Jira Forms — entdecke grenzenlose Möglichkeiten

Author: Tobias Meyer

• Immer aktuelle Formulare?
• Felder mithilfe von Benutzereingaben anpassen?
• Daten von externen Applikationen laden und auswählbar machen?
• Auch im Serviceportal nutzbar?

Über Jira Forms

Jira Forms ist eine neue Funktionalität für die Atlassian Cloud, mit der dynamische Formulare für das Erstellen von Vorgängen (Issues/Tickets) erzeugt werden können. Das klingt erstmal nicht wahnsinnig spektakulär. Bei genauerer Betrachtung lassen sich damit jedoch viele spannende Use Cases im Business- und Service-Management-Bereich abdecken. Mit Jira Forms lassen sich

• dynamische Formulare erstellen, die mithilfe von Benutzereingaben erweitert oder gekürzt werden können;
• Informationen, Text oder Beschreibungen direkt im Formular platzieren, ohne dass eine Feldbeschreibung “missbraucht” werden muss;
• externe Daten laden und somit auch dynamische Inhalte in Feldern erzeugen.

Jira Forms ist in Jira Work Management und Jira Service Management inkludiert. Und dabei für alle Cloud-Pläne von Atlassian kostenlos verfügbar. Mit “alle” ist auch “alle” gemeint: Das gilt also auch für den Free Plan!

Wollen Sie mehr darüber erfahren? Sprechen Sie uns gerne an, um ein unverbindliches Gespräch zu vereinbaren, bzw. für eine Demo. Als Atlassian Platinum Solution Partner sind wir Ihre Expert:innen für den Weg in die Atlassian Cloud: atlassian@kreuzwerker.de

Bye bye, veraltete Formulare in Word

Wer kennt es nicht: Die Personalabteilung hat für den Mitarbeitereintritt ein Formular im Word/Text-Format im Umlauf und möchte dieses mit einer Angabe ergänzen. Also wird das Dokument aktualisiert und in der Datenablage ausgetauscht. Bis das neue Formular aber bei allen Angestellten angekommen und in Verwendung ist, vergehen gefühlt Jahre — auch weil das Dokument vermutlich an zig Orten lokal zwischengespeichert wird. Nicht so mit Jira Forms. Mit Jira Forms gibt es den einen zentralen Eingabeort. Formularanpassungen werden automatisch und ohne Verzögerung veröffentlicht, sodass Benutzer:innen immer das korrekte bzw. neueste Formular nutzen.

Sehen wir uns das einmal konkret an

Mit dem Formular Builder lassen sich ganz einfach per Drag & Drop neue Felder zum Formular hinzufügen oder aus ihm entfernen. Das Feld erhält eine passende Bezeichnung, und schon ist die Änderung aktiv.

Dynamisches Formular basierend auf Benutzereingaben

Die Standardfunktion von Jira hatte bis dato genau eine Eingabemaske für Vorgangstypen oder Anfragetypen in einer definierten Abfolge zugelassen. Wollte man ein Feld basierend auf Benutzerangaben anzeigen oder verbergen, musste man auf kostenpflichtige Apps ausweichen oder zusätzliche Vorgangs-/Anfragetypen erstellen. Ein Beispiel dafür sind Mitarbeitermutationen: einen Typ für den Eintritt, einen für Änderungen und einen für den Austritt. Mit Jira Forms lässt sich dies deutlich vereinfachen.

Mit wenigen Klicks lassen sich dynamische Formulare erstellen, die sich basierend auf Benutzereingaben anpassen. Auch hier unterstützt der grafische Formular Builder im Erstellungsprozess, sodass jede:r Nutzer:in einfach und schnell dynamische Inhalte generieren kann! Dazu braucht es keine tiefgehenden Tool-Kenntnisse und auch keine Schulung.

Formulare sind nicht nur intern, sondern auch extern nutzbar

Bis jetzt haben wir jeweils beispielhafte Anwendungsfälle für interne Benutzer:innen mit Jira-Lizenz vorgestellt. Die neuen Formulare können aber auch ganz einfach in das Service Portal von Jira Service Management eingefügt werden, sodass Kund:innen ohne Jira-Lizenz über das Support-Portal ebenfalls solche und ähnliche Eingaben vornehmen können. Im Kontext von ITSM und ESM bedeutet das eine ganz erhebliche Verbesserung.

Daten aus externer Applikation auswählbar machen? Kein Problem!

Auch in einem Anwendungsfall, bei dem Daten aus einer externen Applikation auswählbar sein sollen, kann Jira Forms genutzt werden. Es lassen sich beliebige externe Daten mit oder ohne Authentifikation laden. Im gezeigten Beispiel (siehe unten) laden wir alle Jira-Cloud-Apps vom Atlassian Marketplace in ein Auswahlfeld und machen es für den Kunden im Service Portal leicht auswählbar.

Fazit

Mit Jira Forms lassen sich zahlreiche Anwendungsfälle nun nativ und out of the box in Jira Work Management und Jira Service Management lösen. Die Konfiguration ist einfach aufgebaut und benötigt nur eine kurze Einarbeitungszeit.

Die Expert:innen der kreuzwerker unterstützen Sie gerne bei der Konzeption, Weiterentwicklung und Umsetzung mit Jira Forms (und natürlich auch bei allen anderen Fragen rund um Jira, Confluence, Jira Service Management sowie den Apps vom Atlassian Marketplace). Sprechen Sie uns jetzt gerne an, wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

PS: Für uns sind die zahlreichen neuen und überaus hilfreichen Features und Funktionen (nicht nur Jira Forms), die Atlassian in sein Cloud-Offering einbaut, auch viele (sehr) gute Gründe dafür, den Weg in die Cloud eher jetzt gleich als später anzugehen. Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen bei der Migration von Server- oder Data-Center-Deployment in die Atlassian Cloud erfolgreich unterstützt. Wir sind Ihr erfahrener Partner in allen Fragen rund um Cloud-Lösungen.

Originally published at https://kreuzwerker.de on February 22, 2022.