Ne yapıyorduk Geri mi Bildiriyorduk ?

Kahvemizi, çayımızı alalım, konumuz Geri Bildirim. Şimdiye kadar hem birebirde çalıştığım arkadaşlarımdan hem okuduklarımdan ve geri bildirim ile ilgili katılmış olduğum bilgi paylaşımı seanslarından sonra aldığım notlarla kendi filtremden geçirdiğim bir içerik ortaya çıkarmak istedim. Konunun içinde öz farkındalık da olduğu için, sürekli bir gelişimden bahsediyoruz. Size de faydası olabileceğini, ufak da olsa bir ışık yakabileceğini düşünerek yazdıklarımı paylaşmak istedim ve işte buradayız.

Yazı boyunca size bahsedeceğim konular aşağıdaki gibi olacak.

Gelin, geri bildirimin tanımı ile başlayalım…

Peki ya ne değildir ?

-Eleştiri,

- Uyarı,

- Yargılama,

- Öğüt verme değildir.

- İltifat amacıyla ve

-Kişiliğe yönelik yapılmaz…

Neden geri bildirime ihtiyaç duyuyoruz dersek de, 5 ana nedenden bahsedebiliriz. Geri Bildirim iletişim kurduğumuz ve ortak bir alanda iş birliği içinde çalıştığımız her yerde karşımıza çıkacaktır ve bunu fark etmesek de ses tonumuz, vurgumuz, yüz ifademiz, kullandığımız kelimeler ile ve bazen sessizliğimiz ile bile karşı tarafa bir tepki vermekteyiz. Madem bunu zaten yapıyoruz hadi gelin karşı tarafın varsayımına bırakmadan, daha açık ve net şekilde yapalım.

Bir ikincisi, bizi etkin şekilde dinlemeye ve etkili iletişim kurmaya iter. Çoğunlukla dinlemekten çok kendi söyleyeceğimize odaklanarak kurduğumuz dialogların yerine, karşılıklı anlamaya ve anlaşılmaya odaklı bir iletişimden bahsediyoruz burada. Bu bulunduğumuz çevreye olan pozitif etkimizi de arttıracaktır. Aynı zamanda motive etmek için bir fırsattır. Geri bildim denilince akla gelen genelde hep gelişime açık taraf oluyor ama hayır taktir de bir geri bildimdir ve bu motivasyonumuzu da etkiler. Son olarak gelişim için gereklidir ve öğrenmeye devam etmenin yoludur çünkü hepimizin kör noktaları mevcut, kendimiz ile ilgili varsayımlarımız var ama çoğunlukla kendimizi dışardan gözlemleyemiyor ve davranışlarımızın etkisini fark edemeyebiliyoruz. Yani bir yansıtmaya ihtiyaç duyuyoruz. Bu kör noktaları anlamak için JoHari penceresine de kısa bir göz atabiliriz.

JoHari Penceresine çok ayrıntılı şekilde girmeyeceğim, belki başka bir yazının konusu olur ama özet tabloda gördüğünüz gibi, hepimizin bir kendi bildiklerimiz bir de diğerlerinin gördükleri var, seviyelerine göre de bazı alanlar oluşuyor. Hem kişi tarafından hem de diğerleri tarafından bilinen alanımıza “Açık Alan” diyecek olursak, kişi tarafından bilinmeyen ancak diğerleri tarafından bilinen alanlara da “Kör Alan” diyebiliriz. İşte geri bildirim tam bu iki alanın arasında kendimiz ile ilgili bildiklerimizi arttırabilmemiz için bir araç aynı zamanda.

Geri bildirim almak çoğu zaman vermekten daha zor ve bu kadar faydalı sayabilceğimiz nedene rağmen yine de zorlanıyoruz, çünkü hepimiz içgüdüsel olarak gelişmek ile olduğumuz gibi kabul edilmenin arasında kalıyoruz.

Ya haksızlığa uğradığımızı düşünüyor ve söylenenin tamamen doğru olup olmadığını beynimizde araştırmaya başlıyoruz ve sonucunda en ufak uymayan bir yer yakalarsak da “Tamam ya bu benlik değil.” deyip kenara kaldırıyoruz.

Ya da, söylenenler karşısında benlik duygumuz zedeleniyor ve çoğunlukla karşı taraf onu söylemese bile bizdeki yankısı farklı olduğu için yine bir kenara kaldırıyoruz. Son olarak da veren kişi ile ilgili eğer negatif bir düşüncemiz var ise o kişi bize ne söylerse söylesin onunla ilgilenmeyebiliyoruz yani içerikten çok kişiye odaklanıyoruz.

İşte tam bu noktada yazının en başında da bahsettiğimiz öz farkındalık devreye giriyor. Eğer tam o an kendimizi dinleyip bu duygulardan birine düştüğümüzü fark edebilirsek, bir kez daha düşünebilir ve bize fayda sağlayacak kısmı daha rahat anlayabilir, alabiliriz.

Bunlara ek, karşı tarafın doğru iletişimi kurmaması da geri bildirimi alan kişiyi zorlayabilir ve bu da bir sebep olabilir tabii ki. Bu noktada da nasıl verildiğinde daha iyi olacağını bilmek, aradaki farkı gözlemleyebilmemiz ve durumu anlayabilmemiz için bize yardımcı olacaktır.

Geri Bildirim vermek kısmına gelecek olursak da, dikkat etmemiz gereken konuları 10 maddede toparlamaya çalıştım.

Burada piskolojik güvenlik olarak bahsettiğimiz şey, kişinin yanlış olsa bile düşündüğünü söylemeye çekinmediği bir ortamda bulunuyor olmasıdır. Bulunduğumuz ortamda bu olmadan geri bildirim vermeyi geçelim, sağlıklı bir iletişim kurmamız da çok mümkün görünmüyor. Bu nedenle ilk madde olarak bunu yazabiliriz diye düşünüyorum. Burada altını çizmek istediğim bir diğer madde de son madde, genelde bir parça bencil bir yaklaşıma girip sadece kendimize fayda sağlayacak şekilde geri bildirim vermeye meyilli olabiliyoruz. Oysa ki buradaki yaklaşım karşı tarafta bir gelişimi tetiklemek, tabii ki beraber bir iş çıkarmaya çalışıyorsak bunun dolaylı etkisi bize de olacaktır. Aradaki maddelerin daha net olduğunu düşünüyorum ve hali hazırda epeyce uzun olmuş yazımı daha çok uzatmamak için devam ediyorum…

Bunların hepsini göz önünde bulundurduk ve gözlem yaptık, tespitimiz var diyelim…

Nerede ve Nasıl Geri Bildirim vermeliyiz ?

Nerede sorusuna, güven ortamında, doğru yerde ve doğru zamanda diyebiliriz. Burada püf nokta kişinin sizi dinleyebilmesi için uygun bir yerde olması. Zaman olarak da yine rahat hissettiği bir zaman olmalı. Burada gözlem önemli, hatta ihtiyaç halinde kişiye uygun olup olmadığı sorulabilir de.

Örneğin, CEO sunumuna yetişmeye çalışan ya da can sıkıcı, yoğun bir toplantıdan çıkmış birine geri bildirim vermeye çalışmak ile bir fayda sağlayamazsınız.

Nasıl kısmına gelirken şunu söylemekte fayda var, bir çok teknik ve yöntem mecvut deneyip, görüp detay vereceğim diye çok da karmaşık bir hale getirmeden yapmak en iyisi. Ve tabii ki hayat boyu her geri bildiriminizi bu şekilde kurallara bağlı da veremeyeceksiniz, ya da vermeye gerek duymayacaksınız. Kişi ile aranızda gelişen iletişim olgunlaştıkça bir cümle ile de aynı yere gelebiliyor olunacaktır ama bu uzun bir yol ve herkes ile de aynı noktaya gelinemeyebilir. Bu nedenle bu teknikler yanımızda, bir yerden başlayabilmemiz ve olabildiğince etkili şekilde iletişim kurabilmemiz için hatırlatıcılar.

Ben sizinle fikir olması için geri bildirim verirken kullanabileceğiniz 3 tane yöntemi paylaşıyorum.

Şiddetsiz İletişim Modelinde karşımızdakini empati ile anlamaktan, suçlamadan, yargılamadan, duygu ve ihtiyaçlarımızı paylaşmaktan bahsediyoruz. Bu aynı zamanda kendi duygularımıza sahip çıkmayı da kapsıyor. Örneğin, “Sen bana kendimi kötü hissettirdin” yerine, “Ben kendimi kötü hissettim” diyerek duygularımızı paylaşmak ve bu duyguları tetikleyen ihtiyacımızı izah ederek bir aksiyon ricasında bulunmak.

Bu yöntemlerin sonundaki “Aksiyona yönelik soruların karşı tarafa sorulması“ da yine gözlem ile karar verilebilir bir adım. Bazen karşınızdakine tespitinizi doğru şekilde aktardığınızda bu soruyu sormadan zaten kendisi sorumluluk alır ve uygulamaya geçer, eğer bunu gözlemleyebiliyorsanız ve tanıyorsanız sormanıza gerek de olmayabilir. Aynı şekilde bazı kişiler sizden destek istemeyebilir, bu nedenle gözleminize göre bu adımlar için öncesinde karşınızdaki kişiye “Destek olmamı ister misin ? diye sormak da bir opsiyon olabilir. Bunları da aklımızda tutmakta fayda var. Unutmayın herkes farklı, gözlem şart!

2 tane basit örnek ile pekiştirmeye çalışacağım.

Yazımı sonlandırırken çok kısa İleri Bildirim/Besleme (Feedforward) kavramından da bahsetmek istiyorum.

Geri bildirim, geçmişte yaşanan bir olaya istinaden size gözlem yapan kişi tarafından verilirken, burada ileriye dönük, kendiniz için belirlediğiniz bir konuda, fikri olduğunu bildiğiniz kişiye gidip sizin sormanızdan bahsediyoruz. Püf nokta eğer farkındaysak ve gelişmek istiyorsak neden bekliyoruz ki ? Konuyu belirleyelim, gidelim fikir alalım, teşekkür edelim ve üzerine düşünelim. Neden olmasın ? :) diyor beğendiğim bir söz ile bitiriyorum.

Sevgiler,

Seda Oğuzer