小心組織中的“因循苟且”
時代變遷下，不合時宜的編制/規範
我很喜歡一個故事：
從前有一個砲兵團，他們被派往一個小城鎮進行駐點任務。為了建立良好的關係，軍官決定邀請一些鎮上的要角參觀他們的操演。
在操演開始時，人們看到一個士兵從頭到尾都站在同一個位置，沒有任何動作。當操演結束後，商人忍不住向軍官詢問為什麼這個士兵一直沒有事情需要做。軍官聽到商人的問題後，才發現自己從未思考過這個問題，因為他一直以來都是照著文件來進行操演，並未質疑、探討背後的原因。
這個問題困擾著軍官，他開始研究有關砲兵團的歷史資料。不久後，他終於找到了答案。原來，這支砲兵團的編制是從很久以前的時代傳承下來的。
在過去的年代裡，砲兵使用馬匹來拉動大砲。當開砲時，馬匹可能會受到驚嚇，這就需要有一個士兵負責拉住韁繩、穩住馬匹，以確保安全。雖然現代的砲兵已經不再使用馬匹，但這個位置仍然被保留下來，這個沒事做的小兵，正是負責這個位子。
因循守舊造成的管理漏洞和冗餘成本
前面的故事告訴我們：
如果一味守舊，不能時時進行檢討，將在不自覺中留下一些無效、冗餘的工作流程與編制
這件事其實蠻玄的，身為主管，我們總唯恐部屬不能好好遵守公司規範與流程，但是又同時希望他們能夠有所變通，「服從規則」與「靈活敏捷」彼此矛盾，但又缺一不可。
身為管理者，我們該如何透過規範與「熵」對抗，並同時能夠不斷進化呢？
促進組織內的檢討動力
有幾個方法能夠增進組織內的「檢討能量」：
一、對檢討行為進行懸賞
團隊文化不是來自於你說了什麼，而是你獎勵、懲罰了哪些行為。
文化，是由那些你獎勵和懲罰的行為所構成的
Culture is the behaviors you reward and punish
如果你想要增進團隊的檢討、反思文化，那麼你應該針對這些行為進行獎勵、公開表揚。如果可以的話，設立一個懸賞機制，提供同仁明確的獎勵機制，獎勵內容不見得要很高，重點是展現出管理者的確看重、關注這件事的態度。
二、不斷提升對成本控管和業績目標的標準
回到前面的故事，故事中的軍官之所以可以長時間忽視一個士兵的人力的浪費，就是因為「沒有壓力」，對這個軍官來說，無論人力有沒有被浪費，只要能夠正常操練，那麼就能夠應付自己的工作。然而，如果這個軍官接受到了「必須縮減5%成本」的命令，或是得到了「若能在不影響功能的情況下縮減成本，就能獲得獎勵」的訊息，那麼這個軍官在「鞭子與胡蘿蔔」的刺激下，自然會傾向去找出問題以提升效率。
要避免組織成員因循怠惰，其中一個方法就是持續施壓或激勵。這個方法便是透過提高對落後指標(eg.毛利率、稼動率)的要求，刺激一線管理者或執行者革新工作流程功能或組織。
小結
- 組織應該檢討和更新規範：如果組織不能定期檢討和更新其規範，可能會留下一些冗餘或無效的工作流程和職位。雖然管理者希望員工遵守公司的規範和流程，但也希望他們能適應變化。這需要管理者找到”服從規則”和”靈活敏捷”之間的平衡。
- 透過獎勵檢討行為，提升“檢討力”：如果管理者想要鼓勵員工進行檢討和反思，他們可以設立獎勵機制，公開表揚並獎勵進行這些行為的員工。
- 透過調高標準，間接提升“檢討力”：管理者可以要求或獎勵同仁達成更高的標準，進而刺激同仁尋求降低成本或提高業績的方法，他們自然會有動力去檢視過往的工作方式。
