O que aprendi ao criar um programa de qualidade de contratação em uma empresa de tecnologia

Recentemente completei dois anos trabalhando na Kobe Apps, uma empresa de tecnologia com diversas frentes de negócio, desde a comercialização de um produto mobile commerce, até a prestação de serviços de Software House e Outsourcing.

Quando ingressei na empresa, tive o desafio de tornar a área de Recrutamento e Seleção mais estratégica, organizando diferentes processos e tomando decisões baseadas em dados. Os desafios foram desde tarefas mais simples, como organizar um fluxo padrão de registro de pessoas candidatas nas mais diversas plataformas que utilizávamos, até criar programas mais robustos, como o programa de qualidade de contratação.

Por acreditar na potência do conhecimento compartilhado, gostaria de dividir minha experiência com o programa de qualidade de contratação. Como defende Conrado Schlochauer em seu livro “Lifelong learners: o poder do aprendizado contínuo”, o aprendizado informal é tão importante quanto o aprendizado formal. O autor inclusive utiliza a expressão lifewide learning, que poderia ser considerada como a aprendizagem em todos os domínios da vida, não dependendo somente de um aprendizado mais formal, como escolas, cursos, etc. Então vamos lá!

Mapeando dores e traçando um objetivo

Naquele momento, a nossa principal dor era a de não ter um parâmetro claro em relação ao desempenho das contratações que realizávamos. Nós temos um programa de avaliação de desempenho 360º, mas cada nova contratação só participava deste momento após completar três meses de empresa, dado o seu período inicial de adaptação. Além disso, isso poderia nos auxiliar a evitar possíveis pedidos de desligamento durante o período de experiência, o que gera custos adicionais para a empresa, além de ser prejudicial para o projeto/cliente. Em soma a esses fatores, gostaríamos de estar mais próximos uns dos outros e fornecer mais um espaço de fala, fortalecendo a nossa cultura remota. Além de potencializar o senso de pertencimento e desenvolvimento de um novo Kober, contribuindo para dois de nossos valores culturais: Be Human e Enjoy the Journey.

Sendo assim, o principal objetivo do programa foi o de identificar possíveis melhorias, tanto culturais como técnicas, no período inicial de 90 dias de uma nova pessoa colaboradora. Para além deste objetivo principal, tínhamos como objetivos complementares: garantir a eficiência das contratações durante dos primeiros 90 dias, aproximar a área de R&S da nova pessoa colaboradora ao longo de toda a jornada da mesma e não só durante o processo seletivo, potencializar a experiência da nova contratação e gerar insights para futuras contratações. Quer saber como fazemos isso?

Estruturando o programa

Sabemos que cada empresa possui elementos que as diferenciam, sejam eles elementos culturais, estruturais, técnicos, dentre outros. Sendo assim, nem tudo o que se vê em uma empresa que é referência no mercado, por exemplo, pode ser 100% replicável em outra empresa, pois existem muitas variáveis envolvidas. Contudo, entender o que as empresas vêm aplicando em relação ao período de experiência das pessoas colaboradoras pode ser gerador de reflexões, além de inspirar novas ideias. Por isso, realizamos alguns benchmarkings tanto com empresas similares a nós, como com empresas que admirávamos, além de pesquisas externas nas mais diversas fontes. Por fim, realizamos um momento de brainstorming com as lideranças para compreender o que elas consideravam importante de se acompanhar e o que seria um dado que as ajudaria a tomarem decisões. Analisando todas as variáveis, construímos dentro do time de People esse modelo:

• 7º dia de trabalho: Momento de Check-in Survey de 20min (People + nova contratação)
• 40º dia de trabalho: Envio de formulários (Liderança + nova contratação)
• 80º dia de trabalho: Envio de formulários (Liderança + nova contratação)
• 85º dia de trabalho: Momento de Check-in Survey de 20min (People + nova contratação) + momento de Check-in Survey de 20min (People + liderança)

Desta forma, conseguimos realizar ações, caso necessário, antes de se completar os períodos de experiência (45 dias + 45 dias). Além disso, conseguimos ter insumos mais completos e detalhados através dos momentos de conversa síncrona (check-in survey). Ao total são quatro formulários, dois para lideranças e dois para pessoas colaboradoras, sendo que cada parte recebe um formulário aos 45 dias e outro aos 90 dias. Cada formulário tem uma média de 15 perguntas e possui temas relacionados a desempenho, interação com a liderança, interação com pares, cultura da empresa, materiais de trabalho, segurança psicológica, motivação, identificação com a posição/tarefa, demandas iniciais, dentre outras. É importante salientar que essa estrutura é somente do nosso programa de qualidade de contratação, que faz parte de um programa maior de onboarding.

Aprendizados pós implementação do programa

Analisando os dados após um ano de programa, mantivemos uma média de 9,5/10 de satisfação somando os dados recolhidos nos quatro formulários, o que consideramos uma média muito positiva. Ademais, somente 3% do total de saídas da empresa no último ano, tanto voluntárias como involuntárias, foram durante o período de 90 dias, refletindo uma boa taxa de sucesso de contratação. Ao longo deste tempo, fomos tendo momentos mais críticos, mas na sua grande maioria foram momentos de felicidade e reconhecimento.

Conseguimos criar planos de desenvolvimento individuais, junto à liderança, para ajudar a alavancar perfis que não foram tendo uma avaliação excelente durante o seu período de experiência, o que fez com que houvesse uma melhora no desempenho daquelas pessoas. Ainda, conseguimos propor uma divisão melhor de tarefas e demandas entre o time a partir de pontos mapeados em conversas de check in survey. Também conseguimos ter mais ideias de como aperfeiçoar o nosso onboarding, além de ações de endomarketing e de employer branding que o time de People poderia estar conduzindo. E conseguimos ajustar algumas questões pontuais de acesso a ferramentas, equipamentos e inclusão em momentos internos, capacitações e benefícios diferenciados.

3 dicas para alavancar o seu programa

Apesar de notarmos diversos benefícios em se ter um programa de qualidade de contratação, nem sempre é uma tarefa fácil mantê-lo no ar e conseguir o engajamento de todas as pessoas envolvidas. Por isso, separei três dicas para alavancar o seu programa.

1. Reforce a importância do programa continuamente para os stakeholders

A verdade é que o engajamento melhora se a pessoa percebe o valor que aquilo tem. Isto é, para manter as pessoas motivadas em participar do programa e serem transparentes em suas respostas, faz-se necessário reforçar o quanto o programa pode ser agregador para todas as pessoas envolvidas. Isto pode ocorrer em diversos formatos, momentos e abordando pontos distintos.

2. Seja guardião(ã) do programa

Aqui na Kobe nós explicamos sobre o programa desde o primeiro dia da pessoa na empresa, além de reforçarmos a nossa comunicação sobre o programa por e-mail, slack e calendar em diversos momentos da jornada da pessoa colaboradora. É preciso observar e acompanhar se os formulários estão sendo respondidos, priorizar os momentos de conversa síncrona e ter a atenção se os dados que as pessoas estão compartilhando são somente para “cumprir protocolo” ou se estão sendo respostas sinceras e transparentes.

3. Trabalhe com as informações recebidas

De nada adianta coletar informações e querer o engajamento das pessoas, se não trabalharmos com o que coletamos e escutamos. Ou seja, aproveite os momentos proporcionados pelo programa para trocar percepções sobre a empresa, acolher, ter uma escuta atenta e empática, tomar decisões, propor melhorias, etc. Se o objetivo principal é o de identificar possíveis melhorias, tanto culturais como técnicas, no período inicial de 90 dias de uma nova pessoa colaboradora, é importante que se tenha em vista um planejamento de como propor essas melhorias, de que forma é possível realmente criar uma experiência cada vez melhor para aquela pessoa colaboradora e para aquela liderança, levando em conta a subjetividade e as motivações de cada um.

Reflexões finais

Em síntese, é possível de se perceber que possuir um programa de qualidade de contratação pode ser gerador de diversos benefícios, tais como: redução de turnover não só no período de experiência, mas no geral; redução de custos (contratação, treinamento, etc); aumento da motivação e da satisfação da pessoa contratada; possível engajamento da pessoa contratada com marca da empresa; criação de um relacionamento mais íntimo e transparente junto com a área de People; mapeamento de acertos e pontos a melhorar para futuras contratações; sugestões de melhorias para a empresa como um todo; dentre outros.

Lembrando que todo o processo que envolve pessoas pode ser desafiante, pois somos diferentes e cada um de nós possui visões diferentes de mundo. Além do mais, por mais que o programa seja benéfico, pode ser que tenhamos que fazer adaptações constantes nele e talvez chegue um momento em que não faça mais tanto sentido tê-lo. Só vamos saber testando e procurando sempre medir o impacto de nossas ações.

“Nesta era da informação em que vivemos, o objetivo de muitas empresas e muitas equipes não é mais a prevenção de erros ou a reprodutibilidade. Pelo contrário, é a criatividade, a velocidade e a agilidade. […] Muitos pequenos erros, embora algumas vezes dolorosos, ajudam a empresa a aprender com rapidez e são parte fundamental do ciclo de inovação. Nessas circunstâncias, regras e processos não são mais a melhor resposta. Você não está procurando uma orquestra. Deixa o maestro e as partituras de lado. Monte uma banda de jazz. O jazz enfatiza a espontaneidade individual.” (Reed Hastings e Erin Meyer, “A regra é não ter regras. A Netflix e a cultura da reinvenção”, pág. 322, 2020).

Quer saber mais sobre o programa ou sobre qualquer outro assunto relacionado a pessoas? Fique à vontade para entrar em contato comigo. Para mim é sempre um prazer poder compartilhar experiências e conhecimento! 💙