Fun & Collaborative Retrospective in KBTG ฟีดแบ็คอย่างไร ให้ได้ทั้งงานและความสนุก
“Retro มันเครียด… น่ากลัว”
“เดี๋ยวก็ทะเลาะกัน… ไม่กล้าฟีดแบ็คหรอก”
“Retro ไปก็เท่านั้น… แก้ปัญหาของทีมไม่ได้อยู่ดี”
“Retro ไปแล้วก็เงียบ… ไม่มีการตอบกลับจากพี่ๆ”
“ไม่รู้จะฟีดแบ็คอะไรดี… ตอนนี้เลยไม่จัด Retro แล้ว”
“ทีมไม่มีเวลา… ติดงานเยอะ ประชุมเยอะ… ไม่มีเวลาจัด Retro”
เอาล่ะสิ! ความท้าทายบังเกิด
Retrospective (a.k.a. “Retro”) คือ Session ที่จัดขึ้น เพื่อให้ทีมได้มาฟีดแบ็คเกี่ยวกับการทำงานที่ผ่านมาในรอบการทำงานนั้นๆ วัตถุประสงค์เพื่อให้ทีมรู้ว่า อะไรที่ทำได้ดีแล้ว หรืออะไรที่ทีมควรต้องมีการปรับปรุง ในที่นี้เราหมายรวมถึงสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่ Impact ต่อความสุขความทุกข์ของทีมด้วย
จากโจทย์ที่โปรยมาตอนต้น ในฐานะ Agile Coach ต้องนั่งคิด นอนคิด ทำยังไงถึงจะจัด Retro ให้ประสบผลสำเร็จ และที่สำคัญ ก่อนอื่นเลย… จะทำยังไงถึงจะล้าง Retro Bias ออกจากใจทีมได้ เพราะจากประสบการณ์ ทีมที่ทำ Retro ได้ดี ชีวิตของคนในทีมจะดีขึ้นในหลายๆ มุมมอง นอกจากนี้พวกกิจกรรมต่างๆ ก็จะถูก Improve ให้ดีขึ้นด้วย คือพูดง่ายๆ “ งานก็ดีขึ้น คนก็ดีขึ้น ” หลักฐานคือ Survey ด้านล่างค่ะ :)
เมื่อนั่งคิด นอนคิด เอามือก่ายหน้าผากหลายตลบ จึงได้ข้อสรุปว่า
- Retro เราต้องเป็น Positive/Appreciative Retro
- Retro เราต้องสนุก ทีมต้องได้หลั่งเอ็นโดรฟิน… ฮ่าๆ
- ต้องมี Action Plan เสมอ
- ทุกคนในทีมได้ช่วยกันแสดงความคิดเห็นและหา Action Plan
- Voted Items ต้องถูกเอามาอัพเดต Progress เสมอ จนกว่าจะ Completed
- เราต้องคงไว้ซึ่งการมี Retro เสมอ จนกว่าทีมจะเห็นว่ามันช่วยทีมได้จริง
งั้นมาดูกัน ว่าเราใช้เทคนิคอะไรในการทำ Retro บ้าง
1. Christmas Eve
วิธีนี้เราจะให้ทีมใส่ Gifts สิ่งดีๆ ที่ได้รับ Helpers ตัวช่วยของเรา และ Grinch อุปสรรคที่เจอ จากนั้นเราก็เอาข้อที่ทีมโหวตได้คะแนนสูงสุด มาหา Solution หรือ Action Plan ร่วมกัน เพื่อให้ทีมนำไปปฎิบัติ แล้ว Owner ก็จะมาอัพเดต Status เรื่อยๆ ว่าอุปสรรคนี้หมดไปจากทีมแล้วหรือยัง
2. 4L & S.M.A.R.T
วิธีนี้เราจะใช้ 2 เทคนิค
- 4L: Liked ชอบอะไรในรอบการทำงานนี้ Learned อะไรที่ได้เรียนรู้ในรอบการทำงานนี้ Lacked อะไรที่ยังขาด ต้องปรับปรุง และ Longed For อะไรที่ทีมอยากได้
- S.M.A.R.T: เมื่อเราได้ Voted Item จาก 4L แล้ว เราจะใช้เทคนิคนี้เพื่อหา Action Plan ที่มีความละเอียดและชัดเจนมากขึ้น เพราะจะต้องหาตัวชี้วัดด้วยว่า Action Item ที่เราคิดขึ้นมา Complete แล้วหรือไม่ ผ่านเกณฑ์แล้วหรือยัง
3. Speed Car
เอามาให้ดูอีกสักตัว วิธีนี้หลายคนชอบกันมาก (เราเองก็ใช้บ่อย เอาไว้ใช้ตอนที่ทีมเริ่มเบื่อเทคนิค Good, Bad, Try แล้วก็เวลาที่ต้องการความรวดเร็วในการโหวต)
ทีมจะฟีดแบ็ค 2 เรื่องสำหรับรอบการทำงานนี้ คือ Parachute สิ่งที่เหนี่ยวรั้งทีมไว้ ทำให้ประสบความสำเร็จได้ยาก และ Engine สิ่งที่เป็นเหมือนเครื่องยนต์ สิ่งที่ขับเคลื่อนให้ทีมก้าวหน้า ประสบความสำเร็จได้ง่ายขึ้น
จากนั้นก็ให้ทีมโหวตหาข้อที่ต้องการนำมา Improve มากที่สุด แล้วนำไปหา Action Plan (จะใช้เทคนิค S.M.A.R.T ก็ได้นะ ได้แพลนที่ชัดเจนดี อาจจะต้องคิดเยอะนิดนึงนะ แต่ผลลัพธ์ก็คุ้มแหละ 🙂)
ปิดท้ายค่ะ ถ้าเวลาเหลือ (ส่วนมากไม่เหลือ แหะๆ) เราสามารถหาเกมส์อะไรมาเล่นกับทีมก็ได้ อย่างในภาพด้านล่าง ทีมเขียนจดหมายถึงอนาคต (Coach ก็แอบเขียนด้วยเหมือนกันนะ อยากเล่นด้วย ฝันให้ไกล ไปให้ถึง ฮ่าๆ)
ทั้งหมดเป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งจาก Retro ใน KBTG ยังมีทีมที่ใช้เทคนิคอื่นๆ ที่สนุกอีกเยอะ สิ่งที่เราชอบอีกอย่างคือ Ice Breaking Game ที่ทีมสรรหามาเล่นกัน Retro นอกจากจะช่วย Improve เรื่องงาน ยังสามารถช่วยเรื่อง Personal ได้อีกนะ!
ต้องขอบคุณน้องๆ Scrum Master ที่ต่อยอดการทำ Retrospective ช่วยกัน Brainstorm หาเทคนิคใหม่ๆ มาใช้กับทีม น้องๆ ทำการบ้านกันมาดีมาก แรงดีไม่มีแผ่วเลย
ท้ายสุดนี้ขอขายของนิดนึง สำหรับผู้อ่านคนไหนที่อยากเข้ามาสัมผัสการทำงานแบบ Agile สไตล์ KBTG ตอนนี้เรามีเปิดลงทะเบียนร่วมงาน KBTG Inspire อยู่ ซึ่งหนึ่งในกิจกรรมที่จะมีจัดขึ้นในงานนี้คือ Agile Playground กับโจทย์สุดสนุกที่จำลองมาจากกระบวนการทำงานจริงใน KBTG รันโดยทีม Agile Coach ถ้าอยากเรียนรู้เพิ่มเติม สามารถดูรายละเอียดของงานปีที่แล้วได้จากบทความนี้เลย
และอย่าลืมสมัครร่วมงานรอบนี้ได้ที่เว็บ www.kbtginspire.com ลงทะเบียนได้ตั้งแต่วันนี้ - 22 มีนาคม 2022 เท่านั้นนะคะ
