나의 정보흐름 분석 (This is How I Work)

지난번 글에 이어, 여기서는 제 사례를 통해서 정보흐름 분석의 실제를 알아봅시다. 제가 개인적으로 텍스트 형태의 정보를 받아들이고, 처리하고, 생산하는 흐름을 그려보면 다음과 같습니다. 예전 Lifehacker의 This is How I Work시리즈를 관심있게 읽었는데, 정보흐름 분석을 정보 관리에 초점을 맞춘 ‘This is How I Work’으로 볼 수도 있겠습니다.

저의 정보 흐름 분석도: 제가 어디에서 정보를 받아들이고, 처리하며, 생산해내는지를 일목요연하게 보여줍니다. (파란색은 디지털, 녹색은 아날로그 정보)

Information Workflow Overview

Input

우선 제가 정보를 받아들이는 경로를 생각해보면, 크게 주변 사람들을 통해 직접 받는 정보, 뉴스와 SNS, 그리고 웹 문서, 논문, 책등이 있습니다. 좀더 구체적으로 알아보면 업무시간에는 대부분 논문이나 책을 읽거나 참조하고, 그 외에는 주로 SNS를 통해 읽을거리를 발견하곤 합니다.

학위 과정에 있던 과거에는 그 두가지가 비교적 뚜렷히 분리되어 있었지만, 회사에서 일을 시작하면서 업계 동향 및 읽을만한 논문과 책 등을 SNS를 통해 얻는 경우가 많아졌습니다. 논문과 책을 PDF와 eBook으로 읽기 시작하면서 종이 형태의 정보는 거의 소비하지 않게 되었습니다. (그 이유는 아래 더 자세히 설명)

Process

트위터 등의 SNS에서 받아들인 정보는 대부분 가볍게 읽고 지나치는 경우가 많습니다만 다른사람과 공유할만한 것들은 Buffer라는 앱을 사용해 전달합니다. Buffer를 사용하면 한번에 여러 SNS에 공유할 수 있고, 스케줄 역시 조정할 수 있어 편리합니다. 그리고 나중을 위해 남겨놓고 싶은 웹페이지들은 Pocket에 저장하고, 이들 중 읽은 것들은 발췌 및 주석을 달아 Evernote에 저장합니다.

좀더 오래 읽을만한 가치가 있는 PDF 문서 (주로 논문), 혹은 전자책들은 노트북/킨들/타블렛 등의 각종 디바이스에 들어가게 되는데, 이들간의 동기화를 위해서 대부분의 파일은 Dropbox와 같은 클라우드 드라이브에 저장합니다. 문서나 책 역시 읽으면서 발췌 및 주석을 달고, 다 읽으면 주석과 원본을 Evernote에 저장합니다. 단, 보안 및 회사 동료들과의 공유를 위해 업무 관련 내용은 Onenote에 저장합니다.

Output

SNS가 보편화되면서 긴 호흡의 글보다는 단문 위주의 공유가 주종을 이루고 있지만, 생각을 글의 형태로 다듬고 정리하는 것은 제게 중요한 일입니다. 저는 주로 짧은 단상을 블로그에 쓰고, 좀더 긴 글은 Medium에 올립니다. 이런 글들은 Twitter나 Facebook을 통해 공유되어 더 많은 독자를 만나게 됩니다.

글을 작성하는 과정에서 Evernote 및 Onenote에 정리해두었던 발췌 및 주석이 위력을 발휘합니다. 지난 수년간 읽었던 책, 논문, 웹페이지 등의 내용을 손쉽게 찾아 참조할 수 있기 때문입니다. 논문이나 업무 관련 문서를 작성할 때에도 비슷한 워크플로우를 따릅니다만, 이 경우에는 블로그 포스트 형태로 써 두었던 글들이 참조되는 경우도 많습니다.

Information Workflow Analysis

이번에는 위의 흐름도를 토대로 저의 정보흐름에 관련된 주요 이슈를 알아봅시다.

Overall

우선 전반적으로 생산하는 정보의 양과 질에 비해 받아들이는 정보가 너무나 많습니다. 이는 받아들이는 정보의 대부분이 뭔가 유용한 결과물을 내는데 사용되지 못한다는 뜻입니다.

Input

우선 SNS, 메일 등을 통해 정보를 받아들이는데 있어서는 너무나 다양한 채널이 존재하는 탓에, 유용한 정보를 놓치거나 메시지 등에 제때 답을 못하는 경우가 종종 있습니다.

내용을 소화하는 데 시간과 노력이 필요한 웹페이지, 논문, 책의 경우에는 가용한 시간과 노력 대비 너무나 읽어야 할 것이 많고, 또한 너무 여러개의 책/문서를 동시에 읽다가 내용을 충분히 소화하지 못하는 경우가 종종 있습니다.

Process

정보의 저장 과정에서는 제대로 된 경로에 저장하지 않거나, 파일명, 태그 등을 제대로 설정하지 않아 저장된 정보를 찾지 못하는 경우가 종종 있습니다.

또한 동일한 정보가 여러군데 중복저장되는 경우가 있습니다. 여러 디바이스에서 동시에 접근하는 PDF 파일의 경우 주석 등이 싱크되지 않아 나중에 혼란을 겪기도 합니다. (모든 책을 킨들로 읽으면 해결되는 문제입니다☹)

Output

앞서 Evernote의 유용성에 대해 설명했지만, 여전히 글을 쓰는 과정에서 필요한 자료를 바로바로 찾는 것은 쉽지 않습니다.

SNS를 비교적 활발하게 사용하고 있지만, 작성된 글에 대해 제대로 된 피드백을 받는 것은 쉽지가 않습니다.

Optimizing Information Workflow

이제, 위에서 나열한 문제를 실제로 진단하고 그 해결책을 찾아야 할 것입니다.

우선 너무나 많은 정보를 얻는 것이 문제라면 시간을 정해놓고 정보 습득에 들이는 노력을 제한할 수 있습니다. Pomodoro테크닉 등을 사용해 하루에 30분에서 1시간 정도만 SNS를 사용하는 것을 생각해볼 수 있습니다. 반면 메일 등에 답변이 늦어지지 않도록 하루에 일정 시간은 메일에 할애해야 할 것입니다.

또한, 동시에 너무 여러개의 책이나 논문을 읽는 것을 막기 위해 현재 읽고있는 것들의 목록을 관리하는 것을 생각해볼 수 있습니다. 종이책의 경우 책상에 펼처 놓으면 간단하겠지만, 전자 책/문서의 경우 Evernote Reminder 혹은 ToDo list등을 써서 그 목록을 관리할 수 있을 것입니다.

정보 처리 및 저장 과정에서의 손실을 막기 위해서는 정보의 습득 과정에서 저장 위치 및 메타데이터에 신경을 써야 할 것입니다. 또한 종종 시간을 들여 디스크나 Evernote등의 저장소를 청소하는 것도 도움이 될 것입니다.

정보 습득 및 처리 과정이 개선되면 정보 생산 역시 용이해질 것입니다. 단, 생산물의 품질을 유지하기 위해, 꾸준한 SNS 활동을 통해 피드백을 주고받을 수 있는 네트웍을 만드는 것이 필요할 것입니다.

Epilogue

이 글에서는 저의 정보흐름을 분석하고, 이슈를 도출한 후에 그 해결책을 찾아 보았습니다. 엄밀한 진단 및 해결을 위해서는 이전 글에서 설명한 대로 측정에 기반한 분석이 필요하겠지만, 이는 다음 기회로 미루고 여기서는 직관적인 진단 및 해결책에 초점을 맞추었습니다.

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