Zaman, dünyaya geldiğimiz andan itibaren hepimizin sahip olduğu ortak bir servettir. Ömrümüz boyunca bu serveti kullanarak yaşamımızı sürdürürüz.
Takvim düzeni ve saat dilimleri herkes için aynıdır. Bir yılda herkes için aynı sayıda gün vardır. Fakat herkesin zamanı kendine göre ilerler. Bu doğrultuda bu serveti düzgün harcamak ve değerli işlere imza atmak insanın kendi inisiyatifinde olan bir durumdur.
Yoğun hayat tempomuzda zamanı iyi yönetmek, başta bir külfet gibi gelse de aslında hayatımızı düzene sokacak olan en temel çalışmadır. Zamanı yönetmek demek hayatı yönetmek demektir. Kendi hayatımızın yönetimini ele alabilmemiz için zamanımızı nasıl yönetebileceğimizin üzerine kafa yormamız gerekir.
Zaman yönetiminin temel amacı kişinin gün içerisinde yapması gereken işleri belirli bir plan çerçevesine oturtarak iş/yaşam dengesini koruyabilmesidir. Bu sayede kişi hem yapması gereken işleri planlı bir şekilde tamamlayabileceği gibi hem de özel yaşamına yeteri kadar zaman ayıracaktır. Bu da aslında geleneksel çalışma hayatının yıpratıcı sonuçlarını ortadan kaldıracaktır.
Zaman Yönetimi Öncesi Yapılması Gerekenler
Çalışma hayatındaki kompleks yapılarda İş/yaşam dengesini koruyabilmek ve katma değerli çalışmalar üretebilmek için çeşitli tekniklerle zaman yönetimi yapılabilmektedir. Kişi, kendi koşullarını göz önünde bulundurarak kendisine en uygun tekniği seçmeli ve bu doğrultuda zamanının yani hayatının yönetimini yapabilmelidir. Bu tekniklere geçmeden önce kişi, zaman yönetimi yapabilmek için bir ön hazırlık yapmalıdır. Bu kapsamda 3konuya odaklanmak önemlidir:
· Kendimizle tanışmak
· Zaman israflarımızı belirlemek
· Çok fonksiyonlu çalışma yapısından uzaklaşmak
1. Kendimizle Tanışmak
Bir projeye başlarken paydaş analizi yapmak önemli bir adımdır. Bu analiz sonuçlarına göre karar noktalarımızı, proje risklerini ve güçlü/zayıf yönleri daha kolay belirleriz. Zaman yönetimindeki paydaş ise aslında kişinin kendisi olacaktır. Bu sebeple kişi önce kendini iyi analiz etmeli yani kendiyle tanışmalıdır. Burada güçlü ve zayıf yönleri iyi belirlemek gerekir. Kişi, güçlü yönlerinden faydalanmayı, zayıf yönlerini ise kabul ederek güçlendirmeyi hedeflerse kendi hayatının rotasını da kendi belirlemiş olacaktır.
2. Zaman İsrafları
Gün içerisinde vaktimizin tamamını verimli işlerle geçirmediğimiz hepimizin bildiği ama çok da dillendiremediğimiz bir gerçektir. Hatta bazı günler öyle çok gereksiz işlerle uğraşırız ki kendimizi sorguladığımızda değerli herhangi bir iş yapamadığımızı fark ederiz. Bu çalışmaya başlamadan önce ortalama bir gün içerisinde, zaman israfına sebep olan işlerimizi iyi belirleyerek kendimize bir liste çıkarabiliriz. Bu listede hem iş kaynaklı, hem kendimiz kaynaklı, hem de organizasyon kaynaklı zaman israfına sebep olan durumlara yer verilmesi önemlidir. Sosyal medyada harcanan zaman, gereksiz toplantılar, önemsiz mailler, plansız aramalar/ziyaretler, sigara molaları gibi her gün deneyimlediğimiz ve zamanımızı israf eden bu tarz durumlara muhakkak listede yer verilmelidir.
3. Çok Fonksiyonluluk
Çoğumuz aynı anda birden fazla işi yapabilmenin büyük bir başarı olduğunu düşünürüz. Bazen bir toplantıda katılımcı iken bir yandan maillerimizi cevaplarız, diğer yandan ise chatten başka bir konuyla ilgili bir yazışma gerçekleştiririz. Ancak bu işlerin ne kadarının hakkını verebiliyoruz?
Beynimiz belirli bir zaman içerisinde tek işe odaklanarak yapabileceğinin en iyisini yapmaya programlıdır. Aynı anda birden çok işi yapabiliyor gibi gözüksek de aslında haddinden fazla yıpranarak sadece işi bitirmeye odaklanırız. Bu durum da yapılan işin kalitesini düşürür. Bu sebeple zaman yönetimi tekniklerini uygulamadan önce çok fonksiyonlu olmanın bir başarı göstergesi olmadığını bilmemiz ve olabildiğince bu çalışma tarzından uzaklaşmamız gerekmektedir.
Kendimizle tanışıp zaman israfına sebep olan deneyimlerimizi belirledikten sonra ve çok fonksiyonlu çalışma yapısından minimum odaklı çalışma yapısına geçtiğimizde geriye kendimize en uygun zaman yönetimi tekniğini seçmek kalmaktadır. Aşağıda yer alan çeşitli teknikler birçok organizasyonda kullanılmakta olup oldukça popüler olan zaman yönetim methodları arasında yer almaktadır.
Zaman Yönetimi Teknikleri
1. Kanban Tekniği
Kanban Tekniği, Toyota’nın üretim tesislerinde verimliliği arttırmak için 1900’lerde ortaya çıkarılmış olan bir zaman yönetim tekniğidir. Bu kapsamda öncelikle yapılması gereken tüm işler belirlenmelidir. Bu işler, Yapılacak (To Do), Yapılıyor (In Progress) ve Tamamlandı (Done) olarak bir tablo içerisine, durumlarına göre yerleştirilmelidir. İşlerin yapılma süreçleri ilerledikçe, işler bu tabloda ilgili sütuna çekilmelidir. Oldukça basit şekilde, hem iş hayatında hem sosyal hayatta kullanılabilecek olan bu yöntem ile performans analizi rahatlıkla yapılarak zaman yönetimi gerçekleştirilebilmektedir.
2. Eisenhower Matrisi
Bu teknik, ismini ABD eski başkanı Dwight David Eisenhower’dan almış olup, işlerin önem ve aciliyet durumlarına göre bir matris yapısı içerisinde sınıflandırılmasını sağlar. “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemlidir.” şeklinde tanımını yapan D.D. Eisenhower, bu tekniği 2x2’lik bir matrisin 4 hücresinde açıklamıştır:
1. Acil — Önemli
2. Acil — Önemli Değil
3. Acil Değil — Önemli
4. Acil Değil — Önemli Değil
Matriste, Acil — Önemli bölümünde yer alan işler hemen yapılması gereken kritik işlerdir. Gün içerisinde enerjimizin en fazla olduğu zamanı bu bölümdeki işlere ayırmamız gerekir. Bu listede yer alan işleri ertelememeli ve yeterli zamanı ayırmamız çok önemlidir.
Acil — Önemli Değil bölümünde yer alan işler ise yine gün içerisinde sık karşılaştığımız iş gruplarındandır. Özellikle iş hayatında en çok duyduğumuz “acil” kelimesinin altında yer alan işlerin bir kısmı bizim için önemli olmayan işler olabilmektedir. Bu bölümde yer alan işlere gereğinden fazla vakit ayrılmamalı ve yapılabiliyorsa başkasına delege edilmelidir.
Acil Değil —Önemli bölümünde yer alan işler ise genelde sonra yaparım diye ertelenen işlerdendir. Ancak bu gruptaki işlerin genelde kaliteyi arttırma yönünde katma değeri olan çalışmalar olduğunu unutmamak gerekir. Sürekli ertelemenin önüne geçmek için muhakkak takvimimizde bu işlere bir yer ayırmamız gerekmektedir.
Matrisin son hücresi olan Acil Değil — Önemli Değil grubundaki işler ise herhangi bir katma değeri olmayan ve kimse için de aciliyeti olmayan işlerdir. Daha önemli işlere vakit ayırabilmek için yapılabiliyorsa bu işleri elemek, yapılamıyorsa da daha sonraya ertelemek gerektiği belirtilmiştir.
3. “Kurbağayı Ye” Tekniği
“Eğer işiniz kurbağa yemekse, en iyisi kurbağayı sabah ilk iş olarak yemektir ve eğer işiniz iki kurbağa yemekse, en iyisi büyük olanı ilk yemektir.” diyen Amerikalı Yazar Mark Twain zor ve zahmetli işleri ertelemeden, öncelik sırasının en başına alınması gerektiğini belirtmiştir. Bu sözden yola çıkılarak meydana gelen Kurbağayı Ye Tekniğinde, yapmak zorunda olunan, önem derecesi en kritik ve aslında en sevilmeyen işi, listede en üst sıraya alarak bu işi tamamladıktan sonra diğer işlere zaman ayrılması gerekliliği vurgulanır. Ayrıca bu yaklaşım, kişinin gün başlangıcında en zorlu işi tamamlayarak günün devamında motive bir şekilde de çalışmasını sağlayacaktır.
4. Pareto Prensibi
Birçok alanda kullanılan Pareto yaklaşımının temelini 80’e 20 kuralı oluşturur. Yaklaşımın sahibi İtalyan ekonomist Vilfred Pareto, yaptığı ekonomik incelemelerde, servetin %80’inin, nüfusun %20’sine ait olduğunu fark etmiş olup sonuçların %80’ini eylemlerin %20’sinin oluşturduğunu savunmaktadır.
Zaman yönetiminde Pareto prensibinde ise bitirilmesi gereken işlerin %80’inin %20’lik zaman içerisinde, kalan %20'lik işlerin ise zamanın %80'inin kullanılmasıyla açıklanır. Bu teknikte de aslında Eisenhower matrisindeki gibi önceliklendirilmesi gereken önemli işlere daha büyük bir zaman dilimi (işin %20’si zamanın %80’i) ayrılması, geriye kalan önem derecesi daha küçük işlere ise daha az zaman ayrılması (işin %80’i zamanın %20’si) önerilir.
Yukarıda bahsedilen 4 tekniğin dışında da kullanılan birçok zaman yönetim tekniği bulunmaktadır. Burada önemli olan kişinin kendisini iyi tanıması, gelişime açık olması ve kendine en uygun tekniği belirleyerek bunu uygulamasıdır. Sadece iş hayatında değil özel hayatta da uygulanabilecek olan bu yaklaşımlar hayatımızı verimli yaşamamızı da sağlayacaktır. Zaman durmadan akan bir nehir gibidir. Aynı nehirde iki defa yıkanılamayacağı gibi, geçen zamanı da geri getirmek mümkün değildir.
Seçil Öcal
