เปิดทริคการ Config Meeting Option ใน Microsoft Teams ฉบับมือโปร
“รบกวนให้สิทธิ์แชร์หน้าจอหน่อยค่ะ/ครับ”
“เอ๊ะ! มันแชร์สกรีนไม่ได้ รบกวน Grant สิทธิ์แชร์ให้หน่อย”
“พี่ไม่มีสิทธิ์แชร์อ่ะ แชร์ให้พี่หน่อยนะ”
มีใครยังไม่เคยผ่านประสบการณ์แบบ 3 ประโยคด้านบนมาบ้างมั้ยครับ พอจะเดากันได้มั้ยผมหมายถึงอะไร? …ใช่แล้ว มันคือฟังก์ชัน Share Screen ใน Microsoft Teams นั่นเอง!
ด้วยนโยบาย Agile From Anywhere ของ KBTG ที่ให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้ เครื่องมือที่เราพึ่งพากันอย่างหนักหน่วงจึงหนีไม่พ้น Microsoft Teams หรือที่เราเรียกกันสั้นๆ ว่า MS Teams ทุกคนน่าจะพอทราบกันดีว่าในที่ประชุม เราอาจจะต้องมีการแชร์หน้าจอแชร์สไลด์หรือข้อมูลเพื่อ Visualize ให้เห็นกันเคลียร์ๆ ใช่มั้ยครับ แล้วหลายคนก็ทราบอยู่แล้วว่าเวลาเราจะ Grant สิทธิ์ให้ผู้เข้าร่วมประชุมต้องทำยังไง แต่สำหรับคนที่อาจจะยังไม่ทราบ ผมขอแสดงวิธีการ How To ให้ในบทความนี้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและอัพสกิลการใช้ MS Teams แบบมือโปรไปอีกขั้นครับ
วิธี Grant สิทธิ์แชร์หน้าจอให้ผู้เข้าร่วมประชุม
1. ใน Session Meeting ให้กดที่ไอคอน “More” และเลือก “Meeting Option”
2. ให้เราไปที่ “Who can present?” คลิกที่ Dropdown แล้วเราก็จะสามารถเลือกได้ว่าจะอนุญาตให้ใครแชร์หน้าจอได้บ้าง
- Only me (Default) เฉพาะ Host เท่านั้นที่แชร์ได้
- Everyone ทกคนในห้องประชุมสามารถแชร์ได้
- People in my organization and guests ให้เฉพาะคนในองค์กร และ guest ที่อยู่ใน Meeting invitation เท่านั้นที่แชร์ได้
- Specific people เฉพาะบุคคลท่านที่ Host เลือกเท่านั้นที่แชร์ได้
จบครับ สั้นๆ สำหรับการให้สิทธิ์แชร์หน้าจอในที่ประชุม
เอ้า! Organizer ไม่อยู่ซะงั้น
ด้วยการที่คนนัดประชุมหรือ Organizer เป็นผู้รวบอำนาจเบ็ดเสร็จในการ Grant สิทธิ์และ Config Option ต่างๆ ใน Meeting Room นั้นๆ ปัญหาการให้สิทธิ์ที่ว่าจะเกิดขึ้นทันทีเมื่อ Organizer…
- เกิดเหตุจำเป็นให้ต้องเข้าช้าและที่ประชุมต้องดำเนินการไปก่อน
- รับหน้าที่เป็นเพียงผู้นัดประชุมให้ทีมได้มาคุยกันใน Agenda ที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเขา จึงไม่จำเป็นต้องเข้ามาจอย
- ติดประชุมซ้อน ต้องตามเข้ามาทีหลัง
ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม การที่ Organizer ไม่สามารถ Join Session ได้นั้น ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมอาจจะเจอปัญหาแชร์หน้าจอไม่ได้ ร้อนถึง Organizer ที่ต้องโดนลากตัวมา Grant สิทธิ์ให้ได้ ดังนั้นเหล่า Organizer ทั้งหลาย มาดูวิธี Config Meeting Option ก่อนเริ่ม Session ประชุมที่สามารถทำได้เลยทันทีหลังส่ง Invitation ไม่ต้องรอให้ Session เริ่มก่อนแล้ว Config ทีหลังอีกต่อไป!
วิธี Config Meeting Option ก่อนเริ่ม Session
1. หลังจาก Organizer ส่ง Meeting Invitation แล้ว ให้ไปที่หน้าจอ MS Teams และคลิกที่ไอคอน “Calendar” ครับ
2. ไปที่ Meeting ที่เราต้องการ Config
3. เมื่อเข้ามาที่ Meeting ให้คลิก “…” → Meeting Options
4. จากนั้นเราก็จะเจอกับหน้า “Meeting Option” ที่คุ้นเคย โดยสามารถ Config ได้เลยเหมือนที่เราทำตอน Join Session ครับ
5. สำคัญสุดๆ!! หลังจะ Config แล้ว อย่าลืมกด “Save” กันด้วยนะครับ
เอาล่ะ เพียงเท่านี้ก็จบเรียบร้อยครับ ปัญหาการแชร์หน้าจอระหว่างประชุมไม่ได้ เพราะต้องรอ Organizer มาทำการ Grant สิทธิ์ให้ก็จะหมดไป
แถมให้อีกนิด…
นอกจาก Grant สิทธิ์แชร์หน้าจอได้แล้ว เรายังสามารถเซ็ตให้มีการ Record เมื่อเริ่มประชุมโดยอัตโนมัติได้ด้วยนะ โดยปกติแล้ว แอปจะ Default ส่วนนี้เป็น “No” ก็ให้คลิกเปลี่ยนเป็น “Yes” ไปครับ
ใครที่ประสบพบเจอปัญหาคล้ายๆ กันนี้ ลองนำ How To นี้ไปใช้กันดูนะครับ หวังว่าจะช่วยทุกท่านได้ไม่มากก็น้อย หรือถ้าใครมีทริคดีๆ แบบนี้ ก็มาแลกเปลี่ยนกันได้เลยนะครับ เพื่อที่เราจะได้อัพสกิลการใช้งาน MS Teams ไปด้วยกัน ให้การประชุมของเราดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไว้เจอกันใหม่ในบทความหน้า ขอบคุณมากครับผม
สำหรับชาวเทคคนไหนที่สนใจเรื่องราวดีๆแบบนี้ หรืออยากเรียนรู้เกี่ยวกับ Product ใหม่ๆ ของ KBTG สามารถติดตามรายละเอียดกันได้ที่เว็บไซต์ www.kbtg.tech
