Como capturar lições aprendidas em projetos? (2 de 2)
Por que os projetos falham? Existem vários fatores que levam ao fracasso ou sucesso do projeto, mas gestores de projetos que fazem gestão de lições aprendidas tendem a ser mais bem-sucedidos. Aprender com os erros deve ser parte do cotidiano de um projeto e para ajudar nessa aprendizagem, esse artigo apresenta mais três métodos para captura de lições aprendidas:
Reuniões de Retrospectiva: As reuniões são coordenadas pela equipe que é auto administrável com o apoio de um facilitador que coleta e organiza a informação dos demais integrantes. É um método muito utilizado em frameworks ágeis como SCRUM.
As reuniões são realizadas no fim de cada fase do projeto. Geralmente uma fase dura quatro semanas (Sprint). Durante as reuniões de retrospectiva a equipe analisa como foi o trabalho, se os objetivos daquela fase foram cumpridos e se as expectativas do cliente foram atendidas. Os principais pontos analisados são:
Quais foram os aspectos positivos da última fase?
O que foi aprendido nessa fase?
O que é necessário melhorar para a próxima fase?
Quais serão as próximas ações para atingir as melhoras identificadas?
Quais são os problemas que poderiam impedir o progresso do projeto?
Ba — Contexto Compartilhado: Um modelo de criação de conhecimento baseado em contexto compartilhado em movimento (Ba), onde o conhecimento é criado, compartilhado e utilizado (Nonaka et al., 2000). O Ba pode emergir em indivíduos, grupos de trabalho, equipes de projeto, reuniões e espaços virtuais, entre outros. A principal ideia desse modelo é a existência de um local onde os participantes compartilham os seus contextos e criam novos significados por meio de suas interações.
O objetivo principal da interação é estimular o ba. O ba precisa ser “energizado” para se tornar ativo e construir significado no ambiente de trabalho. Considerando que o conhecimento precisa de um contexto físico para ser criado, ba oferece tal contexto para a ação e interação. Ba varia de acordo com duas dimensões: tipo de interação (ou seja, individual ou coletiva) e mídia (ou seja, face-a-face ou virtual).
Dentro do contexto de lições aprendidas, o Ba pode ser aplicado por meio da interação de membros de diferentes projetos a fim de compartilhar diferentes experiências e visões distintas sobre a mesma experiência. Neste modelo a periodicidade e os participantes podem variar bastante. Esse modelo conta com a presença de um líder, que sintetiza o conhecimento adquirido por meio dos Bas em que participa. O principal benefício do Ba é proporcionar condições favoráveis a uma sinergia ativa aos processos de criação e ampliação de conhecimento.
Documentação Leve de Experiências: O método de documentação leve de experiências procura capturar as experiências obtidas logo após a conclusão de uma atividade em uma organização. As pessoas envolvidas na atividade são contatadas para contar as experiências obtidas por meio de uma história. A documentação coletada tanto na história quanto nos templates existentes para execução da tarefa deve ser colocada num local comum (e.g. uma pasta de arquivos) para facilitar o acesso subsequente das pessoas interessadas no aprendizado obtido na atividade (Schneider, 2000). O método de documentação leve de experiências pode ser descrito como segue:
1. Logo após uma atividade finalizar, faça com que os participantes-chave contem a história. Use uma breve lista de perguntas e coisas que você quer aprender;
2. Escreva a história com eles em alguns parágrafos, e recolha todas as versões mais recentes dos documentos mencionados na história (por exemplo, slides, planos e relatórios) que tiveram alguma relevância;
3. Em particular, procure modelos (templates) de documentos;
4. Coloque tudo isso em um diretório (como em um pote), vincule a história aos documentos a que ela se refere e use a história como o (único) mecanismo de acesso para os ingredientes no pote (a tampa — lid — cobre o pote). Por tampa, entende-se um mecanismo de acesso restritivo.
Este método é adequado para situações específicas tais como a introdução de novas tecnologias em um pequeno grupo de trabalho, o treinamento de uma atividade de um projeto como a escrita de planos e casos de teste, e a organização e realização de workshops ou em uma reunião de especialistas.
Com base nos métodos de captura de lições aprendidas descritos neste artigo e no anterior, as organizações podem incluir a gestão de lições aprendidas como um objetivo explícito do projeto. Culturalmente, no Brasil temos muita dificuldade para realizar a gestão de lições aprendidas em projetos, por isso o conhecimento dos métodos pode ser o primeiro passo para a implementação desse tipo de gestão.
Referências
Nonaka, I., Toyama, R., & Konno, N. (2000). SECI, Ba and Leadership: a Unified Model of Dynamic Knowledge Creation. Long Range Planning, 33(1), 5–34.
Schneider, K. (2000). LIDs: a light-weight approach to experience elicitation and reuse. In Product Focused Software Process Improvement (pp. 407–424). Springer Berlin Heidelberg.
Sutherland, J. V. & Schwaber, K. (1995). Business object design and implementation: OOPSLA ’95 workshop proceedings. The University of Michigan. p. 118. ISBN 3–540–76096–2.
