ถ้าคุณเป็น Scrum Master หรือทีมคุณมี Role นี้อยู่ เคยสงสัยมั้ยครับว่าทำไมเราต้องมี Role นี้ด้วย? และ Role นี้มีความสำคัญอย่างไร? ยังสำคัญอยู่มั้ยในเวลานี้? ไปดูกันครับ
นิยาม Scrum Master
การเรียกใครสักคนว่า Scrum Master แปลว่าทีมนั้นทำงานแบบ Scrum ดังนั้นผมขอยก Scrum Guide มาขยายความละกันว่า Scrum Master คือใคร เขาก็คือคนที่มีหน้าที่สร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานให้สอดคล้องและเป็นไปตามแบบ Scrum นั่นเอง
โดย Scrum Guide กล่าวว่า Scrum Master มีหน้าที่ทําให้เกิดการทํางานแบบ Scrum ด้วยการช่วยเหลือให้คนใน Scrum Team และในองค์กรเข้าใจทั้งทฤษฎีและสามารถลงมือปฏิบัติได้จริง ทั้งยังมีหน้าที่รับผิดชอบต่อประสิทธิผลของ Scrum Team ด้วยการส่งเสริมให้มีการปรับปรุงการทํางานอยู่ตลอดเวลา โดยที่ Scrum Master เป็นผู้นําที่ช่วยเหลือผู้อื่นก่อน ไม่ว่าจะเป็นคนใน Scrum Team หรือคนอื่นๆ ในองค์กร
ทั้งนี้ Scrum Guide ได้อธิบายหน้าที่ของ Scrum Master ต่อบุคคลแต่ละกลุ่มเอาไว้ด้วย โดยแบ่งเป็นหน้าที่ต่อ Scrum Team, ต่อ Product Owner และต่อองค์กร
ความเข้าใจผิด
ถ้าอ่านจาก Scrum Guide คร่าวๆ Scrum Master มีหน้าที่ทำให้เกิดการทำงานแบบ Scrum เราก็จะเข้าใจว่าทำไมหลายๆ องค์กรจึงไม่ให้ความสำคัญกับบทบาทและตำแหน่ง Scrum Master มากนัก นั่นอาจเกิดจากความเข้าใจผิดบางข้อ (หรือหลายข้อ) ต่อไปนี้
- Scrum Master คือคนเขียน Process บางองค์กรอาจจะมองว่าการจะให้คนทำงานแบบไหน เราแค่เอา Process ไปกำหนดหรือกำกับก็พอแล้วไม่ใช่หรือ? หรืออย่างมากก็ให้ Internal Audit คอยสุ่มตรวจว่าทำงานกันตาม Process ใหม่แล้วจริงมั้ย ดังนั้นองค์กรแทบไม่เห็นความสำคัญที่จะต้องมี “ผู้คุมกฎ” ประจำทีมเลย เราเอาคนแค่ไม่กี่คนตรงกลางเขียนบัญญัติ Process แทนก็เพียงพอแล้ว
- Scrum Master คือเลขาทีม คอยช่วยจัดประชุม เห็นหลายๆ องค์กรยังคิดกันแบบนี้อยู่ มองว่าการทำงานแบบ Scrum นั้นเดินไปได้ด้วยการจัด Events ต่างๆ ตามที่ Scrum บอกก็เพียงพอแล้ว จึงมองว่าคนทำหน้าที่เลขาทีม คอยจัดการตารางงาน นัดประชุม ก็คือ Scrum Master นั่นแหละ
- Scrum Master คือคน Facilitate การประชุม อันนี้ดีกว่าข้อ 2 ขึ้นมาหน่อย องค์กรรับรู้ว่า Activity / Event ต่างๆ จะสำเร็จได้ ต้องอาศัยความสามารถของคนจัดพอสมควร ไม่ใช่แค่นัดประชุมแล้วจะรอด แต่ก็ยังให้ความสำคัญกับ Scrum Master เพียงแค่เป็นคนนำประชุมเท่านั้น
- Scrum Master เป็นงานแอดมินประเภทหนึ่ง องค์กรหรือทีมที่คิดแบบนี้จะไม่อยากทำงาน Scrum Master เองในทีม แต่จะพยายาม Outsource งานนี้ให้คนอื่น เช่น หาคนทีมกลาง (เช่น ทีม Agile Coach) หรือจ้าง Vendor ให้มาช่วยทำแทนหน่อย หรือเคยเห็นบางทีมใช้วิธีจับไม้สั้นไม้ยาวหาผู้เคราะห์ร้ายมาเป็น Scrum Master ในแต่ละ Sprint ก็มี (จริงๆ นะ) ซึ่งน่าจะเป็นเพราะเค้ามองงาน Scrum Master เป็นแบบข้อ 2 และข้อ 3 นั่นเอง
จริงๆ Scrum Master ควรทำอะไร?
ด้วยความที่ Scrum Guide บอกไว้กว้างมาก (เกินไป) มันเลยทำให้คนตีความงาน Scrum Master ไปได้แตกต่างกันมาก บางคนมองเล็ก บางคนมองใหญ่ ไม่เท่ากัน แต่หัวใจมันก็มีอยู่แค่นั้นจริงๆ ว่า Scrum Master คือคนที่ทำให้ทีมทำงานกันแบบ Scrum ได้ ซึ่งต้องเป็น Scrum แบบครบๆ รอบด้าน ไม่ใช่แค่เรื่อง Process หรือจัดการประชุมที่เข้าใจผิดกันข้างบน
ดังนั้นผมจะขอทดลองลิสต์งานที่ Scrum Master จะต้องทำออกมาแบบละเอียดๆ เลย จะได้ลดปัญหาการตีความแตกต่างกันไป โดยผมขอตีขอบเขตเอาแค่การทำงานกับ Scrum Team, PO และ Stakeholders ก่อน ยังไม่รวมไปถึงภาพใหญ่ระดับองค์กร เพราะอันนั้นกว้างไปและจะเป็นงานที่ทำแตกต่างกันมากตาม Context ของแต่ละองค์กร
ผมขอแบ่งเป็นหมวดหมู่ตามปกติทั่วไปเวลาเราทำ Change ในองค์กร เราต้องมอง 3 แกน คือ People, Process และ Tool ดังนี้
People
- ให้ความรู้ Scrum กับคนในทีม
- ให้ความรู้ Scrum กับ PO
- ให้ความรู้ Scrum คนนอกทีมด้วย (ถ้าคนเหล่านั้นจะต้องติดต่องานกับทีมนี้)
- ให้ความรู้กับสมาชิกใหม่ๆ ในทีม (เพราะทีมก็ต้องมีคนเข้าคนออกบ้าง)
- โค้ชให้ทีม Self-manage ได้เอง
- โค้ชให้ทีมเป็น Cross-functional
- ช่วยให้ทีมโฟกัสสิ่งสำคัญที่ควรจะทำในตอนนี้ (Product Backlog Item ที่สร้าง Value)
- ช่วยให้ทีมทำผลงานที่มีคุณภาพ ตรงตาม Definition of Done
- ช่วยให้ทีมเข้าใจใน Product Backlog Items ที่อยู่ด้านบน เพื่อพร้อมที่จะนำมาเริ่มทำงาน
- โค้ชให้ทีมคุย Daily Scrum ได้ตรงประเด็น และไม่ใช้เวลามากเกินไป
- โค้ชให้ทีมมี Continuous Improvement Culture ผ่านการทำ Retrospective อยู่เสมอ
Process
- ช่วยให้ทีมสร้าง Working Agreement และตกลง Definition of Done ด้วยกัน
- ดูว่าเกิด Events ต่างๆ ครบถ้วนและมีประสิทธิภาพ
- หาวิธีขจัดอุปสรรค (Impediment) ให้ทีม
- ช่วยให้ทีมและ PO วางแผนระยะยาว (Product Roadmap, Sprint Roadmap) แบบที่ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป
- ช่วยให้ทีมและ PO วางแผนระยะสั้นได้อย่างเหมาะสม (Sprint Planning)
- จัดให้ Stakeholders เข้าร่วม Product Backlog Refinement และ Sprint Review อย่างเหมาะสม
- ช่วยทีมแก้ปัญหาหากมีการเปลี่ยนแปลงที่กระทบ Sprint Goal ที่วางแผนไว้
- ช่วยหาเทคนิคในการจัด Retrospective ให้เหมาะสมกับปัญหาที่เกิดขึ้น
- ช่วย Escalate ปัญหาจาก Retrospective ที่ต้องอาศัยความร่วมมือนอกทีม
- ดูแลให้ PO มี Product Backlog ล่วงหน้ามากพอและชัดเจนเพียงพอ
Tool
- ช่วยหาเทคนิคในการสร้าง Product Goal, Product Roadmap
- ช่วยหาเครื่องมือในการบริหาร Product Backlog
- ช่วยหาเทคนิคหรือเครื่องมือที่ทำให้แต่ละ Event มีประสิทธิภาพ
- ช่วยหาเครื่องมือให้ทีมทำงานเป็น Scrum แบบ Online, WFH หรือ Hybrid ได้
ทั้งนี้บางอย่างข้างต้นก็คาบเกี่ยวที่จะทำไปพร้อมกัน ทั้ง People และ Process
น่าจะพอเห็นภาพแล้วว่างาน Scrum Master ไม่ได้มีแค่เรื่อง Process อย่างเดียว และจริงๆ ก็เกี่ยวกับ People เสียมากกว่าด้วยซ้ำ และงาน People อย่างข้อ 5 และ 6 ด้านบนก็เป็นงานใหญ่ระดับช้างมาก อาจจะแตกเป็นสิ่งที่ควรต้องทำออกมาได้อีกหลายสิบข้อเลยทีเดียว ไม่มีทางที่จะให้เลขาทีม, Facilitator หรือ Vendor ที่ไหนมาทำให้ทีมเราเกิดเป็น Self-managing และ Cross-functional Team ได้แน่นอน แต่ต้องเกิดจากคนที่มีความสามารถในการ Influence และโค้ชคนในทีมได้เป็นอย่างดี ซึ่งนี่ก็สอดคล้องกับแนวคิดที่ยกให้ Scrum Master เป็น Servant Leader ด้วยเช่นกัน
และเราคงพอจะเห็นภาพแล้วว่างานทั้งหมดที่ลิสต์มานั้นสำคัญและจำเป็นต่อการทำงานเป็น Scrum มาก เพราะทีมคงทำงานเป็น Scrum กันไม่ได้ดีแน่ๆ ถ้าขาดคนทำข้อเหล่านี้ เช่น ไม่มีใครทักท้วง PO ที่ขอแทรกงานเพิ่มเข้ากลาง Sprint ไม่มีใครช่วยเอาปัญหาจาก Retrospective ไป Escalate ถึงคนที่เกี่ยวข้อง ไม่มีใครโค้ชให้ทีมพยายามสร้าง Skill ที่ Cross Functional ภายในทีม ไม่มีใครจัดการให้ Stakeholder ที่เกี่ยวกับงานที่เสร็จใน Sprint นี้มาร่วม Sprint Review ด้วยกัน ฯลฯ
ดังนั้นผมขอสรุปว่า Scrum Master เป็นบทบาทที่จำเป็นมากต่อการทำ Scrum และไม่สามารถอาศัยหรือยืมมือคนนอกทีมให้มาช่วยทำแทนได้
ใครควรจะเป็น Scrum Master?
แน่นอนว่าคำถามต่อมาคือแล้วใครเหมาะสมจะรับความรับผิดชอบอันใหญ่ยิ่งนี้ล่ะ ผมขอตอบคำถามนี้ด้วย “ความเห็นส่วนตัว” จากประสบการณ์ที่ได้ผ่านการทำ Agile Transformation มาพอสมควร ไม่ได้อ้างอิงจากตำราใดๆ
ก่อนอื่นต้องบอกว่า Scrum Guide บอกให้งาน Scrum Master เป็นงาน Full Time นะครับ เรียกว่าเป็นตำแหน่งเลย ไม่ใช่แค่ Role แต่ในเมืองไทยเห็นมีหลายๆ องค์กร โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ๆ จะฝากงาน Scrum Master ให้เป็นแค่บทบาทเพิ่มของบางตำแหน่ง ซึ่งความเห็นส่วนตัวผม แม้มันจะไม่ดีเท่ากับแบบ Full Time แต่ก็สามารถทำได้ เพราะพิสูจน์มาหลายองค์กรแล้ว
ส่วนการที่จะเทียบว่าตำแหน่งใดในองค์กรแบบเดิมๆ ที่กำลังจะ Transform เป็น Agile ควรผันตัวเองมาเป็น Scrum Master ดี? ตรงนี้ผมขอเหมารวมทั้งแบบผันตัวมา Full Time เลย หรือทำงานเดิมไปด้วยนะครับ โดยผมมองว่าตำแหน่งต่อไปนี้จะเป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ ครับ
- Team Lead หรือ Manager เพราะแม้ว่าใน Scrum จะไม่ได้มีตำแหน่ง Lead / Manager แต่จริงๆ Scrum ยังต้องการคนที่จะพาทีมทำงานไปได้อย่างถูกต้องเหมาะสมอยู่ดี แต่การนำทีมแบบ Scrum ไม่ใช่การสั่งงานรายคนและคอยติดตามผลงานแบบเดิม แต่เป็นการ Influence คนและทีมให้ทำงานอย่างถูกวิธี มี Mindset ที่ถูกต้อง และสามารถร่วมกันบริหารจัดการทีมได้เอง (Self-managing) นั่นเอง ซึ่ง Lead และ Manager เดิมๆ ก็จะต้องปรับตัวพอสมควรเลยในการรับหน้าที่ Scrum Master แต่ก็ถือว่าเป็นตำแหน่งที่น่าจะใกล้เคียงที่สุด และเป็นคนที่สามารถ Influence คนในทีมได้มากที่สุดแล้ว
ข้อควรระวัง: ต้องไม่สั่งงานคนรายคน แต่สร้างสภาพแวดล้อมให้ทีมคิดและจัดการการทำงานร่วมกันได้เอง - Project Manager จะมีข้อดีตรงที่ถ้าปรับมุมมองของการบริหารโครงการแบบ Fixed Scope เดิมๆ ให้มามองเป็น Incremental Delivery ได้ ก็น่าจะเป็นบุคคลที่มีความเข้าใจในการสร้าง Product Backlog เป็นอย่างดี และน่าจะโค้ชให้ทีมวางแผนระยะยาวระดับ Product Roadmap ไล่มาจนถึงระยะสั้นอย่าง Sprint Planning ได้ไม่ยาก อีกทั้งน่าจะเป็นบุคคลที่สามารถ Influence ทีมได้พอสมควรอยู่แล้ว แต่ก็จะต้องปรับตัวจากการที่เคยรันการประชุม Project Tracking เดิมๆ เพื่อติดตามงานต่างๆ ลดบทบาทลงมาเป็นผู้ฟังที่ดี ไม่ชี้นำ หรือควบคุมการประชุม Daily Scrum แต่คอยโค้ชให้ทีมสามารถสื่อสาร Progress ของงานและปัญหาที่เจอออกมาได้ด้วยตัวเองแทน
ข้อควรระวัง: ต้องละทิ้งการวางแผนและติดตามงานแบบเดิมๆ (เช่น อาจจะเคยแตก Task เอง แจกงานเอง แล้วถามงานรายคน เอามาประกอบเป็น Project Tracking Report) เปลี่ยนเป็นการให้ทีมได้คิดแตก Task ด้วยตัวเอง และบริหารจัดการเองให้เป็น รวมถึงการทำ Daily Scrum ที่ดี ทำให้ทุกคนเห็น Progress & Issue ต่างๆ ได้ โดยไม่ต้องตาม Track แบบเดิมๆ - Senior Developer/Tester ที่สนใจจะเติบโตในสายงาน Management (มากกว่าการโตไปเป็น Specialist) ก็เป็นอีก Candidate ที่น่าสนใจ เพราะได้เปรียบเรื่องความเข้าใจในงานของทีมเป็นอย่างดี ควรจะเป็น Senior เพราะจะได้รับการยอมรับจากทีม สามารถ Influence ทีมได้ง่าย และเพราะ Scrum Master ต้องอาศัยทักษะ Soft Skill รอบด้านด้วย จึงไม่เหมาะกับ Junior ที่ประสบการณ์ทำงานยังไม่มาก (ด้วยเหตุผลเหมือนความเข้าใจผิด 4 ข้อด้านบน) แต่แน่นอนว่า Senior Developer/Tester ก็อาจจะขาดประสบการณ์บริหารจัดการทีมในแบบ Servant Leader เช่น การช่วยทีมขจัดอุปสรรคต่างๆ ช่วย Escalate ปัญหาไปยังทีมอื่น หรือช่วยทีมสร้าง Product Roadmap ซึ่งก็เป็นเรื่องใหม่ๆ ที่ต้องเรียนรู้เพิ่มเติม
ข้อควรระวัง: ต้องศึกษาหาความรู้และทักษะในด้านที่ตัวเองยังไม่ชำนาญเพิ่มเติม เช่น การเป็น Servant Leader หรือการทำงานของ Product Owner (เพื่อจะได้โค้ช Product Owner ได้อย่างเหมาะสม)
แล้วก็อยากจะขอทิ้งท้ายไว้หน่อยว่าบางตำแหน่งอาจจะยากต่อการเปลี่ยนมาเป็น Scrum Master เช่น ตำแหน่งต่างๆ ที่ไม่มี Technical Background มากนัก (Product Manager, Business Analyst, Project Coordinator, etc.) เพราะ Scrum Master จะต้องทำงานร่วมกับทุกคนในทีมและโค้ชทุกคนได้ ดังนั้นถ้าไม่เคยมีประสบการณ์พัฒนาซอฟต์แวร์มาก่อน การโค้ช Developers อาจจะยากและขาดความเข้าใจ Context หรือสถานการณ์ในแต่ละวัน อีกทั้งอาจจะไม่สังเกตเห็นปัญหาหรือสิ่งที่ต้องปรับปรุงให้ทีมทำงานได้ดีขึ้น เพราะบางปัญหาทีมอาจจะไม่พูดออกมาใน Daily Scrum หรือ Retrospective ก็ได้ การปรับปรุงการทำงานบางอย่างก็ต้องอาศัยความเข้าใจทาง Technical มากๆ เช่น การพัฒนาคุณภาพของ Code Review หรือ CI/CD Pipeline ให้ดีขึ้น เป็นต้น
ทั้งนี้ไม่ว่าคุณจะมาจากตำแหน่งงานไหนก็ตาม ถ้าคุณไม่ได้เป็น Scrum Master แบบ Full Time ก็จะต้องเพิ่มข้อควรระวังใหญ่ๆ อีกข้อหนึ่ง นั่นคือต้องตระหนักรู้และหลีกเลี่ยง “Conflict of Interest” ให้ได้ หรือการอย่าเอาหมวก 2 ใบมาตีกัน โดยเฉพาะการตีกันแบบทิ้งงาน Scrum Master ไปเพื่อประโยชน์ของหมวกอีกใบ เช่น Project Manager ที่เป็น Scrum Master อย่าใจร้อนดูทีมแตก Task กันไม่ค่อยเป็น จนทำให้หลุดออกจากการเป็น Servant Leader ลุกขึ้นมาขอแตก Task และ Assign Task ให้น้องๆ เองเพื่อความรวดเร็ว (แต่เป็นการขัดขวางการสร้าง Self-managing Team ในระยะยาว) เป็นต้น
แล้ว Scrum Master ต้องอยู่ตลอดไปหรือเปล่า?
ถ้าจะตอบข้อนี้ตามทฤษฎีของ Scrum Guide ก็ตอบง่ายๆ เลยว่าใช่ เพราะ Scrum Guide พูดชัดเจนว่าจะทำ Scrum ได้ ต้องเริ่มจากการมี Scrum Team ที่ประกอบไปด้วย Scrum Master, Product Owner และ Developers เสมอ
แต่ผมขอเสริมความเห็นส่วนตัวว่าจริงๆ แล้ว Scrum Master สำคัญมากๆ ในช่วงเริ่มแรกที่จะทำ Scrum เพราะต้องรับหน้าที่คอยให้ความรู้ทุกคน ปรับ Mindset และโค้ชทุกคนให้ทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดีก่อน แต่เมื่อเวลาผ่านไปนานๆ ถ้าทีมสามารถพัฒนาขึ้นมาจนเป็น Self-managing Team ได้จริงๆ เราน่าจะทำให้หน้าที่ต่างๆ ที่ Scrum Master จะต้องทำเพื่อ Maintain ความเป็น Agile/scrum ของทีมนั้นให้แฝงอยู่ภายในทีมได้และมีการตกลงกัน หรือช่วยกันทำได้ตามลักษณะของ Self-managing Team ที่ดี โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพา Title หรือตำแหน่ง Scrum Master เท่านั้นที่จะทำเรื่องเหล่านี้ได้
ผมเชื่อว่า Self-managing Team อาจจะไม่จำเป็นต้องมี Scrum Master ก็ได้ ถ้างานต่างๆ ที่ Scrum Master ทำไม่ได้หายไป แต่มันถูกฝังอยู่และถูกรับผิดชอบในทีมร่วมกันได้เป็นอย่างดี
ทั้งนี้กว่าจะถึงจุดนั้นได้ไม่ง่ายแน่นอน ทีมที่ทำงานร่วมกันอย่างดีเป็นปีๆ ก็อาจจะยังไม่ Self-managing ได้ดีถึงขั้นนั้น
Key Takeaways
- การเริ่มทำ Scrum เช่นเดียวกันกับการทำ Agile แบบอื่นๆ ที่จำเป็นจะต้องอาศัยผู้นำการเปลี่ยนแปลงในลักษณะ Servant Leader มาเป็นคนช่วยพาทีมเปลี่ยนวิธีการทำงาน รวมถึง Mindset ให้เป็นไปแบบ Agile ได้อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะใช้ชื่อตำแหน่งนี้ว่า Scrum Master หรือ Agile Coach หรืออื่นๆก็ตาม
- Scrum Master เป็นบทบาทที่สำคัญมาก เรียกว่าเป็นหัวใจของการทำ Scrum เลยก็ว่าได้ องค์กรควรให้ความสำคัญกับบทบาทนี้อย่างมาก และเลือกบุคคลที่เหมาะสมมาทำหน้าที่นี้ …และอย่า Outsource คนนอกมาทำ
- เมื่อองค์กร Mature มากขึ้นแล้ว ทำ Scrum มาเป็นเวลานาน จนทีมสามารถ Self-managing ได้เองเป็นอย่างดี เมื่อนั้นงาน Scrum Master ถึงจะเบาลง และอาจจะปรับเปลี่ยนให้ Role นี้แฝงอยู่ใน Role อื่น หรือดูแลหลายๆ ทีมพร้อมกันได้ แต่! ไม่ใช่ช่วงปีแรกของการทำ Scrum แน่นอน
สำหรับใครที่ชื่นชอบบทความนี้ อย่าลืมกดติดตาม Medium: KBTG Life เรามีสาระความรู้และเรื่องราวดีๆ จากชาว KBTG พร้อมเสิร์ฟให้ที่นี่ที่แรก
