지식근로자의 생산성을 위한 정보흐름분석 (Analyzing Information Workflow)
정보시스템은 통상적으로 정보를 수집, 처리 및 생산하기 위해 사용되는 하드웨어와 소프트웨어를 가리킵니다. 컴퓨터, 모바일 기기를 비롯한 정보 시스템이 없는 세상은 이미 상상할 수 없게 되었지만, 어느날 저는 이런 생각을 했습니다.
현대를 살아가는 대부분의 사람들도 하나의 정보시스템이라고 할 수 있지 않을까?
생각해 보면, 저의 일상은 대부분 뭔가를 어디에서 읽거나 배우고 (수집), 이를 바탕으로 아이디어를 짜내거나 뭔가 개발하고 (처리), 그 결과물을 다른 사람과 소통하는데 (생산) 쓰입니다. 이는 저뿐만 아니라 대부분의 지식 근로자들에게도 해당되는 이야기입니다.
그렇다면 이처럼 깨어있는 시간의 대부분을 투자하는 정보 활동을 효과적으로 관리하고 계신가요? 고성능 정보시스템이 대용량 데이터를 효율적으로 처리해서 고품질의 결과를 생산하듯이, 지식 근로자의 효과성은 습득할 수 있는 정보의 양과 질, 내부 처리의 효율성, 그리고 산출물의 양과 질로 평가할 수 있을 것입니다.
불행히도 대부분의 사람에게 이는 그다지 쉬운 문제가 아닌 것 같습니다. 매스 미디어와 책이 주종을 이루던 정보 습득 수단도 너무나 다양해졌고, 그 발전 속도도 계속 빨라지고 있기 때문입니다. 또한 이에 따라 각 개인에게 요구되는 책임의 범위와 수준도 높아졌습니다. 말하자면 구형 PC에 최신형 프로그램을 깔아서 버벅거리는 꼴입니다.
제가 개인적으로 느끼는 어려움도 만만치 않습니다. 업무 관련된 회의, 논문, 책 등을 통해 받아들이는 정보에 최근에는 각종 소셜 미디어에서 흡수하는 정보도 상당하기에 항상 부담을 느낍니다. 북마크, 노트 등 여러 수단을 통해 정보를 저장해두려고 하지만, 뭔가 생산적인 일을 하기 위해 이를 다시 찾기는 쉽지 않습니다.
그렇다면 해법은 무었일까요? 시스템 사고(Systems Thinking)를 통해 자신의 정보 활동을 전일적인(holistic) 시각에서 분석해보면 어떨까요? 개인이 다루는 정보의 흐름을 분석해야 하기 때문에, 이를 정보흐름분석(Information Workflow Analysis)이라고 부를 수 있을 것입니다. 이를 통해서 다음 질문에 대한 해답을 얻을 수 있습니다.
- 나는 주로 어떤 정보활동에 가장 많은 시간을 쏟는가?
- 내가 받아들이는 정보 중 몇 %나 나에게 도움을 주는가?
- 정보 활동의 효율을 높이기 위해서는 어떻게 해야 할까?
만약 우리가 꼭 필요한 정보만 받아들여, 여기에서 바로 가치를 뽑아낼 수 있다면 가장 이상적인 정보 흐름이라 할 수 있을 것입니다. 하지만, 실제로는 다양한 유형의 낭비와 비효율이 발생합니다. 필요하지 않은 정보를 받아들이는 경우, 저장된 정보가 오랫동안 방치되다 버려지는 경우, 주어진 정보를 가지고 제대로 된 결과물을 만들어내지 못하는 경우 등이 모두 이에 속합니다.
물론 직관적으로도 이런 문제를 느끼고 해결책을 모색할 수 있을 것입니다. 하지만 처리해야 할 정보의 양과 종류가 많아질수록, 산출물에 대한 요구사항이 좀더 복잡해질수록 이는 어려운 문제입니다. 정보흐름 분석을 통해 이런 복잡한 정보흐름을 한눈에 시각화 & 지표화 하고, 이를 통해 문제를 진단하고 해결할 수 있습니다.
Information Workflow & Lifecycle
우선 정보흐름(Information Workflow)에 대해 좀더 생각해봅시다. 우리는 생활 속에서 다양한 형태의 정보를 습득합니다. 이렇게 습득한 정보는 저장되어 우리의 의사결정을 돕거나 어떤 생산물을 만들어내는데 공헌하기도 하지만, 때로는 그냥 소멸되기도 합니다.
이런 정보흐름을 시각적으로 묘사하는 데에는 아래와 같은 다이어그램이 유용합니다. 여기서는 개인의 정보가 어떤 소스에서 들어와 어떤 처리를 거쳐, 타겟으로 나가는지를 일목요연하게 볼 수 있습니다. 아래 그림의 파란 부분은 정보를 습득/처리/저장/산출하는 프로세스를 가리키고, 빨간 부분은 중간 중간에 정보가 소실 및 삭제되는 프로세스를 나타냅니다.
위에서 설명한 정보흐름이 각 개인의 관점에서 정의된 것이라면, 개별 정보의 관점에서는 정보 수명주기(Information Lifecycle)를 정의할 수 있습니다. 정보 수명주기는 문자 그대로 개인의 삶에 들어온 정보가 어떤 단계를 거쳐 활용되거나 소멸되는지를 가리킵니다.
정보수명주기는 개인이 어떤 정보를 받아들인 순간에 시작되는데, 마치 고인 물이 썩듯이 주어진 정보를 너무 오래 가지고 있다보면 그 효용이 줄어들게 마련입니다. 또한 한정된 기억력(Working Memory)을 가진 개인의 입장에서는 정보수명주기가 길어질수록 동시에 기억해야 하는 정보량이 늘어나 어려움을 겪을 것입니다.
Analyzing Information Workflow
이제, 정보흐름 분석의 절차에 대해 알아봅시다. 우선 건물의 배관에 생긴 문제를 해결하기 위해 배관도가 필요하듯이, 정보 흐름에 생긴 문제를 해결하기 위해서는 우선 정보흐름을 한눈에 시각화할 수 있어야 할 것입니다. 자신이 정보를 어디에서 받아들이며, 어떻게 저장/관리하고, 이를 어떻게 결과물을 생산해내는지 생각해 보는 것입니다.
일단 자신의 정보흐름을 한눈에 파악한 이후에는, 정보흐름의 효율성과 관련된 각종 지표를 측정할 수 있을 것입니다. 여기서 말하는 지표는 배수로에서 물의 흐름을 분석하기 위한 지표와 유사합니다. 일단 들어온 정보가 각 단계에서 얼마나 많은 시간을 소비하는지, 그리고 각 단계에서 처리한 정보가 얼마나 다음 단계로 넘어가는지 등을 주요 지표로 생각해볼 수 있을 것입니다.
마지막으로, 위에서 산출한 지표를 바탕으로 정보흐름의 병목을 제거하고, 효율이 떨어지는 단계를 제거하거나 개선할 수 있을 것입니다. 일단 뭔가 변화시킨 이후에는 위에서 설정한 지표를 활용하여 다시 그 효과를 검증할 수 있을 것입니다. 이처럼 주기적인 정보흐름분석을 통해 자신의 정보활동을 항상 최적의 상태로 유지할 수 있을 것입니다.
이번 글에서는 정보흐름 분석의 필요와 주요 개념을 다루었습니다. 다음 글에서는 제 개인의 사례롤 통해 정보흐름 분석의 실제를 다루겠습니다.
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