Ständig beschäftigt. Mehrere offenen Baustellen. Immer viel zu tun und keine Zeit für gar nichts… Prioritäten setzen soll der Ausweg sein. Nur wie unterscheidet man das wichtige vom unwichtigen? Und vor allem, wie hält man sich an die eigens gesetzten Prioritäten tatsächlich?

Warum ist Prioritäten setzen so wichtig?

Wenn du dir keine Prioritäten gesetzt hast, gib es eigentlich nur zwei Möglichkeiten, wie dein Alltag ausschauen kann.

Entweder nimmt deine ToDo Liste eine bedrohliche Gestalt an und du versinkst in Arbeit und einer Menge an unfertigen Projekten. Oder du weißt gar nicht erst, womit du anfangen sollst und machst daher gar nichts.

Warum ist Prioritäten setzen (nicht) einfach?

„Nicht die Zeit ist es, die beim Zeitmanagement in den Griff genommen wird: Man ist es selbst.“ — Karlheinz Geißler

Deswegen muss man auch bei sich selbst anfangen. Und dabei gibt es drei Herausforderungen, denen wir uns stellen müssen:

1.Du weißt nicht, was du willst.

Um deine Prioritäten zu setzten, musst du wissen, wofür du diese setzt. Was ist das, was du erreichen willst? Was sind deine Ziele? Worauf musst du deinen Fokus legen, um diese Ziele zu erreichen? Ohne erst die Frage: „Was will ich?“ beantwortet zu haben, kannst du deine Prioritäten gar nicht setzen.

2.Dein Kopf will lieber den einfachsten Weg gehen.

Das menschliche Gehirn braucht viel Energie, um zu funktionieren. Verständlicherweise ist es also darauf programmiert mit der Energie sparsam umzugehen und immer etwas für einen Notfall übrig zu haben. Heutzutage bedeutet das leider oft, dass wir dazu tendieren „faul“ zu sein und den leichteren Weg zu gehen. Und es fühlt sich leichter an, den alten und bekannten Job zu machen, als sich einen neuen zu suchen. Genauso, wie es leichter ist Emails zu beantworten oder den Schreibtisch aufzuräumen, als beispielsweise eine neue Marketingstrategie zu entwickeln oder sich einer anderen herausfordernden Aufgabe zu stellen.

3.Dein Kopf liebt Belohnungen.

Deswegen funktioniert das Prinzip von Gamification so gut. Jede abgehakte Aufgabe auf deiner ToDo Liste — ein Punkt für dich! Und auch hier gilt: Eine Email zu beantworten, geht schneller, als eine Marketingstrategie fertigzustellen. Mit den kleinen Beschäftigungen werden wir einfach öfter belohnt. Wenn wir also den Tag mit den kleinen und einfachen Beschäftigungen starten, wird es später umso schwieriger sein auf die schnellen Belohnungen zu verzichten und sich einer herausfordernden Aufgabe zu widmen.

Die gute Nachricht ist; sobald du dir dieser Punkte bewusst bist, kannst du auch entsprechend handeln.

Prioritäten setzen — für deine Träume, Wünsche und Ziele.

Wir alle haben unsere Träume und Wünsche. Und um diese Träume und Wünsche zu realisieren, müssen wir auch genau diese über alles andere priorisieren. Die folgende 5 Schritte sind eine gute Methode, um dies zu machen:

1.Setze die Priorität Nr.1 — Prioritäten setzen.

Planen? Organisieren? Prioritäten setzen? — „Jetzt ist viel zu viel zu tun. Jetzt habe ich keine Zeit dafür…“

Die im Verhältnis kurze Zeit, die du dir für das Prioritäten setzen nimmst, erspart dir allerdings viele unnötig investierte Arbeitsstunden. Mache Prioritäten setzen zu deiner absoluten Priorität Nr.1. Unabhängig davon, ob es sich um einen große 10 Jahres-Strategie für dein Business oder die täglich zu erledigenden Aufgaben, handelt.

2.Nimm deine Ich will Liste in die Hand.

Verinnerliche dir das, was du machen, haben und sein willst. Schließe danach deine Augen und stelle dir vor:

3.Wo siehst du dich in 5 Jahren?

Was ist deine große Vision?

Wo bist du? Mit wem bist du dort? Was machst du? Wie schaust du aus? Wie fühlst du dich? Versuche es dir so detailliert, wie nur möglich, vorzustellen. Du kannst dafür auch diese kostenlose Video-Session des Smart-Performance Trainings nutzen.

Wenn du diese Vision auf diese Art und Weise gesehen und gespürt hast, wird es auch schon um einiges einfacher sein die weitere Frage zu beantworten:

4.Was ist für die Realisierung deiner Vision wichtig?

Was muss passieren, damit du in 5 Jahren dort bist, wo du es dir gerade vorgestellt hast? Was alles von dem, was auf deiner Ich will Liste steht, ist dafür notwendig? Und was kommt dir jetzt weniger relevant vor?

Beispielsweise; du liebst es Schi zu fahren und siehst dich in 5 Jahren mit deiner eigenen Schischule in Kanada? Dann gehören vielleicht deine Schilehrer-Ausbildung, das Verständnis von dem Aufbau einer eigenen Firma und Verbesserung deiner Englisch-Kenntnisse, zu den wichtigste Aufgaben, denen du dich stellen solltest. Und vielleicht bleibt in dem Fall Tanzen eher in deinem Hobby-Bereich und Spanisch lernen bei Zielen, denen du dich später widmest?

5.Was sind deine großen (Jahres)Ziele?

Die große Vision ist genauso wichtig, wie klar festgelegte Ziele. Wenn jetzt von deiner Schischule in Kanada träumst, vielleicht wäre es ein gutes Ziel für das erste Jahr, die Schilehrer-Ausbildung dort zu machen?

Unabhängig von dem was deine Vision ist — setze dir 1–2 große (Jahres) Ziele. Und schreibe deine Ziele unbedingt auf! Das Aufschreiben macht deine Ziele nämlich in deinem Kopf realer und dient dir als eine handfeste Erinnerung an das, was du erreichen möchtest. Das Power Journal ist eine gute Möglichkeit dafür.

Mehr zum Thema Ziele setzen kannst du in diesem Artikel lesen.

Prioritäten setzen — für deine täglichen Aufgaben.

Du steuerst deine großen Ziele täglich an. Mit jeder Entscheidung, die du triffst, mit jeder Handlung, die du ausführst und mit jeder Aufgabe, der du dich stellst. Und um den Fokus auf deinen großen Zielen beizubehalten, ist es notwendig für alle zu erledigenden Aufgaben deine Prioritäten zu setzen.

Was ist das, was heute wichtig ist? Was, von all diesen Sachen, die „zu erledigen“ sind, bringt dich deiner großen Vision näher?

1.Teile deine großen Ziele in kleine und greifbare Ziele auf.

Die große Vision liegt anfänglich in weit entfernter Zukunft. Es scheint uns oft unmöglich, jemals dorthin zu kommen. Und das führt oft dazu, dass wir auch unsere Prioritäten verschieben. Dadurch, dass unser Wunschziel so entfernt wirkt, ist es leicht zu sagen — „das hat noch Zeit“. Und so vergehen Tage, Wochen, Monate oder gar Jahre, wo wir mit „lauter wichtigen Sachen“ beschäftigt sind. Nur nicht mit dem, was die eigentliche Priorität wäre, um uns der großen Vision zu nähern.

Um diesen Teufelskreis zu vermeiden, definiere einfach kleinere Zwischenziele. Diese werden dich, eines nach dem anderem, zum Erreichen deines großen Zieles führen. Setze dir dafür am besten deine monatlichen Milestones.

2.Definiere ganz klar deine Aufgaben mit der ABC Methode.

Mache 1 x Woche deine persönliche Redaktionssitzung. Lege fest; was sind die wichtigsten Aufgaben, die diese Woche erledigt sein müssen, um deine Milestones zu erreichen? Schreibe dir genauso jeden Tag immer wieder aufs Neue auf: was sind die Aufgaben, die du heute zu erledigen hast?

Und um dabei den Fokus nicht zu verlieren, nutze die einfache ABC Methode. Frage dich jedes Mal, wenn du deine Aufgaben für die kommende Woche oder den kommenden Tag aufschreibst:

A — Was ist sehr wichtig und dringend?

Welche Aufgaben sind für das Erreichen deiner Ziele essenziell? Welche Aufgaben sind momentan nicht nur wichtig, sondern auch dringend? Das sind die Aufgaben, die du täglich immer als erste erledigen solltest und denen du die meiste deiner Arbeitszeit widmest (ca. 65%).

B — Was ist wichtig?

Welche Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht so essenziell, wie die Aufgaben der Kategorie A? Welche Aufgaben können auch ein wenig später erledigt werden? Diesen Aufgaben widmest du ca. 25% deiner Arbeitszeit, planst die für einen späteren Zeitpunkt ein oder delegierst sie weiter.

C — Was ist kaum wichtig?

Welche Aufgaben haben keinen wesentlichen oder akuten Einfluss auf den Erfolg deines Vorhabens? Welche Aufgaben gehören zu den kleinen Routinearbeiten? Diesen Aufgaben widmest du am wenigsten von deiner Arbeitszeit (ca.15%), delegierst sie weiter oder du entscheidest dich diese ganz zu verwerfen.

Beim Prioritäten setzen mit der ABC Methode ist vor allem eines wichtig: Behalte deine Vision und dein großes Ziel immer vor den Augen!

Täglich fokussiert bleiben und Ablenkungen vermeiden.

Eine der größten Schwierigkeiten ist es sich an seine eigenen Prioritäten auf täglicher Basis zu halten. Wir beschäftigen uns nun Mal lieber mit den einfacheren Aufgaben, die eine schnelle Belohnung versprechen. Und wir lassen uns auch oft von anderen Menschen, Situationen oder Gegenständen ablenken. Es gibt aber zum Glück so einiges, was du dagegen tun kannst.

Diese einfachen Tricks sorgen dafür, dass du täglich an deinen wahren Zielen fokussiert arbeitest und deinen eigenen Prioritäten treu bleibst:

1.Schreibe dir jeden Abend die Aufgaben für den nächsten Tag auf.

Damit weißt du schon was zu tun ist und womit du deinen Arbeitstag anfängst. Alleine dadurch reduzierst du die Chance auf die Idee zu kommen, jetzt doch was ganz anderes zu machen. Du hast schon nämlich deine Aufgaben für den Tag ganz klar festgelegt.

2.Definiere die wichtigste Aufgabe des Tages und fange deine erste Power Session mit dieser Aufgabe an.

Du erledigst dadurch das wichtigste und oft auch das schwierigste zuerst. So ein wohl verdienter Erfolg motiviert dich erstens um weiterzumachen. Und gleichzeitig bringen herausfordernde Aufgaben deinen Kopf von Anfang an auf Hochtouren. Dadurch bist du bereit auch weitere Herausforderungen anzunehmen und bist im Laufe des Tages generell produktiver.

3.Arbeite eine Aufgabe nach der anderen ab.

Es gibt kein Multitasking. Konzentriere dich zu einer Zeit nur auf eine Aufgabe. Dafür aber voll und ganz. Und erst wenn du diese eine Aufgabe erledigt hast, widmest du dich einer weiteren.

4.Arbeite in Power Session und mache dazwischen Pausen.

Niemand kann mehrere Stunden hintereinander ohne Pause effektiv arbeiten. Ab einem gewissen Zeitpunkt sinkt einfach unsere Konzentration. Wir schweifen ab und verlieren uns in Details. Dadurch fangen wir an uns einfach mit irgendetwas zu beschäftigen, statt fokussiert an einer konkreten Sache zu arbeiten.

Finde für dich heraus, wie lange deine perfekte Power Session dauert — dh. die Zeit, in der du dich am Stück voll konzentriert einer Aufgabe widmen kannst. Meistens liegt diese Zeit zwischen 25–55 min. Achte anschließend darauf zwischen den Power Session unbedingt deine Pause einzuhalten. Um Energie zu tanken, deinen Kopf und Körper zu erholen und einen gesunden Abstand zu gewinnen.

5.Eliminiere bewusst alle Ablenkungen.

Schalte dein Telefon auf lautlos und nimm es vor allem von deinem Blickfeld weg. Schalte die aufpoppenden Email-Benachrichtigungen ab. Sage deinen Arbeitskollegen, dass sie mit ihren Fragen gerne zu dir kommen können, aber zB. nur zu bestimmten Zeiten.

Denn jedes Mal, wenn du „nur kurz“ auf dein Handy schaust, die Email-Benachrichtigung auf deinem Bildschirm aufpoppt oder du deine Aufmerksamkeit wem anderem schenkst, wirst du von deinen eigentlichen Aufgaben abgelenkt. Und jedes Mal kostet es dich und dein Gehirn Kraft sich dieser Aufgabe wieder aufs Neue zu widmen. Irgendwann ist einfach deine Energie für den heutigen Tag aus und du hörst auf produktiv zu sein. Und je öfter du dich ablenken lässt, desto schneller passiert es.

6.Behalte dein großes Ziel immer vor Augen

Erinnere dich mindestens einmal pro Tag an deine große Vision und dein aktuelles großes Ziel. Dafür kannst du zB. dein persönliches Power Mantra erstellen und dein Power Journal nutzen.

7.Bleibe flexibel

Trotz aller Disziplin, Konsequenz und Work-Ethic, die für das Erreichen deiner Ziele absolut notwendig ist, eines muss dir auch bewusst sein: Ziele dürfen sich ändern.

Es ändern sich nämlich immer wieder die Umstände und auch du entwickelst dich weiter. Wenn du A gesagt hast, musst du auch B sagen? Du darfst auch einsehen, dass A falsch war oder nicht mehr aktuell ist.

Dein Ziel vor Augen haben.

Prioritäten setzen erleichtert dein tägliches Leben immense. Prioritäten setzen sorgt dafür, dass du dich nicht an unnötigen Arbeiten abstrampelst. Und Prioritäten setzen ist ein wesentlicher Teil deines Weges zum Erfolg.

Es liegt in deiner Hand deine Prioritäten zu setzen und das für dich wichtige von dem unwichtigen zu unterscheiden. Und es liegt in deiner Hand den Fokus auf den ausgewählten Zielen zu legen und zu behalten.

„Man kann im Leben alles machen. Aber nicht alles gleichzeitig.“

Was sind also deine Prioritäten für die kommende Zeit? Schreibe mir in den Kommentaren.

Alles Liebe,

Deine Natalia

Originally published at kraftfabrik.com on October 10, 2018.