Workplace by Facebook: แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้การเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานง่ายขึ้น

ทุกคนน่าจะรู้กันดีว่าการติดต่อสื่อสารในองค์กรถือเป็นหัวใจหลักของการทำงาน การดำเนินงานจะประสบความสำเร็จไม่ได้เลยหากปราศจากการสื่อสารที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ทาง KBTG จึงหมั่นหา Collaboration & Communication Tool ใหม่ๆ ที่จะมาช่วยอำนวยความสะดวกในส่วนนี้ ซึ่งพาเรามารู้จักกับแพลตฟอร์มที่มีชื่อว่า Workplace by Facebook

ดูจากชื่อก็น่าจะรู้แล้วว่า Facebook คือผู้พัฒนาแพลตฟอร์ม Workplace ตัวนี้ขึ้นมา เพื่อตอบโจทย์การสร้างวัฒนธรรมและ Way of Working ใหม่ๆในองค์กร ให้การเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยฟีเจอร์การใช้งานจะคล้ายกับ Facebook.com แต่ตอบโจทย์ในด้านการทำงานมากขึ้น พร้อม UX/UI ที่เน้นความโซเชียลช่วยให้ผู้ใช้รู้สึกคุ้นเคยและสนุกกับการใช้งาน การเริ่มใช้งานก็ง่ายๆ เพียงสร้าง Employee Profile ใหม่บน Workplace ขึ้นมาก็เริ่มใช้งานได้เลย

หลังจากที่ทำการคัดเลือกสารพัด Tool มาอย่างหนักหน่วง ท้ายที่สุดทางทีมงานมองว่า Workplace by Facebook น่าจะเป็น Collaboration Tool ที่เหมาะสำหรับสไตล์การทำงานของชาว KBTG ที่สุดแล้ว จึงมีแผนที่จะนำมาใช้สำหรับการสื่อสารภายใน โดยจะเริ่มจากโปรแกรม Pilot ให้พนักงานเฉพาะกลุ่มได้ทดลองใช้กันก่อน แล้วสรุปประโยชน์และฟีเจอร์ของแพลตฟอร์มนี้มีอะไรบ้างล่ะ?

Workplace สามารถใช้งานได้บน Desktop, IOS และ Android

ในบทความนี้ผู้เขียนจะมาเล่าถึง Key Features ควบคู่กับ Pain Points เพื่อที่ผู้อ่านทุกคนจะได้เห็นภาพรวมและประโยชน์ของ Workplace by Facebook ชัดขึ้น

รู้จักเพื่อนร่วมงานได้ดียิ่งขึ้น

ตั้งแต่ COVID-19 เริ่มระบาด การประชุมผ่าน Video Call เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้บางคนเปิดกล้อง บางคนเลือกที่จะไม่เปิด เคยไหมที่ประชุมจบแล้วเรายังไม่รู้เลยว่าผู้ร่วมประชุมเป็นใคร อยู่ทีมไหน ต้องติดต่อเขากลับอย่างไร เชื่อว่าปัญหานี้ทุกคนน่าจะเคยสัมผัสตอนประชุมหรือทำโปรเจคร่วมกันเป็นกลุ่ม

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ทาง Workplace ได้จัดทำฟีเจอร์การแสดงข้อมูลของแต่ละบุคคล เพียง Search หรือคลิกโปรไฟล์เพื่อนร่วมงานที่อยู่ในโปรเจคเดียวกันบน Workplace แพลตฟอร์มก็จะแสดงผลโปรไฟล์ ช่องทางการติดต่อ และ Org Chart ของคนๆ นั้นได้ทันที

Ref: https://adespresso.com/blog/workplace-by-facebook-guide/

สร้างคลัง Documents และไฟล์ที่ใช้งานกันได้อย่างทั่วถึง

ปัญหาน่าปวดหัวอีกข้อคือการแชร์และจัดเก็บ Documents ที่ส่งกันไปมาในทีม ซึ่งเมื่อแชร์ใน Social Messaging Platform หรืออีเมลก็จะเกิดเหตุการณ์หาไฟล์เก่าไม่เจอบ้าง หมดอายุแล้วโหลดไม่ได้บ้าง อีกทั้งถ้าทีมเรามี New Joiner ที่เพิ่งเข้ามาก็ต้องขุดไฟล์เหล่านี้มาแชร์ใหม่ตั้งแต่ต้น

Workplace by Facebook จึงต้องการสร้างวิธีการจัดเก็บไฟล์ในรูปแบบโซเชียล ที่เพียงคลิก​แท็บ ‘Files’ (ตามภาพด้านล่าง) ของกลุ่มทำงานของคุณ ก็สามารถเห็นไฟล์ทั้งหมดที่เคยแชร์มาตั้งแต่สมัยดึกดำบรรพ์จนปัจจุบัน รวมถึงคนที่เป็น New Joiner ก็สามารถเข้ามาอ่านไฟล์เพื่อทำความเข้าใจกับโปรเจคได้ พร้อมฟีเจอร์ช่อง Search ให้การค้นหาสิ่งสำคัญเหล่านี้ง่ายดายและรวดเร็วมากขึ้น

รูปแบบการใช้งาน Workplace จะสามารถสร้างเป็น Public Group , Closed Group, Private Group และกลุ่มที่มีหลายบริษัทได้อีกด้วย อ่านเพิ่มเติม

Facebook Interface & Comment, Like, Tag and Share

เมื่อเริ่มใช้ Collaboration Tools ของค่ายอื่นๆ ขั้นตอนแรกคือเราต้องเรียนรู้วิธีการใช้งานก่อนเริ่มใช้จริง เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเริ่มทำงานได้ทันที Facebook ที่มีฐานลูกค้า Monthly Active สูงถึง 2.7 พันล้านคนทั่วโลกจึงเลือกออกแบบ Workplace โดยล้อจาก Interface ของ Facebook เอง ผู้ที่ใช้ Facebook.com อยู่แล้วก็จะรู้สึกคุ้นเคยกับ Interface และฟีเจอร์ มองแล้วเข้าใจทันทีว่าต้องใช้งานอย่างไร

ฟีเจอร์ที่ว่าก็มีตั้งแต่การ Comment, การ Like ไม่ว่าจะเป็นบน Post, File หรือ Live Video, การแท็กชื่อเพื่อน ไปจนถึงการแชร์ ไปจนถึงในกรณีที่มีคนแชร์ไฟล์ PowerPoint คนในกลุ่มก็จะสามารถ Comment, Like และ Tag ในแต่ละสไลด์ได้เลยทีเดียว

Facebook มี Facebook Messenger ฉันใด Workplace ก็มี Workplace Chat ฉันนั้น

ปกติแล้วเราจะคุยทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวผ่านแพลตฟอร์ม Social Messaging เดียว บางครั้งก็จะมีสับสนบ้าง ถ้างั้นเรามาจับ 2 ส่วนนี้แยกออกจากกันดีกว่า แบ่งช่องทางที่ไว้ใช้คุยงานหรือติดต่อเพื่อนร่วมงานโดยเฉพาะด้วย Workplace Chat

Workplace Chat เป็นแอปแยกที่มีลักษณะคล้ายกับ Facebook Messenger แต่ข้อมูลจะเชื่อมต่อกับ Workplace นั่นหมายความว่าเราสามารถพิมพ์หาเพื่อนร่วมงานและแชทหากันได้เลยผ่านแอปนี้ อีกทั้งสามารถเลือกคุยกับคนในกลุ่มที่เราตั้งไว้ทำงานร่วมกันได้ ช่วยในเรื่องของการสื่อสารเรื่องงานในหลายๆ แพลตฟอร์ม แถมในแอปยังมีฟีเจอร์ Voice Call และ Video Call อีกด้วย

น่าจะพอได้เห็นรายละเอียดฟีเจอร์ต่างๆ ที่ทาง Workplace by Facebook ทำขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานร่วมกันที่เรียบง่ายและสะดวกกันแล้ว จริงๆ ยังมีอีกหลายฟีเจอร์น่าใช้ที่บทความนี้ไม่ได้มีโอกาสกล่าวถึง ไม่ว่าจะเป็น Knowledge Library, Tag Topic หรือการดูข้อมูล Insights ของการสื่อสารภายในกลุ่มในรูปแบบ Dashboard สิ่งเหล่านี้น่าจะช่วยให้ชีวิตการทำงานของชาว KBTG สนุกและดีขึ้นอย่างแน่นอน ไม่ลองไม่รู้นะคะ ยังไงมารอติดตามผลและฟีดแบคจากโปรแกรม Pilot ของเรากัน

สำหรับชาวเทคคนไหนที่สนใจเรื่องราวดีๆ แบบนี้ หรืออยากเรียนรู้เกี่ยวกับ Product ใหม่ๆ ของ KBTG สามารถติดตามรายละเอียดกันได้ที่เว็บไซต์ www.kbtg.tech