La aventura Keyslide #1
Como la mayoría de las Startups, Keyslide empezó como un proyecto donde sus integrantes solo podían dedicar tiempo en horarios diferidos para trabajar en el. Teniendo todos distintos horarios y obligaciones, la coordinación para trabajar fue uno de los primeros desafíos que enfrentamos juntos.
Con el Equipo decidimos afrontar el desafío, y pudimos trabajar 6 meses de manera remota en paralelo a nuestras otras actividades diarias. Y aunque ahora estamos establecidos en un lugar, aun seguimos trabajando remoto cuando no estamos en el mismo lugar.
Acá te contamos el inicio de la Aventura Keyslide… o la enorme cantidad de riesgos, fracasos (y éxitos) que vivimos cada día desde los últimos 6 meses hasta que fue publicado este artículo.
Era principios de abril y después de una reunión, nuestro equipo decidió poner en ejecución el proyecto Keyslide. Teniendo todos otras obligaciones, acordamos que trabajaríamos de manera remota en los horarios que pudiésemos dedicar al proyecto.
Al principio tuvimos un período de adaptación, pero el experimento fue interesante: pudimos montar una “oficina” online, aprendimos a comunicar nuestras ideas de manera más efectiva, y aprendimos a sacarle provecho a las a las herramientas que teníamos disponibles (entiéndase “herramientas” como herramientas gratuitas, porque no teníamos ni uno).
El trabajar remoto nos ayudó a evolucionar como equipo, y lejos de detenernos, nos mantuvo motivados hasta que logramos establecernos en nuestro nuevo lugar de trabajo.
La experiencia fue sin duda algo complicada, pero finalmente muy enriquecedora. Y queremos compartirte las 3 claves que nos ayudaron a superar la etapa del trabajo remoto.
1. Trabajar las habilidades de comunicación.
Una vez alguien del equipo compartió un artículo que decía: contrata a tus empleados por sus habilidades de comunicación.
En el trabajo remoto, esto no puede ser más cierto.
En nuestro caso, aprender a comunicarnos de manera efectiva entre nosotros fue vital para que el proyecto pudiera avanzar.
Estos son algunos obstáculos que surgen cuando se trabaja de manera remota:
- La comunicación remota en su naturaleza es más lenta que hablar en persona. Si no hay una comunicación efectiva, conversaciones de 10 minutos pueden alargarse por una hora o más. Esto hace que al final se invierta menos tiempo en el trabajo.
- Además de esto, si este tipo de dinámicas se dan seguido, pueden generar frustración que afecta el bienestar de las personas en el trabajo (y puede generar un deterioro en las relaciones).
- Si no existe buena comunicación, pueden existir descoordinaciones que terminan afectando el desempeño de todo el equipo.
- Se pueden generar malentendidos, especialmente cuando hay falta de comunicación. Estos a veces terminan generando roces que pueden afectar el ambiente de trabajo.
Todas estas situaciones se dieron dentro de nuestro equipo alguna vez. Por eso, tuvimos que trabajar en nuestra comunicación día a día para lograr contrarrestar este tipo de situaciones.
Algunas acciones que nos ayudaron a mejorar:
- Aprender a expresar críticas hacia los demás. Siempre de manera clara, respetuosa y constructiva. Lo más importante, con fundamentos más sólidos que un “no me gusta”.
- No dar nada por sentado, o por obvio. Cuando la comunicación es escrita, a veces ambas partes entienden cosas distintas. Lo mejor es explicarse en detalle o preguntar si queda claro lo que se está diciendo. A la vez, preguntar cuando hay dudas sobre la información.
- Por lo mismo, tuvimos que aprender a darnos tiempo para conversar. Principalmente, darnos tiempo para que las palabras realmente expresen las ideas que se quieran transmitir.
- Generar instancias de debate alrededor de algún tópico, donde todo el equipo se involucra para opinar y dar feedback. Las instancias grupales ayudan mucho a que las personas aprendan como comunicarse con sus pares.
- Hablar todo en canales de comunicación establecidos. Esto para evitar la perdida de conversaciones, evitar malentendidos, y para fomentar la transparencia entre los miembros del equipo.
- Dialogar. Mucho. Es decir, mantener el contacto regularmente. Suena un poco obvio, pero que mejor forma de mejorar las comunicaciones que hablando, no?
2. Estar comprometidos con el equipo.
Una de las desventajas del trabajo remoto es que cada miembro del equipo se encuentra físicamente trabajando solo.
Mark Agee en Twitter ilustra esto de una manera tragi-cómica:
ETAPAS DEL TRABAJO DESDE CASA
- Yay conseguí un trabajo desde casa
- Sería agradable poder hablar con otras personas
- Espero que ese pajarito se siente en la ventana hoy
Al trabajar solos o en distintos horarios, es muy fácil que los miembros sientan que no avanzan, o que solo existe un esfuerzo individual y no colectivo.
Nuestra clave para mantener la cohesión y la motivación durante todo ese tiempo fue instar a demostrar compromiso hacia los compañeros.
Algunos recursos que usamos para lograr esto:
- Kudos cada mes. Los “Kudos” son reconocimientos públicos por acciones o logros destacados. Cada vez que alguien de nuestro equipo se destaca, lo felicitamos para que se sienta bien :)
- Cabildos. Los Cabildos son la instancia que creamos para reunirnos en persona. Más que una instancia informativa, es una instancia participativa. Los miembros pueden realizar exposiciones o pequeñas charlas, compartir ideas, y generar acción y cambios que aporten de manera positiva a nuestro desarrollo como organización.
- Reuniones mensuales/semanales de actualización. Por otro lado, las reuniones tienen un carácter más informativo y de coordinación. Su objetivo principal es que los miembros estén al tanto de lo que ocurre en cada área y en el proyecto en general, y contribuir a la transparencia en la gestión del proyecto.
- Estar pendientes del trabajo del otro. O mejor dicho, involucrarse. Es importante que no sea manera invasiva, si no que de manera de demostrar preocupación por el trabajo del compañero.
- Estar presentes. A pesar de que dedicábamos distintos horarios al proyecto, tratábamos de coincidir para sentir que estábamos en grupo. El simple hecho de estar conectados en línea al mismo tiempo hace que las personas desarrollen el mismo sentimiento de compañía, como si estuviesen todos juntos en el mismo lugar.
Al final del día, lo importante es que cada miembro esté seguro que está dentro del mismo bote y remando en una misma dirección.
3. Usar las herramientas adecuadas.
Aunque nuestro equipo cumpliese con los dos puntos expuestos arriba, esto no hubiese servido de nada si no hubiésemos contado con las herramientas adecuadas.
El objetivo principal era implementar un sistema remoto que lograra:
- Facilitar las comunicaciones entre miembros y coordinación de los esfuerzos personales.
- Lograr que la gestión del proyecto fuese simple, y transparente para todos los miembros.
- Lograr que la información fuera de fácil acceso para todos.
Teniendo todos los miembros Internet tanto en casa como en el teléfono (y siendo la mayoría de las herramientas disponibles multiplataforma y en la nube), el tercer punto estaba resuelto. Por lo que el desafío se redujo a seleccionar las herramientas adecuadas que funcionaran para nuestro equipo y que cumplieran con las dos primeras necesidades.
Comunicación.
Al estar cada persona en un lugar distinto, es indispensable lograr que exista un contacto permanente entre los miembros del equipo, así como crear instancias donde se pueda discutir alrededor de algún tema y se facilite la cooperación.
Para comunicarnos, nuestro equipo usa Slack. Su lógica de funcionamiento es a través de canales, que pueden ser públicos o privados. Estos canales pueden ser sobre un proyecto, un tópico, un área funcional dentro del equipo — básicamente lo que sea. A su vez, existen chats personales para poder hablar con cada miembro.
Slack facilita enormemente la coordinación y comunicación, y lo usamos también para compartir archivos, tener reuniones online (mediante hangouts) y llevar un registro de lo que sucede en nuestro proyecto mediante integración con Trello (más adelante hablamos de Trello).
Cuando estamos trabajando siempre dejamos Slack abierto, así nos sentimos como si estuviésemos todos en el mismo lugar.
Gestión del proyecto.
Por otro lado, para la gestión del proyecto usamos Trello. Trello organiza la información de manera visual en tableros.
Para organizarnos, tenemos tableros para Keyslide y para cada una de las áreas funcionales de nuestro proyecto. En general, si entramos a cualquier tablero podemos ver qué tareas se están haciendo en el momento, cuáles son las tareas semanales y quienes son los responsables de cada tarea.
Así, existe claridad de lo que está pasando, y todos estamos al tanto de cómo va avanzando nuestro proyecto.
Consideraciones finales.
Pese a que estas herramientas funcionaron para nosotros, no significa que vayan a funcionar para todo el mundo. Lo importante es que todo el equipo se sienta “como en casa” usando las herramientas que decidan usar.
Es importante evitar implementar herramientas o sistemas simplemente “porque sí”.
Otro punto importante es seguir la filosofía “Keep-it-simple” y evitar implementar nuevos sistemas cada semana. Deja que tu equipo se acostumbre.
Lo más relevante antes de elegir nuevas herramientas es analizar y entender las necesidades que tiene la organización, para decidir si es necesario cambiar o agregar una nueva herramienta.
El trabajo remoto poco a poco está tomando fuerza entre los profesionales de hoy. Nosotros aceptamos el desafío y podemos decir que nos ayudó mucho a mejorar nuestro trabajo en equipo.
Desde nuestra perspectiva, el trabajo remoto a su vez es una excelente forma de avanzar mientras se está a la espera de alguna implementación o cambio de condiciones. En nuestro caso, teníamos que avanzar en el proyecto mientras nos llegaba el apoyo de CORFO, y el trabajo remoto dio solución a objeciones mayores como la diferencia de disponibilidad y el no encontrarnos todos en la misma región (un miembro de nuestro equipo estaba en Concepción mientras el resto nos encontrábamos en la Quinta Región).
Hasta aquí el primer capítulo de La Aventura Keyslide! En la próxima entrega les contaremos sobre la ejecución de nuestro proyecto y cómo se vive el emprendimiento en la vida real, en Chile. Los dejamos invitados a que nos dejen sus comentarios! Siempre los leemos y contamos todos :)
Un abrazo, el Equipo de Keyslide.
