Esmu sasniedzis savu e-pastu nirvānu

Mūsdienās komunikācijas upe ir sadalījusies daudzās lielākās un mazākās straumēs. Mēs ar cilvēkiem diskutējam sociālajos tīklos, sarakstāmies dažādos tiešsaziņas rīkos, jeb mesendžeros un nekur nav pazuduši arī klasiskāki saziņas rīki kā zvani, īsziņas un e-pasti. Jo vairāk sarunas vienā laikā mēģinam risināt, jo lielāks bardaks iestājas galvā un pieaug iespējamība kaut ko piemirst.

E-pasts man joprojām ir galvenais saziņas rīks

Katru dienu saņemu aptuveni 50–100 e-pastus, kas katrs ir arī jāapstrādā. Kaut kādā apmērā pieturos pie Inbox Zero pieejas un nemitīgi tiecos sasniegt situāciju, kad man e-pasta kastēs Inbox mapēs nav neviena e-pasta. Tas gan notiek aptuveni divas reizes gadā.

Praksē tas nozīmē, ka katru e-pastu uztveru kā uzdevumu, kas jāatrisina un ar e-pastiem veicu šādas darbības:

• Teorija māca, ka e-pasta programma nav jātur atvērta 24/7 un šī ir nianse ar ko vēl neesmu ticis galā. Telefonā gan jaunos e-pastus pārbaudu tikai tad, kad atveru e-pasta programmu, bet datoros tā man vienmēr atvērta un mana uzmanība tiek nozagta katru reizi, kad iebirst kāds jauns e-pasts. Principā eju uz to, ka e-pastu apstrādei katru dienu tiek atvēlēti noteikti laika sprīži, kad daru tikai to. Citādāk sanāk raustīšanās, kas nes lielāku postu nekā labumu.
• Izlasu katru e-pastu, lai saprastu ko ar to iesākt. Ja varu uz to atbildēt pāris minūšu laikā, uzreiz arī atbildu.
• Ja kaut kādu iemeslu dēļ īsumā atbildēt nevaru (vai negribu), tad e-pastu pārsūtu kādam citam (ja tas var to apstrādāt). Ja ar to galā tāpat būs jātiek man, tad mēdzu atstāt to neaiztiktu Inbox mapē un tā tie e-pasti uzkrājas.
• Uzkrājas līdz brīdim, kad tas vairs nav izturams un tipiski brīvdienu naktīs vai kādā citā pilnīgā nelaikā (piemēram, naktī uz 1. janvāri) eju cauri katram e-pastam un atbildu vai arī dzēšu laukā, ja redzu, ka vairs nav jēgas to darīt. Bet principā katram man atsūtītajam e-pastam pievēršu savu uzmanību. Tiesa, ne vienmēr tas notiek uzreiz.
• Arhivēju visus e-pastus, kam ir kaut kāda vērtība. Daļu no tiem pat atsevišķās mapēs, lai pēc tam vieglāk sameklēt. Visu pārējo bezkaislīgi dzēšu laukā.

Tīmekļa vs. programmu e-pasta klienti

Man ir vairāki e-pasta konti, ko izmantoju ikdienā. Privātajām lietām ir daži Gmail konti un Kursoram Zoho Mail. Es zinu, ka daudzi cilvēki e-pastam piekļūst no tīmekļa pārlūka — strādā ar e-pastiem caur to servisu tīmekļa versijām. Esmu mēģinājis šādu pieeju, bet nekad neesmu spējis ilgi pie tās pieturēties. OK, datora gadījumā tas vēl ir realizējams, bet ne telefonā. Vismaz ne tik ērti kā man gribētos.

Tāpēc pēdējo 10 gadu laikā esmu izgājis cauri veselai gūzmai dažādu e-pasta klientu. Sākot no telefonos iebūvētajiem e-pasta klientiem un visbeidzot ar Microsoft Outlook multifunkcionālo kombainu. Un jāsaka, ka tieši Outlook bija e-pasta programma, ko kādus dažus pēdējos gadus izmantoju gan uz datoriem, gan mobilajās ierīcēs. Jā, liels un smags milzis, bet vismaz kaut kas vienots. Beidzot Microsoft savu Office programmatūru ir padarījis līdzīgu uz dažādām ierīcēm.

Mana “problēma” ir tāda, ka es ikdienā izmantoju dažādu platformu ierīces un mani reāli tracina, ka uz tām viena un tā pati lieta (e-pasts) izskatās un lietojams dažādi. Mājās man ir Windows datori, darbā — Mac un telefoni līdz šim bija iPhone, bet pēdējo pusgadu — Android. Var jau, protams, uzskatīt, ka es te skaldu matus, bet ja kaut kas kaitina, tad kaitina.

Šķiet, esmu atradis risinājumu. Newton!

Pirms nedēļas lasīju cauri tehnoloģiju pasaules jaunumus un pamanīju Engadget rakstu, kura virsrakstā pieminētais vārdu salikums “simple-is-better email app” uzreiz piesaistīja manu uzmanību. Āha, es taču esmu īstā un pareizā e-pasta klienta meklējumos un “simple” ir tieši tas, kas man vajadzīgs. Atvēru Newton e-pasta klienta produkta lapu un uzreiz noskatījos īso reklāmas video.

Bams! Tieši tas, kas bija vajadzīgs! E-pasta klients, kas izskatās un darbojas vienādi uz Android, iOS, MacOS un Windows ierīcēm. Vai šāda pasaka vispār ir iespējama?

OK, produkta autori piedāvā 2 nedēļu izmēģinājuma iespēju, bet pēc tam būs jāmaksā. Un jāmaksā brangi. Aptuveni 50 eiro. Katru gadu. Huh, šķiet, ka padaudz par tādu rīku.

Newton testa režīmā lietoju jau nedēļu, neesmu to vēl abonējis un mēģinu saprast vai ir vērts to darīt. Situāciju “sarežģī” arī tas, ka nu jau produkta autori sāk piedāvāt 20% atlaidi. Ko esmu pa šo nedēļu sapratis?

• Newton lieliski darbojas uz dažādām ierīcēm un pieredze ir ļoti līdzīga. Perfekti! Klients tiešām vizuāli ir vienkāršs un nekas lieks nekrīt acīs. Par to “simple” nav melots! Tomēr tas nav viss.
• Tiek piedāvāta iespēja izveidot Newton lietotāja kontu un tad vairs jaunās ierīcēs nebūs manuāli jāpievieno e-pasta konti un jāpielabo iestatījumu. Tas ir satriecošs pluss! Un tas tiešām darbojas. Tiec pie jauna telefona vai datora, lejupielādē Newton, piesakies ar savu kontu un jau pēc mirkļa tiec pie saviem e-pastiem tieši tā, kā to redzi citās savās ierīcēs. Pozitīvi, ka šo kontu var aizsargāt ar divu faktoru autentifikāciju (arī ar Google Authenticator lietotni).
• Beidzot e-pasta klients, kuram esmu piešāvies lietot taustiņu saīsnes. Pāris taustiņu piespiedieni un e-pastus dzēšu, arhivēju un atbildu uz tiem.
• E-pastu apstrādi var “atlikt”. Neesmu vēl izmantojis, bet ja pareizi saprotu, tad pēc paša noteikta laika e-pasts parādīsies kā nelasīts un atkal to pamanīsim. Ir arī iespēja Newton telefona lietotnē atzīmēt, lai konkrētais e-pasts mums par sevi atgādina, kad piesēdīsimies pie datora. Tas ir foršs sīkums, jo visdrīzāk ērtāk garākas atbildes būs gatavot tieši pie datora.
• Ja runājam par “atlikšanu”, tad arī e-pastu nosūtīšanu var atlikt uz noteiktu laiku.
• Turpat var arī iestatīt, lai tiek pieprasīta informācija par to, ka mūsu sūtītais ir atvērts. Tā nav nekāda jauna funkcija, bet te tā izpildīta glīti un ērti.
• Vēl viena nozīmīga Newton funkcija ir integrācijas ar dažādiem servisiem. Piemēram, Asana, Trello, Evernote, OneNote, Todoist u.c. Šo vēl neuzspēju iestrādāt savā ikdienā, bet tā kā ikdienā izmantoju gan Asana, gan Trello un Evernote, būs jāizpēta.

Padalies ar saviem e-pasta lietošanas trikiem

Katram no mums e-pasta lietošanas paradumi un vajadzības ir atšķirīgas un var gadīties, ka Newton tev nemaz nenoderēs. Bet ja esi izlasījis tik tālu un kaut kādi šī produkta aspekti ir piesaistījuši, iesaku pamēģināt un pēc tam padalīties ar savu pieredzi. Varbūt tev ir aizķērušies vēl kādi interesanti e-pastu lietošanas triki?

Bet es vismaz šobrīd beidzot esmu pilnīgā mierā ar saviem e-pastiem un Newton man palīdz koncentrēties uz galveno — lasīt un atbildēt uz e-pastiem. Un tas nozīmē, ka, iespējams, varēšu darbus izdarīt vairāk un labāk.