Excel 專案管理表 — 設計思維與演化歷程
前言
這是我第一次以個人名義，在外部的部落格撰文分享，過去在網路上「遊戲圈」的朋友稱我為「小王子」；「網路圈」的朋友則稱我為「雙胞胎拔拔」或「安東尼」。我想在 Medium 另外撰寫「同一主題、不同角度」的文章，讓更多人可以理解我的思維模式，並藉由這些分享，成為大家改善生活效率的推力。
過去10多年來在中小企業擔任專案管理的工作時，面對採用 MS Project 來管理專案時，最常遇到的幾個執行或推動困難的狀況，不外乎下列幾個：
- 雖以MS Project 管理專案，但跨部門/單位之間沒有相同知識水平。
- 因 MS Project 成本偏高，僅少數關鍵人員有安裝該軟體，異動或調整時受限於這些人員。
- MS Project 應用在中小型專案時，顯得太過複雜難以駕馭。
為了因應專案執行時的彈性與變化，我選擇以多數電腦都會預設安裝的「Excel」來管理專案，然而表單初期並沒有自動化產生「甘特圖」的功能，所以在開會時，總浪費了許多時間在「填色」上，即使使用起來不方便，但至少使用上沒有上述三點的困擾，於是我開始不斷地進化這份表單，讓它能夠符合更多專案主管或管理人員的需求。
Excel專案時程表 — 設計思維
一、無論好不好用，先做出來且自己用超過1年
每當開始設計表格或表單時，為了避免半途而廢，我堅持以個人的表單設計信念「三不原則」來完成表單設計：
● 不要想登天，從小開始做起。
● 不要求完美，先求有再求好。
● 不死記公式，需要再看就好。
因此初期在設計「專案時程表」這份表單時，我先「求有」然後「功能堪用」即可，所以只是單純仿造 MS Project 的「項目、甘特圖」，這兩大重點項目來製作表單樣式，甚至沒有套用任何公式來輔助處理，所有色塊都是「手動填色」而來，最後配合 Excel 本身的「群組」功能來收合甘特圖，便完成了第一版專案時程表，下圖是我當時負責的MMORPG專案「魔力寶貝」的實際使用情況。
這份「魔力寶貝」專案時程表的製作方式，是請各部門/單位的負責人將各自負責的項目、時間填寫完成，最後再交由專案負責人(我)來彙整，如此就能夠看到完整的專案計畫，同時因應「節慶、遊戲改版、產品包、行銷推廣...等」的變動，進行較完整的專案溝通與協調。
不過隨著專案越來越複雜，加上專案管理經驗的累積，我開始思考使用這份表單時的各種「行為需求」，並找出這些行為的共通點，最後嘗試將 MS Project 便利性的資料結構導入後續改版設計中 。
二、加入個人以外的經驗，開始進行表單優化
我在設計表單時，是參考專案管理循環的「PDCA」概念來應用，使整個表單設計到優化的過程，變成「可預期、可控制」的架構，所謂表單設計的PDCA循環就是「表單設計(優化)→實務應用→檢查問題→改寫結構→表單設計(優化)→…→…→改寫結構」。
在這個PDCA循環中，主要的目的是將「個人以外」的使用經驗整合到表單中，所以在這個階段我會將它分享給一些有相同需求的同事或朋友們，並透過他們的使用經驗反饋中，歸納出一些改版重點。
以早期未套用任何公式的專案時程表版本來說，經過多次的PDCA循環後，歸納出以下要點：
- 優點：專案項目分類清晰、各部門負責項目以不同顏色清楚區隔
- 缺點：時程異動時修改困難、難以計算工期
因此要能夠「快速、便利」的修改專案時程與計畫，我開始將 Excel 的「格式化表格」概念，套入「甘特圖」的設計中，而有了v1.0正式版的誕生。
在專案時程表 v1.0 版本的部分，我將「功能性」優先於「視覺表現」，因此這個版本已經具備了以下功能：
- 可自訂部門和人員，且填表時可透過下拉式選單快速填表。
- 依照不同部門(單位)，甘特圖會顯示對應的顏色。
- 增加快捷按鈕，快速前往指定月份
三、透過心智圖來進行深度資料結構剖析
優化表單時除了依照「表單設計PDCA循環」，把上述優缺點加入表單改版計畫中，並開始以「資料分類心智圖」的方式，來進行深度的資料結構分析，藉此來提升資料應用的便利性。
在「資料分類心智圖」中，主要是將資料結構切分為以下六個型態：
- 資料來源：無論是「手動輸入」或「外部資料」都屬於資料來源的一部分，為了方便管理表單，通常會把資料來源做為獨立的工作表，以避免報表變動時，同時影響到來源資料的結構。
- 常用變數：通常是將「資料來源」中，經常變動的資料當作「索引值」來使用，例如：日期、最大值、最小值、分類、性別...等資料類型。
- 轉換資料：「轉換」顧名思義就是需要「經過處理」的資料，通常在Excel中，我們會用名稱管理員來處理這部分的資料，例如：平均值、警示範圍、特定條件值或結果...等數值。
- 報表資料：這是表單設計中「最容易」也「最困難」的部分，因為這個動作就是把「最重要、最需要」的資訊，彙整成一種「特定需求」的報表形式，也就是將前述的三種資料，整合到同一個表單中。
- 列印資料：多數人在設計表單時，列印資料會等同於報表資料，但其實有時候考量列印出來閱讀的便利性，會因此回頭去調整「報表資料」的樣式，好讓報表在螢幕和紙本的閱讀都能夠容易辨識與閱讀。
- 警示資訊：警示資訊主要在表單中，以「格式化條件」的方式，來突顯部分資料已經達到自訂的警示值，好讓閱讀報表的人，更快速地從龐大的資料中，找出報表中的問題點。
為了沒有專案管理經驗的朋友，也能夠理解資料分類的方式，因此把「血壓/血糖紀錄表」的資料，以心智圖的分類過程做成範例讓大家了解。
最後專案時程管理表根據資料的心智圖分析後，優化了「表單樣式、資料結構、圖表產出速度、例假日和工作日判定」這幾個項目，而進化成為v2.0版本。
v2.0版本的結構已經成形，能夠讓使用者無限延伸表單資料，並且將「列印」需求考量進去，因此透過「起始日設定」就能變動整張時程表的季度，也就可以避免跨年度使用的問題了。
四、保留表單結構與樣式，抽離自訂項目使其功能系統化
專案時程表經過許多網友，在實務上應用於各種不同產業的專案後，累積了一年下來的使用經驗回報，進行規模最大一次的「PDCA循環」和「資料分類心智圖」的思考與調整，製作出較為穩定且功能強大的v3.0版本。
從上圖可以看見導入了許多客製化、自動化處理的功能於Setup工作表，讓使用者可以輕鬆的「變更語系、重新定義名詞、資料加密保護...等」功能，其主要原因是透過網路收到了以下的需求：
- 能否自行改變詞彙？因為可能某些用詞與產業特性不符。
- 能否修改為英文版？但不希望每次改版都要每個欄位重新修改一次。
- 交付給廠商/客戶的時程表，能否加密鎖定？以避免被修改？
但也隨著使用者人數不斷的增加，近半年我也開始收到一些PMP專案管理證照網友的需求，希望將專案時程的「提早完成、延遲交付」的時間表現納入其中，以避免多次修改時程時，忽略了哪些項目是經常變動的項目，因此，我也將其概念納入了後續改版計畫中，其試作版(v3.1)也已經完成，但尚須多方檢測，才能夠讓表單更加實用與穩定，雖然過程非常冗長，但確實是可以磨練並精進自己 Excel 功力的方式。
後記感想
其實很多人看到這裡，會覺得我是不是一個 Excel 能力很好，且非常會運用函數的人？又或是我數學能力很好？
答案是…「No！」
為什麼呢？因為我清楚地知道我的職能與經歷，已經讓我從單一專業的「專精路線」上淡出，要學習的是「整合 & 應用」的專業能力，所以「不需要」的能力，我不會放在腦袋裡，我寧願空出多一點空間，輔助我「思考」與「決策」。
那麼在這樣的情況下，我如何設計出符合多數人需求的表單呢？其實表單設計就如同我前面所說的「三不原則」，我並不會把這些函數死記在腦袋中，也不會一招半式打天下，對於表單設計來說，我覺得最困難的部分是「彙整需求」這件事，因為多數的研發人員，通常在收到建議或需求時，大多時候會立即修改，我則會先思考下面幾個問題：
- 為什麼會有這個需求？根本的原因或目的是什麼？
- 能否適用多數人？有沒有可能透過變數來管理它？
- 該放到既有版本修改？還是依照需求重新改寫一個新的？
每當我經過幾次上述問題的循環後，總能從別人的使用經驗反饋，讓我飛快地成長。曾經有許多公司或網友聯繫我，期望我去上課或分享，但我沒有「Excel認證講師」的專業，也沒有「專業工程師」的研發水平，所以我都是推薦他們去找專業的講師，避免Excel的基礎不夠扎實牢固，往往到了最後還願意找我去分享的企業，我談的大多是在「行為需求」的整合與應用，這樣的客製化課程的互動課程，對於彼此來說都是非常棒的收穫。
畢竟世上任何的產品/服務，都是因為「需求」而誕生，也會因此產生「價值」，許多商品/服務商業化的轉型過程，會因為這個「價值」而失去當初設計的初衷，我不希望自己變成這樣的人，所以堅持「免費分享」的原則，反而讓我獲得更多的「知識來源」(網友的行為與需求)，如果您對於我所設計的Excel表單/表格有興趣，歡迎到我的網站逛逛～
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