Mini-guía de productividad para mentes inquietas

Las técnicas de productividad no funcionan. Son muchas y algunas son complicadas. Y ni qué decir de aquellos humanos afortunados que logran establecer un sistema que funciona pero, entre las juntas y las mil variables de la vida moderna, pierden el foco y terminan sus días peor de cómo los iniciaron.

Yo soy un procrastinador profesional. Cualquier inicio de proyecto, notificación, correo o reunión de trabajo son la oportunidad perfecta para dejar volar mi imaginación para plantearme la trama de un cómic que quiero escribir, recordar el dungeon de Skyrim que no puedo solucionar, o sufrir por la pila de platos sucios que me esperan desde hace unos días en la cocina.

Todo esto cambió para mí cuando, tras un pequeño lapso de convalecencia no relacionada con el covid-19, encontré algunas herramientas que modificaron por completo la forma en que me enfrento a las labores diarias. Me han ayudado tanto que hoy en día he logrado balancear el trabajo fijo de la agencia con un pequeño side hustle freelance. Todo esto sin casi sacrificar tiempo con la familia y sin perder mis hobbies personales.

Te comparto 5 ideas para perder el miedo e iniciarte en el arte de la productividad

1.-Encuentra tu drive. El drive o motivación es tu impulso. Es esa sensación de urgencia por realizar las cosas bien. Te lleva a tomar acción, y también te ayudará a tomar decisiones durante el día. En otras palabras, gracias a la motivación, podrás saber las cosas que puedes o no realizar.

Es importante saber que la motivación no es lo mismo que los objetivos. Si te preguntas ¿cuál es mi motivación? y la respuesta es “el dinero” o “escribir un libro”, estás mezclando una cosa con la otra. Para poder diferenciarlas solo debes tener en cuenta que los objetivos tienen fecha de caducidad, mientras que la motivación no.

Para ayudarte a descubrir un poco más sobre lo que te motiva, y de paso para conocerte un poco más dentro del contexto profesional, puedes echar mano de las 16Personalities. Es un test basado en el indicador Myers-Briggs, que es desarrollado a partir de las investigaciones del psiquiatra Carl Gustav Jung.

Con tan solo llenar lo que se nos va pidiendo tendremos toda una descripción relacionada a nuestra personalidad; desde nuestras relaciones de pareja, los posibles paths laborales, hábitos y ejemplos de personalidades reconocidas que tienen la misma forma de ser que tú.

Si te cuesta particularmente el pensamiento estratégico, no significa que no funciones para eso, muy probablemente tienes inclinación por otras áreas. Ya sabiendo esto, es altamente probable que puedas construir un mejor camino para esas áreas donde de momento batallas.

2.-GDT o Getting things done es un método de gestión de tareas creado por David Allen. Se basa en el hecho de liberar tu mente de tareas pendientes guardándolas en un lugar más eficiente para recordarlas y así poder clasificarlas y priorizarlas.

Esencialmente cuentas con 4 contenedores: Inbox, Próximo, En espera y Algún día. Cada vez que te llegue una tarea nueva, idea, pensamiento, o lo que sea, debes de ponerla en tu contenedor de Inbox. La regla de oro con este contenedor es, si te toma menos de 5 minutos, hazlo de inmediato, de lo contrario postergarás una tarea simple innecesariamente.

Acto seguido debes categorizar y priorizar todo lo que tienes en Inbox moviendo tareas en los demás contenedores.

En Próximo van las cosas que dependen de ti para ser ejecutadas y cuanto antes mejor. En el contenedor En espera van todas aquellas tareas que dependen de alguien más; cotización de proveedor, los artes que diseño va a enviar, la confirmación del pedido que recién hiciste.

Finalmente en Algún día vamos a poner las cosas que de momento no cuentan con una fecha de realización: aprender un nuevo idioma, pensar en una solución al problema de discos duros, una propuesta de proyecto para cambiar escritorios normales a eléctricos.

El alma de este método es la constancia con la que revises los contenedores. David Allen recomienda hacerlo por la mañana y por la noche como mínimo para tener idea de las tareas en las que estás actualmente.

3.-Técnica pomodoro

Como diría Alan Parson en su canción “Time” -Time, flowing like a river- a pesar de contar con relojes por doquier, tener noción del tiempo que te lleva realizar tus tareas a veces parece como ver fluir el agua en un riachuelo.

La técnica pomodoro es un método en el que utilizas un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos de actividad ininterrumpida llamados pomodoros. Dichos pomodoros constan de 25 minutos, tras finalizados entran periodos de descanso de 5 minutos. Tras haber realizado cuatro pomodoros se recomienda tomar un descanso largo de 15 a 30 minutos.

Para mi la clave de este método es que, cuando te encuentres en un periodo de actividad, olvides las notificaciones por completo. Y una vez entrados en tus periodos de descanso, no solo lo tomes en tu lugar y ya, levántate a caminar, aunque sea en el mismo lugar pero que exista una diferencia fisiológica de cuando te encuentras creando.

4.-Principio de Pareto 80/20

También conocida como la regla del 80/20 establece que, de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas.

Va a depender mucho del área a la que pertenezcas o puntualmente las cosas que resuelvas día con día. En Producción cuando grabamos un comercial no solo es cuestión de ceñirse al line y editar en relación a lo que se te pide.

Al revisar todo el material grabado estás habituándote con todas las imágenes disponibles, de tal forma que con certeza el editor podrá construir el mensaje sabiendo las fortalezas y debilidades del material.

De pronto en el camino puede proponerse resolver el mensaje de otra forma, y como el editor ha visto todo el material, cuenta con la información necesaria (20%) para poder tomar una mejor decisión en relación al concepto (80% restante).

Recuerda que el trabajo duro enaltece al hombre que no cuenta con esa cualidad desde su nacimiento. Y como nosotros somos inclusivos y contamos con avances tecnológicos e información no disponible en el medievo, es una gran idea encontrar formas de hacer que nuestro trabajo sea más sencillo.

5.-Cómete la rana

Timely, el solo hecho de ver ese logo me provoca reacciones fisiológicas desfavorables. Es por ello que trato mi relación con Timely como lo primero que realizo en el día. Ese trago tan amargo a primera hora del día hace que cualquier otra tarea, por más difícil que sea, será más digerible en comparación con la rana que me desayuné.

Este ejercicio de enfrentarse a tareas que no son las mas lúdicas o placenteras lo puedes encontrar en “Tráguese ese sapo” de Brian Tracy.

*Bonus track

Notion

Es difícil definir qué es Notion ya que puedes hacer un montón de cosas. Yo ahí tengo mi to-do list donde mapeo mis tareas diarias. También puedo llevar el control del estatus de mis proyectos freelance. Llevo un registro de mi ahorro mensual para poder conseguir el escritorio eléctrico que tanto quiero. Y hasta escribo los bocetos de ideas para artículos o proyectos personales.

Notion es un espacio de trabajo con el que puedes contar para llevar seguimiento de todas estas cosas y más. Es totalmente gratuita para individuos pero, se dice que es fantástica para equipos de trabajo.