Caso práctico: Cómo mejorar una presentación.

Qué hacer y qué no hacer para diseñar presentaciones hermosas.

Hoy traemos el primer caso práctico, donde mostramos paso a paso cómo aplicar buenas prácticas para mejorar tus presentaciones. Esperamos que puedan sacarle el mejor provecho :)

Nota 1: La presentación que usamos en este caso práctico fue modificada por nuestro equipo, para proteger la identidad del autor y la compañía. Sin embargo, cada una de las slides que mostramos acá fueron replicadas de manera exacta en cuanto a su diseño.

Nota 2: Las slides fueron extraídas de una presentación real subida a Internet hace menos de 30 días, para asegurarnos que es lo que está sucediendo ahora mismo en el entorno de las presentaciones.

Si hablamos de presentaciones, hay una verdad que es determinante. No importa que tan bueno sea tu contenido. Si se ve mal, perderás la atención de tu audiencia.

Diseñar una presentación que se vea bien no es fácil. Pero no te desanimes, si sigues estos consejos podrás hacer la mejor presentación para tu proyecto o idea, sin tantas complicaciones.

Es por esto que decidimos hacer un caso práctico: tomamos una presentación real de Internet y escogimos unas slides de 4 secciones representativas para ser mejoradas. Las seleccionadas fueron las siguientes: portada, introducción, desarrollo, cierre.

Nuestro objetivo es que con este caso práctico quede más claro lo que hay y lo que no hay que hacer para diseñar presentaciones que ayuden a cautivar a tu audiencia.

Al final de este artículo, te dejaremos las diapositivas modificadas por nuestro equipo en base a los consejos que te daremos más adelante. Asi que sigue leyendo ;)

1. Portada

La portada es quizás, la slide más importante de tu presentación, porque es la que deja la primera impresión en tu audiencia.

Ya sean los productos o servicios de tu empresa, una idea/proyecto, o consejos para ayudar a tu segmento objetivo, al diseñar tu portada debes asegurarte que con el mensaje tu audiencia entienda el valor que va a obtener de tu presentación.

Así mismo, recuerda que tu presentación entra por la vista. La slide de portada debe invitar a la audiencia a seguir viendo tu presentación.

Te dejamos algunas buenas prácticas aplicables a esta slide.

• Resaltar el título. El título es lo principal, y ese es el lugar que debe ocupar en la slide. Como regla general, el tamaño del título debe ser lo suficientemente mayor que los demás elementos de la portada (si es que los hay).
• En general, un título grande y centrado siempre funciona bien. Puedes acompañar con un subtítulo en tamaño más pequeño si es necesario. El subtítulo puede ser un eslogan, o una pequeña explicación sobre el valor que entrega tu presentación.
• Quita todos los elementos distractores. En esta slide hay muchos elementos que de alguna manera luchan por la atención. Esto puede sacar de foco desde un principio a tu audiencia, saboteando todo esfuerzo por obtener la atención para transmitir tu mensaje.
• En el caso de los elementos dispersos en la parte superior, se puede inferir que intentan poner en contexto que la presentación trata sobre algo relacionado a las redes sociales. Sin embargo cada elemento es de distinto color, tamaño, y parecen desordenados. Lo mejor sería retirarlos y cambiarlos por alguna imagen o ilustración alusiva al tema de la presentación y/o de tu producto.
• Los enlaces a redes sociales en la parte inferior también presentan problemas. Distraen la atención pero a la vez no cumplen su función, puesto que el texto es tan pequeño que resulta ilegible a simple vista. Lo mejor sería retirarlos de la portada y ponerlos al final de la presentación para que tu audiencia sepa cómo contactarte.

Tip profesional: Por lo general, las slides del principio y del final son las que se recuerdan con más facilidad. Puedes aprovechar eso y finalizar tu presentación instando a conectar con tu público en las redes sociales.

• Numerar las slides puede ayudar a tu audiencia a indicarte con más facilidad sus preguntas o inquietudes en una presentación. Sin embargo, te recomendamos que uses númeroa solo si es necesario. Si usas números, la portada va sin numeración.
• Si estás presentando desde una marca o un producto como tal, poner el logo y el nombre de tu empresa en la portada en tu presentación y al final de esta es una buena idea.
• Ten en cuenta que se debe ser cuidadoso con la calidad de la imagen y cómo se ve con el fondo escogido. Por ejemplo: si el fondo es negro, intenta usar el logotipo en color blanco para que sea legible.
• Escoge un fondo adecuado. Para escoger el fondo puedes seguir dos caminos que funcionan bien: usar una imagen de fondo o usar un fondo de un solo color, o con un pequeño gradiente.
• Lo importante es que el fondo no desvíe la atención de los elementos que están en tu presentación (texto, gráficos, ilustraciones, vídeos). También, cuida no usar contrastes fuertes o exceso de colores en una sola slide.

2. Introducción

Dependiendo del contexto, la slide de introducción tiene distintos propósitos, como abordar los temas que se tratarán en la presentación o introducir una problemática.

Además de quitar los enlaces de redes sociales y escoger un fondo adecuado, esta slide requiere algo más de trabajo. Analizaremos los elementos adicionales uno a uno.

• En cuanto al contenido, en esta slide el listado de información es lo principal, por lo que los demás elementos debiesen ser retirados.
• En cuanto al texto, como regla general las slides deben tener poco texto (también pueden haber casos donde este no es necesario). Lo importante es que solo exista una idea por slide.
• Además, evita poner frases demasiado largas. Las slides con mucho texto terminan por aburrir a la audiencia. Si vas a usar texto, procura que sean las ideas principales que quieres comunicar.

Tip profesional: Si tienes muchos elementos o texto de los que no puedes prescindir, puedes separarlos en varias slides. En la introducción esto puede funcionar muy bien, ya que puedes contar una historia en varias slides que te ayuden a hacer una transición hacia el tema principal de la presentación. Esto también aplica si es que tienes muchos elementos en un listado o en un punteo de ideas.

• Como recurso adicional, en vez de una frase o texto puedes apoyar tu discurso con gráficos, ilustraciones, imágenes, gifs, cifras, etc. Todos estos también son útiles para comunicar ideas.
• Sin embargo, evita pegar imágenes y formas que no aporten al diseño de una slide, como el recuadro blanco o la nube gris del lado derecho de la diapositiva. Se ven mal, entorpecen la lectura, distraen a la audiencia y hacen ver la presentación muy poco profesional.
• Aunque sea una presentación corporativa, evita poner el logo y nombre de tu compañía en todas las slides. El objetivo principal de tu presentación es entregar valor.
• Por lo tanto, tus diapositivas deben contener solamente elementos que entreguen valor a tu audiencia y que aporten a la historia que estás contando. Es decir, tener un enfoque principal en el contenido.
• Aún así, como dijimos anteriormente puedes poner el logo en la portada y en la slide de cierre en un lugar protagonista. Así la audiencia sabrá cuál es la compañía que les está entregando valor y cómo pueden comunicarse con ella si es que estiman necesario.

3. Desarrollo

El desarrollo generalmente es la parte de la presentación que contiene más slides. En esta presentación, la persona decidió usar el mismo fondo y colocar los mismos elementos en cada slide, cambiando solo el contenido.

Esto hace que la presentación pierda casi un 50% del espacio disponible con información que no aporta en nada a la historia ni entrega valor. Esto es un problema, así que te dejamos una lista con buenas prácticas para mejorar el desarrollo de tu presentación:

• En cuanto a la posición de los elementos, es una buena idea romper con el clásico esquema que pone el título en la parte superior y texto en la parte media-inferior. A pesar de esto, mantener ese mismo esquema en todas las diapositivas lo vuelve algo monótono y quita el dinamismo de la presentación.
• Una vez más, separar el contenido en varias slides puede funcionar bien para que la slide no se vea sobrecargada. Además, se deben quitar los elementos que no aportan al diseño, como el recuadro blanco con celeste en el costado izquierdo de la slide.
• Las imágenes ayudan a comunicar el mensaje más fácilmente a la audiencia. Es por esto que si usas una imagen, trata de usarla como fondo de tu slide. Esto también ayuda a crear dinamismo, ya que tu audiencia no estará frente a slides que se ven iguales todo el tiempo.

Tip profesional: Puedes encontrar imágenes de alta calidad y libres de derechos de autor en sitios como unsplash, pixabay o pexels.

• En esta presentación, el fondo de nubes se repite en todas las slides y hace que la presentación se vea aburrida y poco dinámica. Para evitar esto, puedes usar distintos tipos de fondos a lo largo de tu presentación, así como incluir imágenes de fondo para agregar más variedad.
• Cuida la tipografía de tus títulos, y del texto en general. Trata de no usar fuentes que puedan quitar formalidad a tus slides (por ejemplo Comic Sans) o letras muy distorsionadas o poco legibles.

4. Cierre

En general, el concepto de la slide de cierre está bien aplicado, incluyendo el nombre de la compañía, enlace al sitio web y redes sociales. Sin embargo, el diseño es mejorable y acá te contamos algunas sugerencias para finalizar tu presentación.

• Nuevamente, no es necesario poner todos los elementos en la misma slide. Para concluir con la presentación puedes invitar a la audiencia a que conecte contigo o con la empresa, ya sea en redes sociales o vía correo electrónico.
• En este caso, al igual que en las slides anteriores, las redes sociales en la parte inferior están muy pequeñas. Puedes incluir el logo de cada red social para que la audiencia capte con facilidad a cuál red social te estás refiriendo.
• Al final, puedes concluir con tu nombre o el nombre de la empresa, y una imagen que puede ser tu fotografía o el logo corporativo. Puedes incorporar un enlace al sitio web correspondiente para que las personas sepan donde encontrarte.

Si sigues estas buenas prácticas, con poco esfuerzo las mismas slides pueden quedar así:

Portada.

• Usamos una imagen de fondo para contextualizar el tema, en este caso las redes sociales.
• Usamos un título centrado, jugando con el tamaño de las palabras para darle más dinamismo.
• Para seguir con el ejemplo, incluímos nuestro logotipo. En este caso se optó por un tamaño pequeño, de manera de no ser intrusivos y a la vez para no sobrecargar la slide ni quitarle protagonismo al título.

Introducción.

• De nuevo, usamos una imagen de fondo para contextualizar. Cuida que el color de las letras con el color de la imagen tengan contraste, para que se puedan leer la información con facilidad.
• En vez de usar una lista vertical, usamos un lista en horizontal. No es necesario incluir todos los puntos de la lista en la misma slide. En este ejemplo, solo se incluyeron los primeros 3 para que destaquen dentro de la slide. Si hubiesen más puntos, se repite el esquema hasta que se muestren todos.
• Otra forma de jugar con el texto es usar algunas palabras en negrita y otras sin negrita. Las palabras en negrita tienden a destacar, por lo que debieses utilizar este recurso cuando quieras resaltar una idea o darle mayor importancia a algún texto.
• Por un tema estético decidimos incluir el logotipo en la parte inferior. Sin embargo ,como decíamos anteriormente, debieses evitar incluir el logotipo en todos los slides. Se más selectivo de cuándo usarlo y cuándo no.

Slide de desarrollo.

• Este es un ejemplo de usar un texto corto y una imagen potente para comunicar una idea con claridad. Al no haber más elementos, el mensaje se transmite con mayor rapidez.
• Puedes usar cuantas slides quieras siguiendo esta misma dinámica. Lo único importante es que la imagen sea congruente con el texto.

Slides de cierre.

• Como consejo final, evita a toda costa poner demasiados elementos en la slide. En vez de poner un agradecimiento, datos de contacto y el título de la presentación a modo de cierre, lo mejor siempre es separar los elementos en slides distintas.
• Siguiendo esta lógica, separamos la información de cierre en 2 slides. En la primera invitamos a la audiencia a contactar con nosotros, y al final cerramos con la misma slide que usamos para abrir la presentación. Con esto debiese ser suficiente.

Luego de aplicar estos consejos, así fue la transformación de las slides iniciales:

Título.

Introducción.

Desarrollo.

Cierre.

Se nota el cambio, ¿no?

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Y por supuesto, déjanos tus impresiones u opiniones en la sección de comentarios! Los leemos y contestamos todos :)

Un abrazo, el Equipo de Keyslide.

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