Project Management เคล็ดลับที่ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว
ไม่ว่าจะผ่านมากี่ยุคกี่สมัย จะเป็นยุครุ่งเรืองของไอที ยุคครองอำนาจของดิจิทัล จนกระทั่งถึงยุคแสวงหาอำนาจใหม่ เช่น AI, Machine Learning ไม่ว่าคุณจะต้อง Upskill, Reskill หรือแม้กระทั่ง Re-learn Skill สักกี่ครั้ง แต่จะมีอยู่ทักษะนึงที่จะเป็นตัวชี้ความแตกต่างระหว่างมือใหม่กับมืออาชีพของคนทำงานอย่างเราๆ ได้ดี นั่นคือ Project Management Skill
คำถามที่หลายคนตั้งคงหนีไม่พ้นว่าถ้าขนาดเรายังใช้ AI ทำงานอื่นได้ แล้วทำไม Project Management ถึงยังเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความแตกต่างให้กับคนทำงานหรือแม้กระทั่งองค์กรเทคโนโลยีใหญ่ๆ ??? แต่ก่อนที่เราจะไปถึงประเด็นนั้น ขอทบทวนคอนเซ็ปต์ Project Management ขั้นพื้นฐาน (ที่เข้าใจว่าผู้อ่านทุกคนน่าจะพอได้ยินกันมาบ้างอยู่แล้ว) กันหน่อยนะครับ ตามหลักการของ PMBOK หรือย่อมาจาก Project Management Body of Knowledge ประกอบไปด้วย
FIVE PROCESS GROUPS
- กระบวนการตั้งต้น (Initiating)
- กระบวนการวางแผน (Planning)
- กระบวนการปฏิบัติ (Executing)
- กระบวนการควบคุมและตรวจสอบ (Monitoring and Controlling)
- กระบวนการปิดงาน (Closing)
TEN KNOWLEDGE AREAS
- Integration การรวบรวมทุกสิ่งอย่างเข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความรู้ความเข้าใจ ข้อมูลต่างๆ จากทีมต่างๆ
- Scope Management การบริหารจัดการขอบเขตงานและรายละเอียดต่างๆ ของงานโครงการเพื่อไม่ให้คลาดเคลื่อนหรือขาดไป
- Time Management การบริหารจัดการเวลาการดำเนินงานของงานโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่าเราสามารถนำส่ง Product หรือ Service ได้ตามที่ให้สัญญาไว้
- Cost Management การบริหารจัดการค่าใช้ง่ายของงานโครงการให้เป็นไปตามงบประมาณที่มีอยู่ หรือพูดง่ายๆ คือให้เรายังคงมีกำไรจากการพัฒนานั่นเอง
- Quality Management การบริหารจัดการให้ Product หรือ Service ที่เราทำออกมาได้ Quality ตามมาตรฐานที่เรากำหนดไว้
- Human Resources กำหนด Roles & Responsibilities ของคนที่อยู่ในโครงการทั้งหมด รวมถึงทักษะความรู้ต่างๆ ที่อาจจะต้องเสริมสร้างเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง
- Communications Management การกำหนดแนวทางการสื่อสารและเนื้อหาที่เหมาะสมให้กับ Stakeholders ต่างๆ
- Risk Management การจัดการความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลาของโครงการ
- Procurement Management การระบุขั้นตอนกระบวนการจัดซื้ออุปกรณ์หรือสิ่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในโครงการแต่ละช่วง
- Stakeholders การกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของงานโครงการทั้งหมด
FOURTY-SEVEN PROCESSES
เยอะมากขอไม่เขียนถึงนะครับ ใครอยากรู้สามารถไปถามลุงกู๋ได้)
(สามารถไปหารายละเอียดอ่านต่อได้ที่ https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards)
ถ้าใครมีความพยายามอ่านมาจนถึงตรงนี้ก็ขอปรบมือด้วยครับ แสดงว่าคุณมี Qualification ของการเป็น Project Manager ที่ดี 1 ข้อแล้วครับ นั่นคือความอดทน 555 ที่นี้กลับมาที่คำถามเบื้องต้นกันดีกว่า ถ้าคอนเซ็ปต์ Project Management สามารถหาอ่านจากในอินเทอร์เน็ตได้ จะซื้อ Text มาหนุนนอนก็ได้ หรือใครอยากจะสอบ Certificate มาประดับบารมีก็ย่อมทำได้ แล้ว… เราจะสามารถสร้างความแตกต่างในการทำงานหรือช่วยบริษัทสร้างให้โดดเด่นได้อย่างไร
ขอย้ำนะครับว่าข้อความต่อไปนี้เป็นแนวคิดส่วนตัวของผมที่อยากแชร์ เหมือนหัวข้อเลยครับ มันไม่มีเคล็บลับที่แน่นอน ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว และไม่มี One for Universal บางท่านอ่านแล้วอาจจะเห็นแย้งหรือไม่เห็นด้วย ไม่เป็นไรครับ ลองพิจารณาแล้วนำไปปรับใช้ อะไรที่ว่าดี ลองนำไปหยิบใช้ อะไรที่คิดว่าไม่ใช่ ก็ปล่อยผ่านไป อย่าเอาไปรกสมอง เอาพื้นที่ว่างในสมองนั้นไปคิดงานใหม่ๆ หรือพักผ่อนดีกว่า …อ้ะ เรามาเข้าเรื่องกันดีกว่าว่าอะไรที่จะเป็นตัวช่วยสร้างความแตกต่างหรือช่วยให้การทำ Project Management ของเรานั้นโดดเด่นขึ้นมา
1. MINDSET
การตั้ง Mindset ที่ถูกต้องตั้งแต่วันแรกที่เริ่ม Project จะเป็นสิ่งที่กำหนดทุกสิ่งทุกอย่างหลังจากนี้เป็นต้นไป Mindset ในที่นี้ไม่ได้หมายถึง Fixed หรือ Growth Mindsets ใดๆ นะครับ แต่สำหรับผมคือ Mindset เรื่อง Failure is not an option หรือความล้มเหลวไม่ใช่ทางเลือก เพราะเมื่อเรามี Mindset แบบนี้ เราจะไม่มีวันปล่อยให้ Project ที่เราดูแลล้มเหลว (Fail) หรือล่าช้า (Delay) เด็ดขาด แต่เราจะพยายามทำทุกอย่างเพื่อให้ Project ของเราสำเร็จลุล่วงไปได้ตามแผนอย่างไม่ต้องสงสัย ส่วนมากความคิดแบบนี้มักจะเกิดขึ้นกับสิ่งที่เราอยากได้มากๆ หรือเป็นสิ่งที่เราพลาดไม่ได้ เช่น อ่านหนังสือสอบตอนเข้ามหาลัย ตอนนั้นอ่านจะเป็นจะตาย อ่านแบบฉันพลาดไม่ได้ ต้องสอบเข้าให้ได้ นั่นแหละครับ ความรู้สึกแบบนี้ถ้าเรามีตอนเราทำงาน ผมเชื่อว่า Project ของท่านแต่ละคนจะไม่มีคำว่าล่าช้าเกิดขึ้นเลย
2. PLANNING
เมื่อเรามี Mindset ตั้งต้นที่ถูกต้องแล้ว ต่อมาคือการวางแผน (Planning) แต่เรากำลังจะพูดถึงการวางแผนที่ดีเพื่อให้ครอบคลุมทุกกิจกรรมรึเปล่า แบบนั้นจะธรรมดาไป ไม่ทำให้เกิดความแตกต่างได้หรอกครับ การวางแผนที่เรากำลังจะพูดถึงต่อไปนี้คือ Planning for “WORST-case Scenario” ในทุกๆ ขั้นตอนของการทำงาน Project ในชีวิตจริงมักจะมีตัวละครลับปรากฎมาให้เซอร์ไพรซ์!!! ได้เสมอ การแอบคิดแผนสำรองหรือที่เราจะเรียกแบบบ้านๆ คือการคิดเผื่อกรณีที่ไม่เป็นไปตามที่เราหวังไว้ เราจะทำยังไง การคิดแบบนี้ จะช่วยให้เราไม่ตื่นตระหนกเวลาที่เกิดเหตุไม่คาดฝันได้นะครับ
3. DRAW FINISH LINE
สำหรับผม ผมชอบนึกถึงจุดที่ Project เสร็จตั้งแต่ช่วงแรกๆ แล้วมองย้อนกลับมาว่าต้องผ่านอะไรบ้าง ผมไม่อยากให้เรานึกเล่นๆ แค่นั้น แต่เราในฐานะ Project Manger จะต้องพยายาม Secure จุดๆ นั้นหรือที่หลายคนที่เรียกว่า Critical Path / Critical Point ให้เป็นไปตามแผนให้ได้ นั่นคือส่วนสำคัญ แต่สิ่งที่หลายคนมักทำพลาดกันคือเรามักทำงาน Project ตั้งแต่ต้นไล่ไปเรื่อยๆ จนถึงจุด Critical Point นั้นๆ ซึ่งบางครั้งมอาจเกิดการผิดพลาดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ทัน เพราะฉะนั้นตั้งแต่เริ่มทำ Project เราควรลิสต์ Critical Path / Critical Point ของ Project ทั้งหมดของเราออกมาตั้งแต่แรกและพยายามดูแลอย่างใกล้ชิดเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด บางคนอาจจะตั้งคำถามขึ้นมาในใจว่าแล้วถ้าเราไม่รู้เรื่องพวกนี้ตั้งแต่แรกผิดมากไหม ส่วนตัวก็ไม่ได้มองว่าผิดมากหรอกครับ แต่ถ้าให้เปรียบเทียบ ก็เหมือนคุณเป็นกัปตันเรือ และคนทำงานด้วยเป็นผู้โดยสารเรือ ทั้งหมดกำลังนั่งไปบนเรือที่กัปตันไม่รู้ว่าจะบังคับเรือไปทางไหนดีบนทะเลอันกว้างใหญ่เพื่อให้ไปถึงจุดหมายอย่างปลอดภัยเท่านั้นเอง
4. CRITICAL THINKING
บางคนอาจจะไม่คุ้นเคยกับคำนี้ ได้ยินแต่คำว่า Positive Thinking ซึ่งสำหรับผมมองว่าไม่เหมาะกับนำมาใช้สำหรับบริหารงาน Project ยกเว้นตอนเดียวคือตอนที่ได้รับมอบหมาย Project ใหม่และใหญ่แบบที่ไม่เคยทำมาก่อน อันนี้ขอให้ทุกคนนำ Positive Thinking มาคิดแบบด่วนๆ เลยนะครับ สำหรับคำว่า Critical Thinking ศัพท์วิชาการเรียกว่าการคิดเชิงวิพากษ์ อ่านแล้วเข้าใจยากจัง ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายๆ คือการวิเคราะห์สถานการณ์จากข้อมูลต่างๆ โดยเอามาเรียบเรียงและเชื่อมโยงเพื่อช่วยให้สามารถตัดสินใจถึงลำดับความสำคัญต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมภายในระยะเวลาที่จำกัด ซึ่งถ้าทุกท่านอยากจะฝึก Critical Thinking กันนั้น สามารถถามลุงกู๋ได้เช่นเดียวกันว่าทักษะอะไรที่จำเป็นและการตั้งคำถามแบบไหนที่จะช่วยให้เรามี Critical Thinking ที่ดีได้ แล้ว Critical Thinking สามารถช่วยอะไรเราได้? ผมอยากบอกว่าหากเรามีทักษะนี้ที่ดีอยู่ในขั้นเทพ ทักษะดังกล่าวจะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างเฉียบคมว่าในเวลาที่บีบคั้น Resource ที่มีจำกัด งานที่ค้างคา สโคปที่เยอะเกินกว่าที่จะทำได้ อะไรคือสิ่งที่ควรทำ และควรบอกให้เพื่อนๆ ร่วมงานทุ่มแรงงานไปโฟกัสในสิ่งใด
5. SENSE OF EMERGENCY
สำหรับตัวช่วยสุดท้ายที่ผมอยากนำเสนอคือสัญชาตญาณของความอันตราย หรือถ้าคิดไปตอนที่เราทำงาน เคยมีบ้างไหมครับ ช่วงเวลาที่เราใช้ Critical Thinking ของเราเสร็จแล้ว เกิดคำถามขึ้นในหัวว่าอันนี้เราต้องรายงานหัวหน้าหรือพี่ๆ เขาแล้วหรือยังนะ รอก่อนได้ไหม หรือต้องรีบบอกเลย ถ้าใครสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและชัดเจนว่าเรื่องไหนคือเรื่องคอขาดบาดตายที่ต้องรีบรายงาน ไม่เช่นนั้น Mission ของเราอาจจะไปไม่ถึงฝั่งฝันได้ สิ่งนี้แหละครับที่จะมาช่วยให้เราสร้างความแตกต่างที่โดดเด่นเมื่อเทียบกับ Project Manager คนอื่นๆ หรือองค์กรเทคอื่นๆ ได้
สุดท้ายนี้สิ่งต่างๆ ที่ผมได้เกริ่นไปข้างต้น ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของทฤษฎี หรือจากแนวคิดของผม จะเห็นได้ว่าการทำ Project Management นั้นไม่มีเคล็ดลับหรือสูตรสำเร็จตายตัวที่สามารถใช้ได้กับทุกๆ Project ไปตลอดหรอกครับ แต่การทำ Project Management ที่โดดเด่นขึ้นอยู่กับการที่เราสามารถประยุกต์ศาสตร์และความรู้ต่างๆ ที่เรามีนำมาใช้ให้เหมาะสม และกลมกล่อมกับงานและคนที่เราทำงานด้วยต่างหาก :D
สำหรับชาวเทคคนไหนที่สนใจเรื่องราวดีๆแบบนี้ หรืออยากเรียนรู้เกี่ยวกับ Product ใหม่ๆ ของ KBTG สามารถติดตามรายละเอียดกันได้ที่เว็บไซต์ www.kbtg.tech
