Manuale Kopernicano di navigazione in tempi di crisi

Breve serie in tre episodi: pratiche efficaci per aziende resistenti (1/3)

Le condizioni causate dalla pandemia COVID-19, con il frenetico susseguirsi di situazioni imprevedibili, insolite e in cambiamento costante ci permettono, al momento, un’unica certezza: rimarranno con noi per molto tempo.

Stiamo attraversando una fase fondativa: quello che impariamo e il nostro modo di rispondere alle sfide di queste settimane daranno forma alle persone e alle organizzazioni che saremo domani.

Kopernicana, l’azienda in cui lavoro, aiuta aziende e amministrazioni pubbliche a comprendere i cambiamenti in atto e ad ripensare e adeguare organizzazione e strumenti per rispondere a questi stessi cambiamenti nel tempo. Ci guida e ci chiama una radicale domanda “è necessario cambiare pratiche e modelli consueti perché inefficaci”. Un tempo (qualche mese fa) questa domanda radicale era caratteristica dei pionieri più innovativi e coraggiosi. Adesso sta diventando sempre più diffusa, e per una buona ragione: se non si cambia, ora, si rischia di non sopravvivere.

E’ finita l’era delle “best practices”. Quanto fatto fino a ieri da altre aziende non funzionerà per noi, oggi. Ognuno dovrà identificare la propria strada. Ma possiamo imparare gli uni dagli altri come rifiorire in questo nuovo contesto, prendendo spunto da chi già da tempo aveva intuito che siamo in un mondo realmente imprevedibile, e continuamente diverso, e adattandolo continuamente alle nostre necessità.

Per questa ragione in queste settimane abbiamo raccolto una sintesi delle pratiche più significative che noi, i nostri clienti e altre aziende e amministrazioni in tutta Italia e nel mondo stanno adottando per affrontare con intelligenza e efficacia questo momento, mai visto prima.

Possiamo sintetizzare queste pratiche in 3 C:

Comprendere, Competenze, Cambiamento

Episodio 1: COMPRENDERE

Quali sono le priorità che la NOSTRA organizzazione adesso ha? Stiamo tutti cercando risposta a domande quali:

Come stabilizzare almeno in parte il nostro business? Come possiamo trasformare rapidamente modalità di servizio o addirittura i nostri stessi prodotti/servizi per renderli compatibili con le condizioni mutate del mercato?

Come possiamo ridurre i costi senza danneggiare la capacità operativa necessaria a riprenderci e riorganizzarci, e senza distruggere irreparabilmente la cultura aziendale?

Come possiamo comunicare con onestà e trasparenza, alimentando un clima di condivisione e compartecipazione senza creare ulteriore preoccupazione nelle persone che lavorano nelle nostre organizzazioni?

In risposta a queste domande, sono straordinariamente efficaci pratiche quali:

1. Introdurre modelli decisionali più rapidi: la capacità di prendere decisioni dovrebbe essere in linea con la velocità del contesto che la tua organizzazione si trova ad affrontare, e contemporaneamente accelerare la velocità di risposta non deve rischiare di danneggiare l’organizzazione stessa. Abbiamo implementato e osservato metodologie di gestione di riunioni e processi decisionali che accelerano la velocità di risposta delle aziende di un ordine di grandezza. Abbiamo visto organizzazioni adottare metodi che le hanno rese in grado di moltiplicare x10 il numero di decisioni strategiche prese nella stessa unità di tempo.
2. Costruire modelli operativi adattivi: abbiamo costruito e testato approfonditamente un modello di budgeting che connette le dinamiche esterne (ricavi, margine, acquisizione di progetti, variazione dei costi di servizi o fornitori, etc..) con quelle interne (ad esempio sistemi di incentivazione, costi del personale variabili, giornate dedicate a attività fatturabili rispetto a quelle non fatturabili…) nell’ottica di moltiplicare le leve a disposizione dell’azienda, garantendo contemporaneamente azienda e persone di essere più al riparo da sorprese.
3. Spostarsi dall’utilizzo di budget annuali omni-comprensivi: l’utilizzo di processi modulari che scompongo capacità previsionali (comunque molto ridotte!) e logiche di allocazione costi e investimenti su livelli diversi, rendono l’azienda molto più in grado di prendere decisioni commisurate allo scenario volatile di oggi. Questi processi più agili e efficaci sono ormai uno standard in moltissime aziende, anche di grandissime dimensioni, e sono relativamente semplici da introdurre nelle nostre organizzazioni.
4. Migliorare l’efficienza operativa attraverso l’uso di tecniche di miglioramento continuo e di retrospettive. Aziende private e pubbliche amministrazioni stanno scoprendo modi inaspettati per risparmiare milioni di euro analizzando continuamente le modalità di erogazione dei propri servizi utilizzando la superiore efficacia migliorativa di team cross-funzionali.
5. Rimettere davvero al centro le persone, ripensando anche i processi più difficili, secondo una logica User Centrica. Non è facile per nessuna organizzazione affrontare le decisioni difficili necessarie per sopravvivere e competere in questo contesto. Affrontare ogni necessità integrando i punti di chi resta e di chi no sia nell’attuazione sia nella comunicazione delle decisioni preserva di più la cultura interna, l’attrattività verso l’esterno, e le possibilità di aiutare più efficacemente ad esempio chi siamo costretti a lasciare a casa.

(segue)