🎉 디자인 팀의 온보딩은 어떻게 하면 좋을까?

Posting : 06.16.2022
Designer : 김세원
#Icon #Naming #designSystem #Guide

디자인팀 온보딩에 대한 고민

디자인팀 온보딩을 경험하며 회고와 앞으로 더 추가할 것들

신규 UX/UI 디자이너와 채용인원이 확대가 되면서 온보딩문서를 작성하고 프로세스를 확고히 가져가는 것의 필요성을 느끼게 되었다. 온보딩 문서를 작성하고, 온보딩을 경험하면서 부족했던 부분들, 추가해야될 체크사항들을 살펴보고자 하는 마음에 글을 쓰게 되었다.
(해당 문서가 온보딩을 하는 다른 부서와 디자인팀들에게 도움이 되길 바라며 ..😉)

참고로 필자는 협업팀과 디자인팀이 독립적으로 움직이는 시스템구조이기 때문에 전체회사에 대한 온보딩은 피플팀(HR)에서 1일차에 진행하고, 디자인팀 온보딩은 따로 문서를 마련하여 진행하였다. 그러므로 이 글은 디자인팀 온보딩을 진행하면서 작성된 글임을 미리 인지하길 바란다.

온보딩에 필요한 요소들

우선 온보딩을 시작할 때 체크해야될 리스트는 아래와 같다. 3,4,5는 온보딩 문서에 함께 포함을 하거나 나누어서 문서로 정리해서 전달해주는 것이 좋다.

✔ 온보딩을 체크해야될 리스트 5가지
1. 웰컴키트
2. 온보딩 문서
3. 협업 팀 혹은 조직의 Process 방식
4. 필요한 기기와 환경 세팅
5. 소속이 될 부서에서 하게될 일과 관련된 상황 공유

1. 웰컴키트

웰컴키트는 현재 BX디자이너분과 HR 팀(피플팀) 에서 협업을 통해 열심히 만드는 중이다.

웰컴키트의 중요성은 팀과 회사에 애정과 애사심을 느끼며, 환영받는 느낌과 함께 한 눈에 회사의 분위기를 몸으로 느낄 수 있게 된다. 또한, 회사에 대한 첫경험에 대한 인상을 통해 신규입사자의 마인드와 생각을 회사의 일원으로 만들어준다.

온보딩의 말 자체에 회사에 잘 정착하여 훨훨 날 수 있는 신규입사자가 되기 위한 첫 번째 단계는 바로 마음가짐인데, 이 마음가짐을 한 큐에 전달할 수 있다면 얼마나 좋은가!

2. 온보딩 문서

온보딩 문서에는 여러가지 공통적이며 약속과 같은 규칙을 적는 것이 좋다. 신규입사자가 올 때마다 해당 사항들을 모두 입으로 항상 전달하는 것에는 너무나도 큰 시간비용이 뒤따르기 때문이다. 이를 통해 불필요한 리소스를 절약하고, 온보딩해줄 해당 담당자가 급한 일이 생기더라도 온보딩을 해줄 수 있다.

온보딩 문서에는 아래의 것들을 check 하여 작성을 해보면 좋다.

✔ 온보딩 문서에 적으면 좋은 것들
1. 팀 멤버 소개
2. 디자인팀이 사용하고있는 툴 소개 및 설치 안내
3. 조직에서 사용하는 모든 툴 리스트 안내
4. 디자인팀 Process와 문화 협업방식
5. 소속이 될 부서에 대한 간단한 안내
6. 디자인팀의 문화

아래는 필자가 실제로 작성한 온보딩 문서이다.

실제 클레온에서 필자가 작성한 온보딩 문서

3. 협업 팀 혹은 조직의 Process 방식

현재 조직에서 어떠한 방식과 툴을 사용하고 있는지 모두 리스트를 통해 안내를 하면 좋다. 설치할 수 있는 방법과 매뉴얼, 튜토리얼까지 함께 적을 수 있다면 BEST!!

✔ 조직의 Process 라고 한다면 어떤 걸 적어야?
1. 조직이 서로 소통하는 채널
2. 실무를 할 때 쓰는 협업 도구
3. 소통할 때의 방식이나 양식, 약속

온보딩 문서에 적혀있는 Figma 소통 양식

4. 필요한 기기와 환경 세팅

신규입사자가 미리 어떤 디바이스와 기기들을 사용하면 좋을지 재무팀과 논의하여 미리 디바이스환경들을 구성해놓는 것이 좋다. 회사에 처음 왔는데 디바이스나 자리 마련이 안 되어있고, 허둥지둥된다면 회사에 대한 신뢰와 환영받지 못하는 느낌이 들 것이기 때문에 미리 환경과 선호하는 디바이스 사양이 있는지 사전에 알아보는 것이 좋다.

물론, 사전에는 기본적인 디바이스만 갖춰진다면 부가적인 환경은 온보딩 기간에 신규입사자에게 직접 물어보고, 디바이스를 신청하는 것도 좋다.

아래의 리스트를 확인하여 신규입사자를 위한 환경세팅 checklist를 만들어보는 것도 좋은 방법이다.

✔ 환경 세팅 List
1. 노트북 + 듀얼모니터
2. 노트북 거치대
3. 마우스
4. 키보드
5. 조명 (선택사항)
6. hdmi 케이블, 컨버터, 콘센트 etc.

신규입사자가 요청을 하지 않는다고 해서 필요하지 않은 게 아니다. 어색함과 긴장감에 말을 못 하고 있는 것일 뿐 먼저 가서 필요한 사항이 있는지 필요한 부분이 빠진 게 있는지 챙기고 물어봐줘야 한다.

6. 소속이 될 부서에서 하게될 일과 관련된 상황 공유

신규입사자가 일을 하게될 팀이 디자인팀 내에서만이라면 상관없겠지만, 디자인팀과 협업 부서가 나누어져 있는 조직이라면 해당 부서의 상황을 언급해주고, 해당 부서에서 어떤 일을 하게될 예정인지, 살짝 언급해주는 것이 좋다.

해당 협업 부서에서 사용하는 환경이나 소통하는 채널방식이 조금 다르다면 그런 점들도 언급을 해주는 것이 좋다.

현재 일을 하고 있는 조직은 직무팀과 협업팀이 따로 나누어져 있어서 협업팀에서 회의를 하는 방식이나 채널이 서로 다를 수 있다. 그렇기 때문에 해당 협업 부서와 따로 논의하여 알려주거나 협업부서에서 따로 설명을 요청하는 방식으로 진행을 하면 좋다.

✔ 신규입사자가 하게 될 일에 관해 적으면 좋은 것들
1. 1일차, 2일차에 무엇을 할 지
2. 온보딩은 어떻게 진행이 될 것인지
3. 해당 협업 팀의 담당자,멤버가 누구인지

이 모든 checklist를 인지하고 작성해서 챙겼다면,

방식은 어떻게 해야할까?

이 사항에 대해서는 기업의 문화와 성과에 따라서 달라질 것 같지만, 일단 필자의 상황에서는 한 방식을 공유하고, 회고를 해보려고 한다.

온보딩 문서를 작성하고 공유 및 설명해주기

필자는 공통된 문서사항과 신규입사자들에게 전달해야될 말들이 공통적이었기에 온보딩 문서를 따로 제작하였다. HR부서에서의 전반적인 온보딩이 끝난 후에 바로 디자인팀 온보딩 문서를 전달하여 쭉 읽어보게 하였다. 그리고 직접 내가 온보딩 멘토(버디)로서 모르는 부분이 있거나 설명이 필요한 부분들을 직접 설명해주었다.

회의에 함께 참여하고, 요청사항은 함께 듣게 하기

온보딩을 할 때 담당자를 정하여 온보딩 멘토가 있으면 좋은 점은 신규입사자가 빠르고 쉽게 정착할 수 있다는 것이다. 협업을 하게될 팀의 회의에 함께 참여하면서 회의 진행방식, 회의에 안건 추가하는 방식, 회의의 분위기들을 몸으로 익힐 수 있고, 실제 사례들을 보면서 자신감이 붙는다.

신규입사자가 협업할 부서에서 요청사항이나 안건이 생기면 신규입사자도 함께 참여하여 듣도록 하는 것이 좋다. 필자의 상황에서 설명을 해보자면, 신규입사자가 협업하게 될 부서는 필자가 디자인 작업을 했던 부서였기 때문에 입사자가 오는 시점에는 이전 디자인 작업이 개발되고 있는 상태였다. 그렇기 때문에 개발자분들이 요청사항이 있거나 안건이 있을 때 주로 필자에게 도움을 요청했다. 이런 사항이 생길 경우, 신규입사자와 함께 요청사항을 듣게 하는 것이 좋다. 자동으로 인수인계가 될 뿐만 아니라 신규입사자가 빠르게 팔로우업 할 수 있다.

그 외 다른 팀 부서의 다양한 방식

팀마다 온보딩을 하는 방식들이 다양하며, 더 적합하고 좋은 온보딩의 방식을 알아보기 위해 질문과 피드백을 받아보았다. 이 때, 여러 팀장분들에게 “ 올바른 온보딩방식, 유의미했던 온보딩 방식에 대해서 “ 자문을 구해보았는데 여러가지 재미있는 안건들이 나와서 공유해보고자 한다.

자문에 참여해주신 분들께 감사를 드립니다.

글을 마치며

항상 모든 일에는 회고와 반성 더 나은 성장이 있어야 된다고 생각한다. 이 글은 항상 업데이트 되고 더 나은 글로 수정이 되고 풍성해질 예정이다.

다시 한 번 자문과 피드백 및 도움을 주신 피플팀 리드분과 여러 팀장님, 신규입사자분께 감사를 표하며 글을 마친다.