Jira Service Desk — Onay/Ret Özelliği ile Süreçlerinizi Hızlandırın

Nedir, ne işe yarar?

Jira Service Desk; onay verme-reddetme özelliği oluşturulan işlerin karar ve işleyiş süreçlerini hızlandırarak verimli,eksiksiz bir şekilde sonuçlanmasına yardımcı olur.

Neden Kullanmalıyım?

Bazı taleplerin iş sürecine dahil olmadan veya bir sonraki aşamaya geçmeden önce üzerinde çalışılabilmesi, tamamlanabilmesi için bir yönetici tarafından onaylanması gerekmektedir.

Örneğin; yönetici ayrılma talebini onaylayabilir, bilgi işlem sorumlusu bu kullanıcının hesaplarının kapatılmasını onaylayabilir ve işlem süreci onay-red aşamaları dahilinde ilerleyebilir.

Onay-Red özelliği, oluşturulan işin gerçekleştirilebilmesi veya bir sonraki adıma geçilebilmesi için organizasyonunuzda yetkilendirilen kişiler tarafından gerekli izinin verilmesine olanak sağlar. Onayı verecek kişiler “agent” kullanıcısı olmaya gerek duymadan Jira Service Desk’in bize sağladığı bu özellikten yararlanabilirler. Kişinin Jira Service Desk, Jira Software, ya da Jira Core kullanıcılarından biri olması yeterlidir.

Örnek:

Satın alma talebi:

Yeni çalışanların işe başlayacağı durumlarda, çalışana sağlanacak donanım, araç-gereç ve gerekli yazılımların satın alınması onayını, sorumlu yöneticilerin kontrolleri sağladıktan sonra vermesi gerekmektedir. Her bir yeni ürün talebi yapıldığında talepler yetkililerin onay sürecinden geçtikten sonra işleme alınmalıdır. Organizasyonunuz içerisinde çalışma pozisyonu gözetmeksizin sizin yetkilendireceğiniz her kullanıcı onay verme işlemini gerçekleştirebilir.

Satın alma senaryosunda sürecin nasıl işlediğini örneklendirmek gerekirse; yeni bir laptop satın alma talebinde bulunan çalışanın oluşturacağı form ekranı aşağıdaki gibi görünecektir:

Çalışanın satın alma talebi oluşturulmasının ardından onay verecek kişiye talebin oluşturulduğuna dair bildirim iletilir. Onayı verecek kişi talepler sekmesine girerek bekleyen talepleri aşağıdaki görseldeki gibi listeyebilir.

Onay gerçekleştikten sonra bilgi işlem sorumlusu sadece onay almış işlerle ilgilenecek, böylece satın alma sürecinde zaman kazanılarak iş verimliliği artacaktır.

Onay verme özelliği, taleplerin gerçekleştirilmesi için ön koşul olan birden fazla ve farklı onayların verilmesi gerektiği durumları da içermektedir. Böylelikle veri hassasiyeti bulunan, kompleks, kritik vb… konularda belirlenilen koşullar.adımlar tamamlanmadıkça kişiye erişim hakkı tanımlanmayacaktır. Sonuç olarak organizasyonunuz onay süreci dahilinde yetkilendirme sonrası oluşabilecek problemlere karşı korunmuş olacaktır.

Jira Service Desk’in faydalı özelliklerinden biri de; iş takip yönetimini sağlayan Jira Software ile entegrasyonunun yapılandırılabilir olmasıdır. Bu sayede organizasyon içerisinde Jira Software ile Service Desk kullanan takımlar aralarındaki iletişimi kuvvetlendirerek sonuç odaklı çözüm kolaylığı sağlayabilmektedir. Pratikte kullanıcılar bir problemi Service Desk aracılığıyla sorumlu kişilere rapor olarak iletirler. Raporlanan problemin çözümü için gereken adımlar Jira Software ile tamamlanabiliyorken, yetkilendirilmiş kişi tarafında talebin ilerleyiş süreci raporlayan tarafından takip edilememektedir. Onay özelliği ile, problemin çözüldüğüne dair raporlayan kişiye geriye dönüş yapılması ve yanıt bekleme süreci yerine, kullanıcıdan gelen talebin durumunun takip edilebilmesi kolaylığı sağlanabilmektedir. Bir örnekle anlatmak gerekirse; Kargo şirketinde ürünün kaydının tutulmasından teslim sürecine kadar gerçekleşen her adım alıcılar tarafından takip edilebilebilir hale geliyorken aynı zamanda alıcı tarafından bu adımlardan herhangi birinde değişiklik yapılmak istenirse bir sonraki adım gerçekleşmeden kargo yetkilisine iletilir, yetkili bu talebi onayladığında teslimat alıcının isteği üzerine farklı adımları takip eder.

Ayrıca oluşturulan onay talepleri için de Jira Sorgu Dili’nin (JQL) bize sağladığı filtreleme özelliklerini çok hızlı bir şekilde kullanabiliriz.

Örneğin; Onaylanmış bütün onay taleplerinin listelenmesini aşağıdaki sorguyu çalıştırarak listeleyebiliriz:

Approvals = approved()

Nasıl çalışıyor?

Kişi, talebini bir portal veya e-mail aracılığı ile iletiyor.

Talep onay statüsüne geldiğinde uygulama tarafından onay yetkisi bulunan kullanıcıya bekleyen onayın bulunduğuna dair bildirim ulaşıyor.

Müşteri portalında onay yetkisi bulunan kullanıcı onay veya red seçimini gerçekleştiriyor.

Bu işlemden sonra talebin durumu bir sonraki aşamaya geçiyor. Eğer onay yetkisi bulunan kullanıcı yorum yaptı ise talepte bulunan kişiye yorumun içeriği iletiliyor.

Ne gibi ekstra imkanlar sunuyor?

Talepleri onaylayacak kişilerin seçimi: Eğer istenirse kişiye kendisinden sorumlu olacak yetkili kullanıcıyı seçme imkanı ya da sadece belirli kullanıcılar arasında seçim imkanı sunuyor.

İş akış diagramında istenilen herhangi bir durum statüsüne uygulanabiliyor. Onay veya red seçeneklerinden sonra belirlenen durum statülerine geçiş sağlanabilir.

Talep tipine göre değişkenlik gösteren senaryolar üretilebilir.

Kullanıcıların talep öncesi ve sonrası erişebileceği bilgiler belirlenebilir.

İş akışında birden fazla onay süreci bulunması veya farklı bir form alanı oluşturulabilmesi için özelleştirilebilir esnek yapıya sahiptir.

Organizasyonunuzun belirleyebileceği şartlar sağlandığında onay süreci otomatize edilebilir: Örneğin 5TL ve altında fiyatlandırmaya sahip ürünlerin satın alma taleplerinin otomatik cevaplanması ve onayının sağlanabilmesi mümkündür.

Atlassian partnerleri tarafından gerçekleştirilen organizasyonunuza özel geliştirmeler sayesinde Jira Service Desk daha birçok imkan sunmaktadır. Service Desk hakkındaki soru ve önerileriniz için yorum kısmını kullanarak iletişime geçmekten çekinmeyin.