Agile Playground กิจกรรมที่ร่วมกันเล่น แต่ไม่ได้มาเล่นๆ
หนึ่งในกิจกรรมของงาน KBTG Inspire ที่ทั้งสนุกแต่แฝงสาระและน่าประทับใจ ใครที่เล่นแล้วก็อยากเล่นอีก!
Pre-Game
ก่อนอื่นขอเล่าที่มาที่ไปของกิจกรรมนี้นะครับว่าเกิดจากอะไร เริ่มจากการที่เรามีงาน KBTG Inspire ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกที่สนใจ KBTG เข้ามาทำความรู้จักกับการวัฒนธรรมองค์กรและรูปแบบการทำงานของ KBTG ซึ่ง Agile Playground เป็นหนึ่งในกิจกรรมที่จะทำให้ทุกคนได้รู้ว่าการทำงานในรูปแบบของ KBTG Agile เป็นอย่างไร และจะทำให้องค์กรทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
ทางทีม Agile Coach จึงได้รับคำท้า เอ้ย! คำชักชวนจากทีม Branding & Communication ให้มาร่วมขับเคลื่อนตัวกิจกรรมนี้ เพราะเห็นว่าเป็นผู้ที่มีประสบการณ์โดยตรง สามารถถ่ายทอดความรู้และออกแบบกิจกรรมได้ตรงกับวัตถุประสงค์ของงานที่สุด แต่ช้าก่อน มันไม่ได้ง่ายขนาดนั้นครับ เนื่องจากตอนนี้ยังมีเรื่องของ Social Distancing ดังนั้นโจทย์ใหญ่คือการออกแบบกิจกรรมและ Workshop ให้ออกมาในรูปแบบออนไลน์… เอาล่ะสิ Online Workshop ตอนที่ได้โจทย์มายังคิดเลยว่ากิจกรรมจะเป็นยังไงนะ ตีลังกาคิดไป 10 ตลบ ลังกาหลังสองรอบเกลียวอีกครึ่งรอบ ไอเดียก็ยังไม่บรรเจิด 😵 ดังนั้นต้องขอตัวช่วยแล้วครับ
Initial Product Backlog and Design: Brainstorming
ตัวช่วยที่ว่าคือมันสมองของ Agile Coach ทุกคนนี่แหละครับ เรานำโจทย์มาระดมสมองกันว่าจะจัดกิจกรรมในรูปแบบออนไลน์อย่างไรดี โดยที่จะต้องให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมทุกคนได้เข้าใจคอนเซ็ปต์ Agile และสามารถทำกิจกรรมร่วมกันได้ในเวลา 1 ชั่วโมง 30 นาที นอกจากนี้ยังจะต้องดึงศักยภาพของผู้เข้าร่วมกิจกรรมออกมาเพื่อให้เห็นถึงความสามารถในการทำงานและความคิดสร้างสรรค์ เผื่อจะโชคดีจีบเข้ามาร่วมทำงานใน KBTG ด้วยกัน อารมณ์ว่าเป็นแมวมองด้วยนั่นแหละครับ 👀
หลังจากที่ Agile Coach ทุกคนได้ตีลังกาคิดเป็นร้อยรอบ สุดท้ายตกผลึกทางความคิดออกมาในรูปแบบกิจกรรม “วาดภาพ” แต่จะวาดอย่างไรให้อยู่ในรูปแบบการทำงานแบบ Agile ก็ต้องกลับไปทำการบ้านลงรายละเอียดกันสักหน่อย
Setup Team and Working Agreement
พอเราได้กฎกติกามาคร่าวๆ แล้ว เราได้นำไปปรึกษากับทางทีม Branding จนกระทั่งได้รูปแบบที่ตอบโจทย์ เสร็จแล้วก็แบ่งงานกันไปทำ แต่เนื่องจากกิจกรรม Agile Playground ได้รับความนิยมอย่างล้นหลาม และมีผู้สมัครเข้าร่วมกิจกรรมเต็มภายใน 20 นาทีเท่านั้น! จึงต้องชักชวนบุคลากรภายใน KBTG คนอื่นๆ มาช่วยเป็นสตาฟ เพื่อเสริมทัพ Agile Coach ที่มีจำนวนไม่เพียงพอ โชคดีที่มีทีม People มาเป็นนางฟ้าใจดีช่วยรันกิจกรรมครั้งนี้ด้วยครับ
พอเราได้จำนวนสตาฟครบตามที่ต้องการ เราก็อธิบายรูปแบบการจัดงานและกติกาของกิจกรรมให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน จากนั้นนัดซักซ้อมกันสัก 2–3 รอบ โดยที่มีทาง Vendor เข้ามาช่วยเหลือด้านเทคนิคในการควบคุมคนเข้า-ออกจากห้องในแอปพลิเคชัน รวมถึงรับหน้าที่เป็น MC ซึ่งทำให้การรันกิจกรรมราบรื่นดีมากๆ เลยครับ พอพวกเราซักซ้อมกันจนสะใจ ก็เตรียมพร้อมที่จะเข้าสู่วันงานจริงได้เลย
Game
Welcome and Knowledge Sharing
กิจกรรม Agile Playground ในงาน KBTG Inspire: Season 2 จัดขึ้นเมื่อวันเสาร์ที่ 21 ส.ค. 2021 โดยแบ่งออกเป็น 3 รอบ แต่ละรอบจะใช้เวลาประมาณ 1 ชั่วโมง 30 นาที และมีผู้เข้าร่วมกิจกรรมรอบละ 25 คน เมื่อถึงเวลาประมาณ 10 โมง ทุกคนก็มาสแตนบายกันพร้อมหน้า และเริ่มเปิดงานด้วยวิดีโอกล่าวต้อนรับจากพี่ๆ ผู้บริหาร หลังจากนั้นก็ถึงเวลาของการจัดกิจกรรมรอบแรก เริ่มจากการสอบถามผู้เข้าร่วมกิจกรรมว่าเคยมีความรู้หรือมีประสบการณ์การทำ Agile มาก่อนรึเปล่า ซึ่งผู้เข้าร่วมในแต่ละรอบส่วนใหญ่จะเคยได้ยินหรือมีความรู้มาบ้าง แต่ไม่ค่อยมีประสบการณ์ในการทำงานโดยตรง ได้ยินแบบนั้นแล้ว จะรออะไรล่ะครับ Agile Coach ก็ยินดีที่จะจัดให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนกันไปเลย โดยได้เล่าเรื่องราวเกี่ยวกับแนวคิดการทำงานในรูปแบบ Agile รวมไปถึง Role and Responsibility ว่าแต่ละคนในทีมจะมีหน้าที่และความรับผิดชอบต่างกันอย่างไร นอกจากนี้ก็ยังมี Activity หรือ Meeting ในรูปแบบต่างๆ ที่แต่ละ Activity จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ทาง KBTG เรากำลังนำมา Adopt ใช้กันอยู่แล้ว แต่ช้าก่อน สิ่งที่เล่าให้ฟังในกิจกรรมนี้เป็นแค่หนังตัวอย่างเรียกน้ำย่อยให้พอเข้าใจคอนเซ็ปต์แค่นั้นนะครับ ถ้าอยากรู้ว่าของจริงเป็นอย่างไรก็คงต้องเข้ามาร่วมกันงานกับทาง KBTG แล้วล่ะ
Workshop
พอทุกคนได้ฟังเรื่องราวเกี่ยวกับ Agile Concept แล้ว ก็พอจะเข้าใจได้ในระดับนึง แต่ถ้าจบแค่นั้นคงจะเสียชื่อ KBTG และคงไม่สาแก่ใจเหล่า Agile Coach แน่นอน ดังนั้นเราจึงจัดกิจกรรม Workshop เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกท่านได้ซึมซับถึงความเป็น Agile มากยิ่งขึ้น เมื่ออธิบายกฎกติกาให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจแล้ว ถึงเวลาลองวิชากันสักที แต่ด้วยคนจำนวนมหาศาลยิ่งกว่าคนต่อแถวรอ BTS ช่วงชั่วโมงเร่งด่วน (ก่อนโควิดจะมา) เราจึงต้องแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มย่อย กลุ่มละ 5 คน กระจายกันไปตามห้องต่างๆ ใน Room Application ซึ่งแต่ละห้องก็จะมีสตาฟห้องละ 1 คน รับหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงและ Scrum Master คอยช่วยสอนการใช้งานเครื่องมือในการวาดภาพ
พอผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้ถูกแบ่งเข้าห้องกันเรียบร้อยแล้ว ก็จะมีเวลาให้ 5 นาทีในการทำ Group Ice Breaking เพื่อให้แต่ละคนแนะนำตัวและทำความรู้จักกับคนในทีม รวมไปถึงแรงจูงใจที่มาเข้าร่วมกิจรรมนี้ จากนั้นจะให้คนในทีมเลือก Product Owner (ต่อไปจะขอเรียกย่อๆ ว่า PO) ซึ่งเปรียบเสมือนลูกค้าหรือผู้ใช้งานที่จะมาบรีฟ Requirement ให้กับทีมฟัง ส่วนคนที่เหลือจะทำหน้าที่เป็นทีม Development ลำดับต่อไป PO จากแต่ละทีมจะแยกตัวออกไปในห้อง PO Room เพื่อฟัง Requirement จากทาง Agile Coach ในระหว่างนั้นทีม Development ก็จะนั่งตบยุงรอไปพลางๆ… ไม่ใช่สิ ก็จะให้ทาง Scrum Master ช่วยสอนการใช้เครื่องมือในการวาดภาพระหว่างรอต่างหาก
PO Room
เมื่อ PO เข้ามาพร้อมหน้า ทาง Agile Coach จะอธิบาย Requirement ให้ฟัง ซึ่ง Requirement ของเราในกิจกรรมนี้คือให้ทีม Development ทุกคนวาดภาพตามที่ทาง PO เล่าให้ฟัง… ใช่ครับอ่านไม่ผิด “เล่า” ให้ฟังเท่านั้น โดยที่ไม่สามารถแชร์รูปภาพตัวอย่างที่ได้รับจาก Agile Coach ให้คนในทีมเห็นได้ นอกจากนี้ยังให้เวลา PO ในการวางแผน คิดกลยุทธ์ในการแบ่งงานในแต่ละรอบ (Sprint) ซึ่งทั้งหมดในห้อง PO Room จะมีเวลาแค่ 5 นาทีเท่านั้น
แนวคิดที่ให้เล่าภาพให้ฟังนั้นเกิดจากการเปรียบเทียบกับการทำงานจริงๆ ที่ทางผู้ใช้งานยังไม่มีต้นแบบหรือ Product ที่ตัวเองอยากได้ออกมาเป็นรูปเป็นร่างตั้งแต่ต้น จะมีเพียงแต่ภาพหรือ Requirement ที่อยู่ภายในความคิดเท่านั้น ดังนั้น การจะเล่าความคิดเหล่านั้นออกมาเป็นภาพที่ทำให้ทีม Development เข้าใจตรงกันได้จึงเป็นเรื่องที่ท้าทายพอสมควร
Product Backlog Refinement
ได้เวลาที่ PO จะกลับเข้าสู่ห้องของตัวเอง โดยทุกคนจะมีเวลาทั้งหมด 5 นาทีเล่ารายละเอียดของรูปภาพที่เห็นให้ทีม Development ฟัง ในระหว่างนี้สมาชิกสามารถถามถึงรายละเอียดต่างๆ ได้ แต่พอครบ 5 นาทีปุ๊บ PO จะต้องทำการปิดไมค์และให้ทางทีม Development เริ่มวาดภาพ
การที่ให้ทาง PO ปิดไมค์นั้นเปรียบเสมือนตอนทำงานจริงๆ ที่ทางลูกค้าหรือผู้ใช้งานมาคุยงานให้ฟัง พอจบก็แยกย้ายกลับบ้านไป ไม่ได้มาบอก Requirement ตลอดเวลา ดังนั้นทีมจะต้องมีการวางแผนในการอธิบายและซักถามรายละเอียดต่างๆ ให้มากและตรงประเด็นที่สุดเท่าเวลาที่มี
Sprint Execution
เราจะมีเวลาให้ 10 นาทีในการทำ Planning และแบ่งกันว่าใครจะเริ่มวาดส่วนไหน รวมไปถึงวาดภาพตามที่ได้รับการบอกเล่า ในระหว่างนี้ PO สามารถสังเกตการณ์การทำงานของทีมเพื่อวางแผนในการให้ฟีดแบ็คสำหรับรอบถัดไป ซึ่งผมได้แอบไปสอดแนมตามห้องต่างๆ พบว่าการวางแผนและการเล่ารายละเอียดของ PO มีผลต่อการวาดภาพของทีมอย่างมาก ถ้าทีมไหนมี PO ที่ละเอียดและสามารถเล่าให้ฟังได้อย่างเข้าใจเห็นภาพชัดเจน และทีม Development มีการสื่อสารกันเองระหว่างวาดภาพเพื่อทำความเข้าใจและ Sync งานกันตลอดเวลา ทีมนั้นจะวาดภาพออกมาได้ค่อนข้างตรงกับภาพตัวอย่างเลยทีเดียว นอกจากนี้ยังแอบเห็น PO ที่กำลังปิดไมค์อยู่ก็ลุ้นตามและให้กำลังใจแบบเงียบๆ แต่ในใจนั้นคันปากอยากจะบอกฟีดแบ็คให้แก้ซะเดี๋ยวนั้น เช่นเดียวกับ Scrum Master และ Agile Coach ก็คันไม้คันมืออยากจะลงไปช่วยวาดซะเอง แต่ก็ต้องอดใจไว้ ได้แต่คอยใบ้แบบอ้อมๆ ไปเรื่อยๆ อย่างนั้น
Sprint Review
เมื่อครบ 10 นาที จะถือว่าจบ Sprint ทางทีม Development ก็จะหยุดวาดภาพและฟังฟีดแบ็คจากทาง PO เพิ่มเติมว่าสิ่งที่วาดมาตรงกับภาพตัวอย่างมากน้อยแค่ไหน หรือมีอะไรที่อยากจะสอบถามเพิ่มรึเปล่า ซึ่งตรงนี้มีเวลาให้แค่ 5 นาทีเช่นเคย สังเกตได้ว่าทีมที่มีการทำงานที่ดีนั้น ทาง PO จะแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ แล้วค่อยๆ อธิบายรายละเอียดเพื่อไม่ให้ทีม Development หลุดโฟกัสและสับสน ในขณะเดียวกันทีม Development จะคอยจด Requirement หรือฟีดแบ็คที่ได้รับมาไว้ รวมทั้งได้มีการจดคำถามต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการวาดภาพและนำมาถามในช่วงนี้ด้วย
จากนั้นจะเข้าสู่ลูปเดิมครับ คือ PO ปิดไมค์แล้วให้ทางทีม Development เริ่มวาดภาพต่อไป ซึ่งเราจะวนทำ Sprint Execution และ Sprint Review อย่างนี้ 3 Sprint (รอบ) ยกเว้น Sprint สุดท้ายที่จะไม่มี Sprint Review แต่จะให้ทุกคนกลับเข้าไปสู่ห้องหลักเพื่อทำการพรีเซ็นต์ภาพของทีมตัวเอง
Post-Game
พอทุกคนกลับเข้ามาสู่ห้องหลัก ตัวแทนของแต่ละทีมจะทำการพรีเซ็นต์ภาพของทีมตัวเอง อธิบายรายละเอียดในสิ่งที่ตัวเองเข้าใจจาก Requirement ที่ได้รับจนออกมาเป็นภาพ เวียนกันไปจนครบทุกทีม ซึ่งต้องบอกว่าแต่ละทีมฝีมือไม่เลวเลยทีเดียว วาดภาพได้ออกมาสวยใกล้เคียงต้นแบบแม้ว่าจะมองไม่เห็นก็ตาม เสร็จแล้วจะเป็นการเฉลยภาพตัวอย่างที่พอทุกคนได้เห็นก็ร้องอ้อ มันเป็นอย่างนี้นี่เอง (น่าจะร้องในใจกันนะครับ เพราะแต่ละคนปิดไมค์อยู่ 😁)
Retrospective
เรามีการเปิดโอกาสให้ตัวแทนแต่ละทีมได้กล่าวสรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้จากกิจกรรมในวันนี้ (Key Leaning) ซึ่งหลายคนมองว่าการสื่อสารที่ละเอียดและชัดเจนเป็นสิ่งที่ทำให้ทีมงานเข้าใจและทำงานได้ออกมาตรงกับสิ่งต้องการให้เป็นมากที่สุด ขนาดในกิจกรรม PO มีภาพตัวอย่างเรียบร้อยแล้วยังยากขนาดนี้ แล้วถ้าเป็นงานจริงๆ ที่ไม่มีอะไรเลย มีแต่คำพูดที่ออกมาจากความคิดของผู้ใช้งานเท่านั้น การที่จะเรียบเรียงคำพูดออกมาให้ชัดเจนและวางแผนจัดลำดับความสำคัญของงานยิ่งเป็นสิ่งที่ยากกว่านี้แน่นอน นอกจากนี้การที่ได้นำเสนอผลงานในระหว่าง Sprint และได้รับฟีดแบ็คก็เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ทีมสามารถปรับเปลี่ยนการวาดภาพให้ตรงกับภาพตัวอย่างมากที่สุด โดยรวมแล้วทุกๆ คนรู้สึกสนุกกับกิจกรรมและเข้าใจถึงข้อดีของการทำงานในรูปแบบ Agile อีกทั้งจะมีการนำไปปรับใช้กับการทำงานของตนเองด้วย
Winner Award
แล้วถึงเวลาที่ทุกท่านรอคอย นั่นคือการประกาศรางวัลผู้ชนะและรองชนะเลิศของแต่ละรอบ ซึ่งเรามีกรรมการผู้ทรงเกียรติไปคอยสังเกตการณ์ในแต่ละห้องเพื่อติดตามการทำงานและตัดสินจากรายละเอียดของภาพที่ครบสมบูรณ์ สีที่ตรงกับภาพตัวอย่าง ความครบถ้วนของวัตถุ และความสวยงาม รางวัลที่ผู้ชนะจะได้รับคือแก้วน้ำและสมุดโน้ต KBTG สุดเท่ห์รุ่น Limited Edition ที่หาไม่ได้จากที่ไหนยกเว้นจาก KBTG เท่านั้น ส่วนรองชนะเลิศก็จะได้แก้วกาแฟไป ก็ต้องขอแสดงความยินดีกับผู้ชนะและรองฯ ในแต่ละรอบด้วยนะครับ 👏👏👏
Graduation
และแล้วได้เวลาอำลา โดยมีการกล่าวปิดงานและขอบคุณผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมทุกท่านที่ให้ความสนใจในรูปแบบการทำงานของ KBTG และมีการถ่ายรูปที่ระลึกเอาไว้ด้วย หวังเป็นอย่างยิ่งว่ากิจกรรมนี้จะทำให้ทุกท่านมีความสนใจที่จะมาร่วมงานกับทาง KBTG ของเราครับ
สุดท้ายงานนี้จะประสบความสำเร็จไปไม่ได้เลยถ้าหากขาดกลุ่มคนจากทีม Branding และทีม People รวมไปถึง Agile Coach ทุกท่านที่สละทั้งเวลาทำงานและเวลาส่วนตัวในวันหยุดมาร่วมมือร่วมใจสร้างสรรค์กิจกรรมอันแสนสนุก แฝงสาระและน่าประทับใจได้อย่างนี้ ขอบคุณมากๆ ครับ 😍🙏
สำหรับชาวเทคคนไหนที่สนใจเรื่องราวดีๆแบบนี้ หรืออยากเรียนรู้เกี่ยวกับ Product ใหม่ๆ ของ KBTG สามารถติดตามรายละเอียดกันได้ที่เว็บไซต์ www.kbtg.tech
