İşe Alım Süreçlerinde Sağ Kolunuz: Jira

Atlassian ürünlerinin kullanım kolaylığından ve sektör bazında ihtiyaçlara göre geliştirilebilir olmasından daha önce sizlere bahsetmiştik. Jira, özellikle insan kaynakları departmanının işe alım süreçleri için ideal bir araçtır. Açık pozisyonların ve adayların mülakat ve onay sürecinde önemli adımların takibini kolaylaştırarak size iş akışınızda kolaylık sağlar. Bu yazıda Jira’nın İnsan Kaynakları departmanlarında kullanımı ve sunduğu kolaylıklara değineceğim.

Öncellikle departmanımıza özel bir proje açalım. Burada “İnsan Kaynakları-İşe Alım” adıyla bir Kanban Board oluşturabiliriz. Kanban board kullanımıyla ile ilgili detaylı bilgi sahibi olmak için yazımıza göz atabilirsiniz.

Kanban Board üzerinden adımlar için kolon oluşturma

Board’u açınca sağdaki 3 nokta menüsünden Board Settings kısmına gelelim:

Column Management’a tıklayarak işe alım sürecindeki adımlarımızı kolonlar halinde oluşturalım. (Burada biz sırasıyla giden basit bir iş akışı takip ediyoruz, daha karmaşık iş akışları için Jira adminliği yapan bir ekip arkadaşınızdan yardım alabilirsiniz.)

İşe alımdaki tüm adımlarınızı tek tek kanban board’da detaylı bir iş akışı oluşturarak açabilirsiniz veya başlangıç için ana hatlarıyla Güncel Başvuru, Ön Değerlendirme Tamamlandı, İk Mülatı Tamamlandı, Test Gönderildi, Teknik Mülakat Tamamlandı, Olumlu, Olumsuz şeklinde board’a kolonlar ekleyebilirsiniz. Burada sade veya karmaşık olması iş akışınızla doğru orantılı. İnsan Kaynakları dünyası sürekli değişen bir dünya olduğundan süreçlerinizde bir değişim olduğunda kolon sayısını ihtiyacınıza göre artırabilir veya eksiltebilirsiniz.

Proje’de issue oluşturma

Adayı boarda kaydetmek için yukarıdaki + sembolüne tıklamalısınız: (Kullandığınız versiyona göre + butonu yerine Create de yazabilir.)

Eğer Jira üzerinde birden fazla projeyle ilgilenmeniz ve süreçlerini yakından takip etmeniz gerekiyorsa + sembolüne tıkladıktan sonra Issue eklediğiniz projeyi kontrol etmenizi öneririm çünkü Issue ekleme tüm projeler için ortak bir ekrandan yapılıyor. Örneğin IK ve Oryantasyon olarak iki projemiz varsa ve iki projede de gün içerisinde sürekli çalışıyorsak yeni bir Issue oluştururken hangi projede olduğumuza ve hangi projeye eklemek istediğimize özellikle dikkat etmeliyiz. IK projesine eklemek isterken Oryantasyon projesine eklediğimiz durumlarda da Issue’yu kolaylıkla IK projesine taşıyabiliriz ama önceden kontrol etmek işimizi kolaylaştıracaktır.

Issue yaratırken ekran şöyle görünecek:

Issue Type kısmını, isterseniz iş ilanı/stajyer ilanı/senior/junior gibi ilanlarınıza göre isimlendirip çeşitlendirebilir veya Jira’yı özelleştiren ekipten ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmesini isteyebilirsiniz.

Issue oluştururken adayların bilgilerini detaylandırma

Issue oluşturma ekranında Summary kısmına adayın ad-soyadını yazabilir, yorumlarınızı veya detaylı bilgiyi Description kısmına ekleyebilirsiniz. Adayın özgeçmişini, karakter analizi raporunu, test sonucunu, ödev teslimini ve daha pek çoğunu Issue’ya belge olarak kolaylıkla yükleyebilirsiniz, böylece her adımda adayla ilgili bütün bilgi/belgeler tek seferde ulaşılabilir olur.

Örneğin aşağıdaki gibi hızlıca ulaşmanız gereken bilgileri ve adayla ilgili anahtar detayları Issue yaratma ekranında görüntülemek isterseniz Jira buna olanak sağlıyor. Issue yaratma ekranında İK projesi seçiliyken bu projeye özel alanlar eklendiği için şöyle görünüyor:

Jira akışlarınızı yöneten teknik ekip ile yapacağınız süreç planlamalarında ihtiyaçlarınızı belirterek Issue ekleme ekranında ek alanlar oluşturmalarını isteyebilirsiniz. Süreçlerinize ilişkin ihtiyaç kırılımlarınız için örneğin Issue’ları bir araya toplayan Epic Link alanı işinize yarayacaktır. (Epic Link nedir, nasıl kullanılır daha detaylı bilgi sahibi olmak için bu sayfaya bakabilirsiniz. Epic için şimdilik Issue’ları gruplamaya yarayan bir kavram dememiz yeterli olacaktır.)

Ben personel alımında pozisyonlara göre ana başlıkları Epic olarak ekledikten sonra ihtiyaç duyduğunuzda açtığımız junior developer, java developer, senior developer vb. gibi başvuruların gruplandırılması için uygun Epic kaydını seçip, Issue’ları bağlantılı bir hale getirebiliyorum. Bu sayede adayları başvurdukları iş ilanlarına göre toplu görebiliyor, takibini rahatlıkla yapabiliyorum. Epic link alanı ve daha eklenebilen pek çok alanın kullanımını çeşitlendirmek sizin elinizde.

Somut bir örnek vermek gerekirse; ben aşağıdaki gibi ilan başlıkları ve stajlar için oluşturduğum Epic’lerden birini Issue oluştururken şöyle bir ekran çıkıyor ve buradan seçiyorum, ilanlarım böylece aynı başlık altında toplanıyor ve filtrelemek çok daha hızlı oluyor.

Aşağıdaki Kanban Board’da sarı ve mor kutucuklar Issue’ların bağlı oldukları Epic’leri gösteriyor:

İnsan kaynakları süreçlerinde Confluence verimliliği

İnsan Kaynakları departmanının işe alım süreçleri için Jira’nın yanında dokümanlarınızı oluşturmak, OKR’larınızı belirlemek, performans değerlendirmenizi yapmak, özlük dosyalarınızı depolamak ve tüm bunları ekibinizle paylaşımlı olarak takip edip yönetebilmek için Confluence ürününü de kullanabilirsiniz.

Bir belgeye hızlıca başlamanızı sağlayan hazır şablonları, ekipçe çalışmayı kolaylaştıran kullanıcı deneyimiyle Confluence ürününü ve Jira ile entegre çalışabilen eklentileri nasıl daha etkili kullanacağımızı sonraki yazılarımızda paylaşacağız.

Atlassian’ın diğer uygulamalarını ve eklentileri hakkında detaylı bilgi sahibi olmak için Atlassian uygulama marketini inceleyebilirsiniz.

Kod Gemisi’nin deneyimli ekibinden özelleştirilmiş bir Jira için danışmanlık alabilirsiniz. Bilgi ve görüşme için selam <at> kodgemisi <.>com adresine e-posta atmanız yeterli.