำงานอื่นไปด้วย ให้ออกมานั่งทำงานนั้นข้างนอกเลยดีกว่า โฟกัสครับ โฟกัส
- ถ้าเราเข้าไปประชุมใดแล้วพบว่าตนเองไม่มีประโยชน์กับการประชุมนั้นแน่ ๆ หรือแย่กว่านั้น บางประชุมอาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับเรา แต่ผู้จัดก็เหมาเอาเราเข้าไปด้วย ให้ออกมาอย่างสุภาพครับ ไม่แบบหยวน ๆ ฟังไป หรือบางทีคิดว่าเดี๋ยวทำงานอื่นไปด้วยก็ได้ ให้ท่องคำว่า โฟกัส 3 จบครับ ฝรั่งเขาจะมีกฎที่เรียกว่า Law of Two Feet หรือ Law of Mobility คือเข้าไปทางไหนก็เดินด้วยสองเท้ากลับออกมาทางนั้นครับ ตอนนี้ออนไลน์อาจจะไม่ต้องเดิน ขอเรียกใหม่ว่า Law of Leave Button ละกัน
- ถ้าเราเป็นผู้จัดการประชุม จงทำ MoM ให้ดีครับ ถ้าสามารถอัดวีดีโอได้ก็อัดไว้ครับ จบการประชุมแล้วส่งให้ครบทุกคนรวมถึงผู้ที่ Declined การประชุมด้วย ถ้าการประชุมไหนไม่สามารถอัดวีดีโอและไม่สามารถออก MoM ได้ ต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าก่อน เขาจะได้พิจารณาไม่กด Declined
- ทริกสำหรับการดูวีดีโอย้อนหลังสำหรับการประชุมที่อัดวีดีโอไว้ ลองปรับ Speed x2 ดู จะช่วยประหยัดเวลาไปได้มากเลยครับ ถ้า x3 x4 นี่จะเริ่มเหมือนฟังเสียงกระรอกคุยกัน
- สำหรับประชุมที่เราทราบ Agenda ล่วงหน้า ให้พยายามบริหารจัดการเวลาเพื่อเตรียมตัวให้เหมาะสมก่อนที่จะเข้าประชุม เพื่อลดภาระของการที่จะต้อง Context Switching และลดความเครียดระหว่างการประชุม ในกรณีของผมยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องไปเป็นกรรมการสัมภาษณ์พนักงาน ก็หาเวลาอ่าน CV ของผู้สมัครและจดประเด็นที่สนใจเอาไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ในการสอบถาม หรือถ้าต้องไปให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการออกแบบระบบ ก็ขอข้อมูลของระบบนั้นมาอ่านไว้ก่อน ไม่ต้องเยอะ แต่ให้เพียงพอที่เราจะสามารถทำความเข้าใจเนื้อหาของการประชุมได้ดีและรวดเร็วมากขึ้น
- เทคนิคอีกอันหนึ่งสำหรับเรียกโฟกัสที่ผมว่าใช้ได้ดีสำหรับการประชุมออนไลน์ คือการเปิดกล้องคุยกันครับ การเปิดกล้องทำให้เราว่อกแว่กไปทำอย่างอื่นได้ยากขึ้น (เพราะคนอื่นมองเห็นครับ)
- ถ้าเรามีลูกน้อง หรือมีเพื่อนที่สามารถแบ่งงานความรับผิดชอบกันภายในทีมเองได้ ให้มอบหมายการเข้าประชุม แบ่งไปให้แต่ละคนอย่างชัดเจนว่าใครมีหน้าที่เข้าประชุมเรื่องใด และจัดให้มีบุคคลสำรองเอาไว้ 1 คนในกรณีที่คนหลักติดภารกิจไม่สามารถเข้าประชุมเรื่องนั้นได้
- พอมีตัวแทนหลักเพียงคนเดียวในการเข้าประชุมแต่ละเรื่องแล้ว ให้จัดให้มีการสื่อความกันภายในทีมให้มีประสิทธิภาพสูงสุดครับ ซึ่งอาจจะใช้หลายวิธีประกอบกันตามสมควร เช่น (1) ส่งต่อ MoM หรือทำสรุปดี ๆ ให้คนอื่นในทีมอ่าน (2) ใช้เวลาใน Daily Sync เพื่ออัพเดตใจความสำคัญให้ทุกคนได้ทราบ (3) จัดทำประชุมรายสัปดาห์ภายในทีมเพื่อให้แต่ละคนมาแชร์สิ่งที่ได้ไปประชุมมา เป็นต้น
- ขอขยายความข้อด้านบนอีกนิดหนึ่งครับ ถ้าไม่ใช่งานสัมมนาหรืออบรมแบบกลุ่ม อย่าพยายามชวนเพื่อนเข้าประชุมไปกับเราครับ เราชวนเขา เขาชวนเรา สุดท้ายประชุมเต็มไปหมด ไม่มีอะไรเปลี่ยนครับ การให้มีตัวแทนเข้าประชุมแล้วทำสรุปหรือมาแชร์ให้กับทีมเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่า คนที่เป็นตัวแทนก็จะต้องตั้งใจฟังอย่างมากเพราะต้องนำไปบอกเล่าให้กับสมาชิกในทีมที่เหลือ แต่หากเราจะชวนใครไปเดทด้วยกันในที่ประชุม ต้องมั่นใจว่าเขาไม่มีปัญหาประชุมชุกชุมจนไม่มีเวลาทำงานครับ
- ถ้าเราเป็นฝ่ายนัดประชุม ผมสนับสนุนการปฏิบัติตามหลักการประชุมที่ดีทั่ว ๆ ไปที่เรารู้กันอยู่แล้ว เช่น เขียน Subject กับ Agenda ให้ชัดเจน เลือกคนเข้าประชุมให้ถูกต้อง เวลาประชุมให้ควบคุมไม่ให้ออกทะเล จบภายในเวลา และอย่าลืมทำสรุปการประชุมด้วย ฯลฯ ถ้าจะจัดประชุมแบบ Brainstorming ที่มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากและหลากหลาย ควรแยกกลุ่มผู้เข้าร่วมเป็นกลุ่มย่อยก่อน แล้วนำเนื้อหาสาระของกลุ่มย่อยมาสรุปแล้วจัดให้มีตัวแทนของแต่ละกลุ่มมาหารือกันระหว่างกลุ่มอีกทีหนึ่ง
- หาเวลาพักสมองและสายตา ออกไปสูดอากาศยืดเส้นยืดสาย พยายามทำตามที่ Microsoft แนะนำด้านบนเลยครับ ถ้าประชุม 50 นาที พัก 10 นาทีได้จะดีมาก ๆ แม้ว่าในบางครั้งเราอาจจะมีความจำเป็นที่จะต้องประชุมอย่างต่อเนื่องซึ่งทำให้เราไม่ได้มีเวลาพักถี่ขนาดนั้น แต่เมื่อไหร่มีโอกาสก็ให้รีบพักทันทีครับ
- บางการประชุมที่ Toxic หรือให้บรรยากาศที่ร้อนระอุมาก ๆ ผมเคยเข้าประชุมแล้วออกมาไมเกรนขึ้นไปสองวัน เมื่อคิดย้อนกลับไปผมรู้สึกว่าเราแค่ดึงสติกลับมาให้มั่นคง ทำใจให้เยือกเย็น บังคับสมองให้ทำงานมากกว่าอารมณ์ ทุกอย่างจะดีขึ้นเยอะครับ แต่มันทำยากซิ! มันเป็นทักษะครับ ต้องฝึกฝน ถ้าเรารู้ล่วงหน้าว่าเราจะไปเถียงกับใคร วางใจให้ดี เขียนป้ายไฟเตือนสติตัวเองตั้งไว้ข้างจอให้มองเห็นชัด ๆ ฟังให้เยอะกว่าพูดครับ
ทั้งหมดที่ร้อยเรียงมานี้อาจจะช่วยแต่ละคนมากน้อยไม่เท่ากันครับ ขึ้นกับสภาพการณ์และสิ่งแวดล้อมของแต่ละคน ลองไปปรับจูนกันดูอีกทีเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดนะครับ อย่างไรก็ตามผมว่าเทคโนโลยีน่าจะและ “ควรจะ” มาช่วยตรงนี้ให้มากขึ้น และถ้าเรามีเทคโนโลยีแล้ว เราก็ต้องกล้าใช้มันด้วย เช่น ล็อคเลยว่ารับหรือส่งประชุมซ้อนไม่ได้ หรือมีฟังก์ชันให้ส่งนัดประชุมแบบ Pomodoro ไปเลย หรือจำกัดตัวแทนเข้าประชุมของแต่ละฝ่ายงานได้ไม่เกิน 2 คนอะไรแบบนี้เป็นต้น ผมเองก็อาจจะต้องไปหาข้อมูลก่อนเหมือนกัน ^^
ส่งท้ายด้วยของฝากเป็นเคล็ดลับดี ๆ จาก Harvard Business Review ครับ เขามีบทความดี ๆ มากมาย จัดหมวดหมู่รวบรวมไว้เป็นหัวข้อเรื่องการบริหารจัดการการประชุม (Meeting Management) โดยเฉพาะกันเลยทีเดียว ใครที่สนใจก็ไปศึกษาค้นคว้าหาอ่านกันต่อได้ครับ
และสำหรับใครที่ใช้ Microsoft Teams เหมือนผมอยู่และมีแอปชื่อ Viva Insights (เข้าใจว่าฟีเจอร์จะต่างกันขึ้นอยู่กับแพคเกจที่จ่ายให้ Microsoft ครับ) เข้าไปแล้วจะมีเมนู Wellbeing (ด้านซ้ายมือของรูป) ที่ช่วยแนะนำกิจกรรมต่าง ๆ ให้เรามีชีวิตที่ดีขึ้น (นิดนึง :P) เช่น เราสามารถจองเวลา Focus Time ของตัวเราได้ (ก่อนที่จะมีคนอื่นส่งประชุมมาให้) สามารถกำหนด Quiet Time ที่จะอยู่สงบ ๆ ได้โดยที่ Outlook และ Microsoft Teams จะไม่กวนใจ รวมไปถึงเปิดเมโลดี้เพราะ ๆ ที่ทำให้เราผ่อนคลายความเครียดลงได้
สวัสดี
Happy Managing Your Meetings
สำหรับใครที่ชื่นชอบบทความนี้ อย่าลืมกดติดตาม Medium: KBTG Life เรามีสาระความรู้และเรื่องราวดีๆ จากชาว KBTG พร้อมเสิร์ฟให้ที่นี่ที่แรก
