10 Hal yang Harus Kamu Perhatikan Saat Memilih Aplikasi Menulis

Supaya kamu makin produktif menulis

Untuk seorang penulis (atau pengetik) di era digital seperti saat ini, kebutuhan terhadap aplikasi yang membantu jadi penting. Karena dengan aplikasi menulis, kita tidak hanya bisa menulis dengan mudah, tetapi juga bisa mengatur alur kerja menulis dari mulai sampai dengan mengarsipkan dengan baik. Itu mengapa, di tulisan saya sebelumnya, saya bercerita tentang bagaimana saya begitu patah hati saat harus berpindah aplikasi.

Nah, di bahasan kali ini, saya akan menjelaskan panduan tentang apa saja yang perlu diperhatikan ketika memilih aplikasi menulis.

Panduan ini akan saya tulis berdasarkan daftar poin-poin yang harus kita perhatikan dan sepenuhnya ditulis berdasarkan pengalaman saya menggunakan aplikasi yang pernah saya gunakan seperti Evernote, Upnote, Microsoft Word, dan Notion. Mohon diingat, panduan ini bersifat subjektif karena kebutuhan dan alur aktivitas menulis kamu dengan saya mungkin berbeda.

Berikut adalah sepuluh hal penting yang harus kamu perhatikan saat memilih aplikasi menulis.

1. Kemudahan Akses

Poin pertama yang perlu kita pahami tentang aplikasi menulis adalah tentang aksesnya. Tidak semua aplikasi menulis punya akses yang setara.

Microsoft Word misalnya, bisa kita akses di sistem operasi Macintosh, Windows, Linux, Android, dan iOS bahkan di peramban (Firefox, Safari, Opera, Edge dan lain-lain) sekalipun. Word adalah aplikasi yang paling akrab kita gunakan untuk menulis karena kebanyakan aplikasi ini sudah dikenalkan sejak bangku sekolah.

Begitu pula dengan Notion, aplikasi ini bisa digunakan di hampir semua sistem operasi dan peramban.

Saya sendiri menggunakan Windows dan Android, jadi aplikasi menulis yang saya gunakan tidak jauh dari dua sistem operasi ini.

Kendala yang biasanya terjadi tentang akses adalah soal ada beberapa aplikasi untuk menulis yang eksklusif hanya untuk sistem operasi tertentu. Maka, ketika memilih aplikasi menulis, pastikan aplikasinya bisa berjalan di sistem operasi di gawai atau perangkat yang kamu gunakan.

2. Batas Jumlah Catatan

Satu masalah besar yang saya hadapi ketika masih menggunakan Evernote adalah aplikasi ini tiba-tiba memberlakukan pembatasan jumlah catatan bagi pengguna gratis. Padahal catatan saya sudah mencapai ribuan dan saya otomatis tidak bisa menambah catatan apapun. Tentu ini mematikan gerak saya sebagai penulis yang setiap hari terus menulis.

Dulu, Notion juga sempat melakukan batasan catatan seperti ini. Namun kemudian melakukan pembebasan jumlah catatan dan akhirnya menjadi sangat populer digunakan oleh banyak orang termasuk para penulis.

Saya yang saat ini menggunakan Upnote, memang juga memberikan batasan jumlah catatan tetapi itu untuk pengguna gratis. Saat ini saya menggunakan Upnote secara berbayar jadi tidak perlu khawatir tentang batasan catatan.

3. Sinkronisasi Antar Sistem Operasi

Di awal saya membahas tentang kemudahan akses. Itu juga termasuk untuk sinkronisasi antar sistem operasi. Bagi saya yang punya mobilitas cukup tinggi, aplikasi menulis yang saya gunakan harus bisa berfungsi sebagai catatan spontan karena saya kadang juga menulis dan mencatat di smartphone Android. Dari ponsel pintar ini kemudian akan tersinkronisasi dengan laptop yang saya gunakan.

Ketika membuka aplikasi dari laptop, saya bisa kembangkan tulisan dengan lebih matang.

Semua proses ini bisa bermula hanya dari ponsel tanpa harus memindah-mindah naskah dari berkas yang satu ke berkas yang lain.

4. Kemudahan penggunaan

Rata-rata aplikasi menulis saat ini sudah sangat mudah untuk digunakan. Kolom sunting naskahnya terpampang jelas dengan bar alat-alat yang cukup universal. Jadi menulis di aplikasi saat ini seharusnya sudah sangat mudah.

Namun tidak berarti semua aplikasi menulis bisa dengan cepat kita pahami dan gunakan. Ada aplikasi menulis yang kadang dikembangkan untuk kebutuhan kalangan spesifik tertentu. Misalnya peneliti akademis.

Bagi saya yang hanya bekerja sebagai penulis dan juru ketik komersial, saya tidak membutuhkan aplikasi menulis yang membutuhkan tingkat mahir untuk bisa menggunakannya. Itu kenapa saya cenderung menggunakan aplikasi menulis yang secara prinsip adalah aplikasi mencatat, bukan menulis.

Microsoft Word adalah salah satu aplikasi yang butuh tingkat kemahiran tinggi. Aplikasi ini sebenarnya adalah aplikasi menulis naskah buku yang jumlah katanya bisa mencapai ratusan ribu kata. Itu mengapa ada banyak alat pendukung proses sunting naskah maupun tata letak di aplikasi ini. Jadi jangan heran jika aplikasinya sulit untuk dijinakkan.

5. Kemungkinan Luar Jaringan (Luring)

Tidak setiap saat saya berada di dalam jaringan (online) internet. Itu kenapa memilih aplikasi menulis yang punya kemampuan untuk menyimpan naskah secara luring menjadi penting. Akan sangat menyebalkan jika ternyata internet tidak tersedia atau sedang gangguna, namun kita tidak bisa mencatat dan menulis. Bisa mati gaya.

Jadi, pastikan aplikasi yang kamu gunakan bisa digunakan kapanpun dan di manapun, tidak peduli apakah ada koneksi internet atau tidak. Untuk beberapa aplikasi lain, yang memiliki kemampuan Optical Character Recognition (OCR), bahkan bisa kamu gunakan tanpa ada listrik.

Misalnya menulis di kertas yang kemudian kamu jepret atau pindai dan menyimpannya di ponsel. Lalu ketika listrik menyala dan internet terhubung lagi, kamu sudah memiliki catatan tertulis yang bisa diakses dari laptop. Aplikasi yang punya kemampuan ini contohnya adalah Onenote dan Evernote.

Upnote sayangnya tidak memiliki kemampuan ini. Saya sempat bertanya pada pengembang aplikasi, apakah ada rencana untuk memberi kemampuan OCR? Dari jawaban yang saya terima, sekilas tidak menyiratkan ada rencana fitur OCR dalam waktu dekat.

Tidak ada OCR, tidak masalah bagi saya. Saya jarang memindai berkas, dan jarang menulis di kertas kecuali untuk jurnal pribadi yang bukan konsumsi publik. Namun jika kamu sering sekali memindai berkas, fitur ini mungkin jadi penting.

6. Kelancaran Penggunaan

Awalnya saya ingin membahas poin ini tentang kecepatan penggunaan, tapi karena diksinya tidak tepat saya ganti menjadi kelancaran. Maksudnya apa? Maksudnya adalah ketika memilih aplikasi menulis, jangan sampai aplikasinya tidak bisa bekerja di perangkat karena ada masalah kecocokan program.

Sebelum saya menemukan Upnote, saya sebenarnya sangat berharap bisa menggunakan Notion layaknya rekan-rekan generasi Z saat ini. Notion mereka gunakan untuk hampir setiap kebutuhan produktivitas. Namun di perangkat saya, entah kenapa Notion sering membeku (freeze). Kendala seperti ini juga sempat saya alami ketika masih menggunakan Evernote. Akibatnya, proses menulis yang butuh kondisi mengalir tanpa hambatan tidak bisa terjadi karena harus menunggu aplikasi tidak membeku lagi.

Percaya deh, menunggu aplikasi yang eror itu seperti gatal yang tidak bisa kita garuk. Sebal sekali.

7. Kejelasan Navigasi

Masih berkaitan dengan poin sebelumnya, Kelancaran penggunaan juga berkaitan dengan kejelasan navigasi. Di aplikasi bentuknya bisa sangat beragam. Tiap aplikasi punya gaya dan pola pikir desain yang berbeda-beda. Bagi pengguna yang tidak biasa tentu akan sulit di awal, tapi saat sudah terbiasa akan lancar saja menavigasi catatan dan naskah yang pernah ditulis.

Namun menurut saya, hal paling mendasar yang perlu ada di aplikasi menulis adalah tentang pin, quick access dan search.

Pin untuk tetap menempatkan tulisan yang kita ingin selalu ingat berada di urutan teratas.

Kemudian quick access bisa kita gunakan untuk mengakses arsip lama yang mungkin cukup sering kita buka.

Lalu search atau pencarian yang memudahkan kita untuk menemukan apapun di aplikasi menulis yang kita gunakan.

Tiga fitur ini akan memudahkan kita bernavigasi di aplikasi menulis, apalagi jika jumlah catatan dan naskah yang kita punya sudah mencapai ribuan. Tentu tidak mungkin kita mencarinya satu persatu tanpa bantuan alat.

8. Memudahkan Proses Pengarsipan

Nah berhubungan dengan navigasi, kemampuan aplikasi untuk mengarsip juga harus andal. Kemampuan aplikasi menulis untuk mengarsip itu penting karena setiap kali selesai menulis dan mempublikasi naskah, saya akan mengarsipkan tulisan-tulisan ke dalam bank konten. Bank konten ini sewaktu-waktu bisa membantu saya untuk menemukan lagi data atau informasi terkait.

Setiap orang memang punya cara dan gaya masing-masing untuk mengarsip, tapi aplikasi harus kita pastikan memang bisa menyimpan, dan memudahkan kita untuk menemukan catatan-catatan yang sudah tersimpan.

Salah satu fitur yang saya paling suka dari Upnote adalah fitur pelabelan yang bisa saya gunakan dengan mudah berbarengan dengan proses saya menulis. Saya tidak perlu klik sana sini untuk menambahkan label tulisan. Gara-gara ini, hampir setiap tulisan saya tidak ada yang tidak mendapat label. Semua saya beri label supaya mudah untuk saya temukan lagi.

9. Tersedia Templat untuk Mempercepat Menulis

Menulis menggunakan templat? Boleh-boleh saja kok. Karena menulis kadang kala juga aktivitas repetifit yang pada bagian-bagian tertentu tidak perlu kita ulang secara manual. Kita bisa gunakan templat untuk menulis hal-hal yang berulang kali muncul.

Di Upnote, saya selalu menggunakan templat sebagai bagian dari sistem pengarsipan. Templat yang saya gunakan biasanya meliputi format naskah seperti judul; status naskah apakah masih draf, atau sudah tayang; kemudian tayang di platform apa; tanggal berapa naskah itu terbit; menggunakan bahasa apa; dan beberapa label kategori dan topik.

Dengan cara ini saya bisa menghemat banyak waktu ketika menulis naskah baru. Saya tidak perlu mengatur ulang tata letak, dan hanya perlu memasukkan informasi sesuai dengan tempatnya di templat.

10. Bujet

Terakhir tentang bujet. Setiap penulis pasti punya batas bujet dan kedalaman kantong yang berbeda-beda. Dengan sangat beragamnya aplikasi untuk membantu menulis di luar sana, pada akhirnya bujetlah yang menentukan. Ada aplikasi yang biayanya ratusan ribu rupiah untuk satu bulan. Ada aplikasi yang biayanya di bawah ratusan ribu. Tentu ada harga ada fasilitas.

Drama saya dengan Evernote contohnya, terjadi karena saya memang dari dulu tidak mengalokasikan bujet untuk aplikasi menulis. Akibatnya ketika ada perubahan biaya menjadi kaget dan tidak punya persiapan. Itu kenapa saya mulai menyerukan ke rekan-rekan penulis, pastikan untuk menghitung biaya menulis kalian dengan cermat. Terutama jika mengerjakan tulisan komersial yang ditujukan untuk klien. Pastikan nilai proyeknya bisa menutupi kebutuhan untuk aplikasi menulis.

Pun jika menulis untuk tempat kerja dan kantor. Sebisa mungkin minta bujet dari kantor untuk pengeluaran penggunaan aplikasi menulis. Karena aplikasi menulis adalah bagian dari optimalisasi kerja bahkan bagi sebagian penulis, jadi alat produksi yang tidak tergantikan. Maka tidak mungkin untuk tidak mengajukannya ke kantor sebagai sumber daya dasar untuk aktivitas kerja. Bukan lagi sekadar fasilitas.

Mengingat persoalan bujet sering kali sensitif dan bisa mengundang amarah pihak-pihak yang berkepentingan dengan bujet, maka saran saya pilihlah aplikasi menulis yang biayanya benar-benar sepadan dengan fitur, kemampuan dan memenuhi poin-poin yang saya sarankan di atas. Dengan begitu, tidak ada bujet yang terbuang akibat coba-coba aplikasi.

Simpul

Pada akhirnya tidak peduli berapa banyak hal penting yang saya jelaskan tentang memilih aplikasi menulis. Semua kembali kepada kamu sang penulis. Menggunakan aplikasi tidak serta-merta bisa membuat seorang penulis menjadi produktif menulis. Tidak ada dorongan paling menentukan untuk menulis kecuali dari diri sendiri.

Jika memang punya tekad kuat untuk menulis, aplikasi juga tidak seharusnya menghalangi. Menulis bisa di manapun dan pakai apapun yang ada di sekitar kita. Tentu, syarat utamanya adalah keinginan diri sendiri untuk mulai berkarya dan bersuara. Lewat tulisan-tulisan dan tarian jari-jemari di atas papan kunci.

Selamat menemukan aplikasi menulis favorit, yang semoga bisa menemani dan menjadi rumah bagi tulisan-tulisanmu saat ini dan di masa depan.

Jika kamu merasa konten seperti ini bermanfaat, kamu bisa dukung saya dengan memberi tip melalui laman NJB. Saya berkomitmen untuk terus bisa menghasilkan karya yang terbuka tanpa halangan langganan atau keanggotaan.