Takımların Çevik Dönüşüm Yolculuğu: Tuckman Modeli

Herkese Merhaba, bu yazımda size Takımların Çevik Dönüşümünde sıklıkla kullanılan Tuckman Model’inden bahsedeceğim.

Takımların oluşmasından projeyi teslim edene kadar geçen sürenin etkin ve verimli ilerlemesi iyi ekip olmak ile doğru orantılıdır.

1965'te Bruce Tuckman, bir ekibin gelişmesi ve büyümesi için dört aşamanın gerekli olduğunu söyleyen modelini özetleyen “Developmental Sequence in Small Groups” makalesini sundu. Tuckman başlarda 4 aşama olarak belirlediği bu modele 1975 yılında bir aşama daha ekleyerek son haline getirmiş ve bir takımın gelişimini 5 aşamada göstermiştir. Bunlar;

• Forming (Şekillenme)
• Storming(Farklılıkları Yönetme)
• Norming(Birlikte Çözüm Üretme)
• Performing(Birlikte Performans Gösterme)
• Adjourning (Çözülme)

Belli bir amaç için bir araya gelen farklı yetkinliklerden kişiler bir takımı oluşturur ve Tuckman Modeli’ne göre takımlar bu 5 aşamadan sırasıyla geçer. Tuckman Modeli, takımın etkileşimlerini daha verimli hâle getirerek iş kalitesini artırmaya yardımcı olur. Tuckman Modeli sayesinde takım üyeleri her aşamaya hakim olur, aşamalar öncesinde belli olduğu için takım onları neyin beklediğini bilerek çalışır.

Şimdi de çok kısa bu 5 adımdan bahsedelim.

Forming (Şekillenme)

Takımın kurulmasındaki ilk aşamadır. Takım bir araya gelir birbirleriyle tanışır, projedeki rol ve sorumlulukları hakkında bilgi edinir. Vizyon, misyon ve takım içi iletişimin nasıl yapılacağı gibi konular ele alınır. Bu aşamada asıl amaçlanan insanlar ve sorumluluklarıdır bu sebeple Forming aşamasında takımdan çok fazla verim beklememek gerekir.

Scrum’da roller Scrum Master, Product Owner ve Developers olarak ayrılır, bu sebeple herkesin sorumluluğu nettir, bireysel olarak sorumlulukların tanımlanması daha kolaydır. Projenin detayları, Product Owner tarafından takım üyelerine aktarılırken Scrum sürecinden ise Scrum Master sorumludur. Agile takımlarda hiyerarşi olmadığı için bu iki rol de takımı denetlemez, ürünü tamamlamanın en uygun yolunu bulmaya odaklanır. Scrum Master bu aşama da Kickoff etkinliği düzenleyebilir, takım üyelerini kaynaştırmak için ice-breaker olarak kullanılan pek çok oyundan faydalanabilir. Takım içi Scrum bilgisini yaygınlaştırır yeri geldiğinde koçluk yeri geldiğindeyse mentörlük yapar.

Forming aşamasının karakteristik özellikleri arasında sorgulama, başlarda hevesli görünme, güvenli alanda kalma isteği ve genellikle konuşmalar arasında sakin ses tonu vardır.

Bu aşamada stratejik olarak bir lider belirlemek başlangıç için iyi bir seçenek olabilir. Takım içerisinden deneyimli biri liderlik için seçilebilir veya takım dışı biri de tecrübesiyle takıma mentörlük yapabilir. Mentör veya lider olarak seçilen kişi, takımın amacı, hedefleri ve dış ilişkileri hakkında birçok soruyu yanıtlamaya hazırlıklı olmalıdır. Süreçler genellikle göz ardı edilir.Takım üyeleri, sistemin ve liderin toleransını test eder.

Storming (Farklılıkları Yönetme)

Takımın birbirini tanımaya başladığı, birbirinden farklı yönlerini keşfettiği, aralarında anlaşmazlıkların başladığı evredir. Takım üyeleri sorumluluk almaya başladığı için gerginlikler su yüzüne çıkabilir ilk aşamada gözlenen heyecan ve naziklik yerini gerginliğe bırakabilir. Tepkilerin en büyük nedeni iş yükü, iş-zaman dengesinin kurulamaması, rollerin ekip içinde benimsenmemesi, pasif-agresif tutumlar ve takım üyelerinin kendini takıma ait hissetmemesi olabilir.

Bu evrede takımların bu sorunların üstesinden en iyi geliş yöntemi etkin “Sprint Retrospective”dir. Sprint sonlarında yapılan bu etkinlikte takım üyeleri her türlü sorunu konuşur, birbirlerine geri bildirim verip gerekli aksiyon adımlarını alırlar. Takım sorunlarına yönelik Retrospective yöntemleri kullanılarak takımın hangi konuda neler hissettiği, sorunun ne olduğu konuşulur ve çözüm aranır. Takımın bu aşamayı başarılı bir şekilde tamamlayabilmesinin bir adımı ise güven ortamının sağlanmasıdır. Takım içinde psikolojik güvenlik, işbirliğinin sağlanması, takım üyelerinin risk ve sorumluluk almaya teşvik edilmesi için Scrum Master fasilitatörlük yapar.

Bazı takımlarda bu aşama gereksiz gerginliğe yol açabileceği düşüncesiyle çok üstünde durulmadan geçilir. Çatışmadan kaçınan takım için ilerleyen aşamalarda daha büyük sorunlar gün yüzüne çıkabilir. Bu sebeple bu aşamada takım sorun çözümünden kaçmak yerine iyileştirmenin ve sorunların kök nedenine odaklanmalıdır.

Storming aşamasının özellikleri arasında direnç, katılım eksikliği, fikir çatışmaları ve rekabet bulunur.

Bu aşamanın stratejileri arasında geri bildirim vermek ve talep etmek, sorunları belirlemek ve çözümlerini kolaylaştırmak, sorunları normalleştirmek ve taahhütleri yerine getirerek güven oluşturmak yer alır.

Norming (Birlikte Çözüm Üretme)

Takımın süreçlerini ve çalışma tarzını geliştirdiği sorunların düzelmeye başladığı aşamadır. Takım üyeleri birbirlerinin güçlü yanlarını farketmeye başlar ve kişisel kazançtan çok takım olma bilinciyle çalışır. Storming aşaması sonrası herkes birbirleriyle alakalı olumsuz düşünceleri kabullenmiş, takım üyeleri arasında yardımlaşma ve takdir etme başlamıştır.

Yeni işler ortaya çıktıkça veya yeni bir olay meydana geldiğinde Storming aşamasına geri dönülebilir ancak takım üstesinden gelmeyi tecrübe edip öğrendiği için daha kolay ve yapıcı bir şekilde bu sorunların üstesinden gelir. Bu aşamada takım artık olgun bir takım olma yolunda ilerler. Diğer Scrum etkinliklerini de etkin şekilde gerçekleştiren takım Sprint Hedefi’ni tamamlama odaklı sprint koşar.

Norming aşamasını karakterize eden özellikler anlaşma ve fikir birliği, takımın birbirine karşı destekleyici olması, güven duygusu ve uyumlu çalışma vardır.

Bu aşamanın stratejilerinde; bireysel ve takım çabalarını tanıma, öğrenme fırsatları yaratma ve takımın ‘enerjisini’ izleme vardır. Liderin görevleri takım içerisinde dağıtılabilir.

Performing (Birlikte Performans Gösterme)

Takımın en yüksek performans sergilediği ve çatışmanın en az olduğu aşamadır. Güven ortamının oluştuğu takımda güçlü iletişim ve işbirliği sağlanmıştır. Takım üyeleri inisiyatif alarak kendi içinde sorunları çözer hale gelmişlerdir. Takım üyeleri takım olarak hareket eder ve karşısına çıkacak her türlü engeli aşabilecek motivasyona sahiptir.

Artık olgun olan takım karşısına çıkan sorunları bu aşamada bir fırsat olarak görür, iyileştirme ve aksiyon adımlarını belirler ve uygular. Diğer Scrum etkinlikleri de en etkin şekilde gerçekleştirilir.

Çevik dönüşümdeki tüm takımların hedefi bu gelişim sürecinde Performing adımına ulaşmak olmalıdır. Sürekli iyileşme ve gelişmeyi takım hep odağında tutmalıdır.

Bu aşamanın karakteristik özelliklerinde hedefleri net anlayan, farkındalığı artmış ve ortak vizyona sahip bir takım vardır. Takım artık lider veya mentörün yönlendirmesine ihtiyaç duymaz ve tutarlı performans gösterir.

Performing aşamasının stratejileri arasında minimum müdahale, takdir, toplu karar alma ve problem çözmeyi teşvik etme yer alır.

Adjourning (Çözülme)

Beşinci aşama, belirlenen hedefe ulaşıldığı dolayısıyla gelişim adımlarının tamamlandığı aşamadır. Bu aşamaya geçen takımlarda ürün başarıyla tamamlandığında başarmış olma hissi baskın olsa da takımın dağılma ihtimali veya belirsizlikler sebebiyle endişe üzüntü hissedilebilir. Tüm bu duyguları bir arada yaşayan takımlarda motivasyon kaybını ve üretkenliğin düşmesini engellemek için yöneticiler takıma destek olabilir.

Takımın kendini değerlendirmesi bu aşamada hem sonraki projeler hem de bireylerin gelişimine referans olması için önemlidir. Takımda denenmiş en iyi uygulamaların veya öğrenilmiş derslerin paylaşılması hem motivasyonu arttırır hem de yol gösterici olur.

Adjourning aşamasının karakteristik özellikleri takımın dağılma riskine karşı üzüntü, ekibin ve bireysel çabaların görülebilir olması yer alır.

Bu aşama için stratejiler arasında değişimi desteklemek, ekip değerlendirmeleri, bireysel onaylar için bir fırsat sağlamak yer alır. Takımın başarısını ve emeğini kabul eden bir etkinlik -kapanış kutlaması gibi- düzenlenebilir.

Tuckman Modeli; takımın çalışma süreci içindeki tüm aşamalarını daha verimli hale getirmek ve süreci başarıyla sonuçlandırmak için oldukça önemli bir unsurdur. Sizler de eminim takım içerisinde yukarıda bahsettiğiniz durumları yaşamışsınızdır :)

Yazımı sonuna kadar okuduğunuz için teşekkürler :)