Czas zrewolucjonizować podejście do realizacji zapytań ofertowych!

Portal randkowy ułatwia pierwszy kontakt w drodze do znalezienia miłości życia. Potem zazwyczaj następuje kontynuacja w postaci komunikacji elektronicznej i na pewnym etapie spotkania osobistego. Chcemy kogoś bliżej poznać, porozmawiać, zadać pytania o to co nas interesuje w drugiej osobie. Dopiero wówczas podejmuje decyzję związania się z kimś.

Uczestniczymy w wielu procesach ofertowych zorganizowanych przez firmy. W większości przypadków rozpoczęcie “romansu” z potencjalnym klientem zaczyna się od złożenia “ciężkiej oferty” (15 dokumentów potwierdzających, że firma składająca ofertę, to firma, opis podejścia do projektu na bazie szczątkowego opisu potrzeb kleinta). W kilku przypadkach oczywiście następuje spotkanie, gdzie potencjalny klient patrząc podejrzliwym okiem prosi o podsumowanie oferty, która oczywiście została wcześniej i dziękuje za spotkanie. Odzywają się jedynie Ci, którzy chcą podjąć współpracę, choć do końca jest to owiane tajemnicą dlaczego ☺ A firmy, które nie decydują się na współpracę, nie oferują kontaktu zwrotnego. Myślałem, że to może jest specyficzne dla naszej firmy. Jednak mnóstow innych firm, które znam potwierdziły tenże proces.

Postanowiłem zatem udać się do jednego z kupców i zapytać się, dlaczego tak to działa. Wynika to w głównej mierze z bardzo zasobochłonnego procesu iluzorycznego zarządzania ryzykiem dostaw. Nie dziwne zatem, że firmy nie wykorzystują dostawców do wdrażania innowacji w swoich firmach. A udział wydatków zewnętrznych w kosztach ogółem jest coraz większy!

Większość firm sprowadza proces zapytania ofertowego do stworzenia dosyć szczegółowego kwestionariusza, który i tak nie jest szczegółowo analizowany. W większości przypadków i tak sprowadza się do preferowania dużych lub już istniejących u danego klienta dostawców -wiadomo, że błędy popełnione przez “dużych” dostawców są “bezpieczne” dla organizacji.

Nadal jednak są to błędy, tylko dużo droższe. Bardzo często mniejsze firmy, nowi dostawcy są w stanie dostarczyć bardziej innowacyjne i rewolucyjne rozwiązania dopasowane do potrzeb klientów.

Widzę jak firmy spędzają od 6–9 miesięcy pracując nad sposobem realizacji zapytania ofertowego. W to wchodzą bardzo długie dyskusje pomiędzy biurem zakupów a klientem biznesowym — masa spotkań wewnętrznych, strategii. Na końcu sam proces stworzenia zapytania i wysyłka do tzw. “sprawdzonej listy dostawców” (nigdy nie wiem skąd ona pochodzi).

Każdy dostawca dysponuje zespołem o różnych talentach, których większość klientów nie wykorzystuje.

Jak to zmienić?

• używać platform elektronicznych do komunikacji z dostawcami
• zamiast budować jedno duże zapytanie ofertowe, podzielmy to na kilka etapów i zaangażujmy dostawców w dyskusje o innowacjach na bardzo wczesnym etapie
• otwórzmy się na nowych dostawców, dostawców międzynarodowych, którzy mogą nam pomóc zrewolucjonizować wiele obszarów firmy
• dajmy dostęp do narzędzi wszystkim uczestnikom procesów zakupowych w firmie, żeby nie tracić cennego czasu na spotkania i domyślania się co wiedzą dostawcy — niech oni nam powiedzą

Czy to działa?

O tak. Widzimy jak klienci, którzy otwarcie komunikują się z rynkiem osiągają dużo wyższe wyniki. Potwierdza to nawet badanie firmy doradczej McKinsey.