Muhasebe Alanındaki En Faydalı 5 Otomasyon Süreci

Muhasebe genel olarak sayısal veriyi merkeze alarak çalışan ve tekrarlayan süreçlere sahip olan çalışma prensibinden dolayı otomatize edilmeye en müsait alanlardan biridir. Otomasyon her zaman eninde sonunda organizasyonun tamamını etkilerken, muhasebe ve finans alanını otomatikleştirmek daha da büyük ölçekli iş sonuçları sağlayabilir.

Robotlara süreç öğretilerek çalışmaları hızlandırma konusunda belki de en çok destek alması gereken kişiler muhasebecilerdir. Bu kişiler RPA sayesinde rutin işlerle vakit öldürmektense robot bu işleri yaparken onlar katma değerli işlere yönelebilecek böylece verimliliklerini arttırabileceklerdir. RPA, üretkenliğinizi arttırıp maliyetlerinizi düşürmenize yardımcı olurken bir yandan da size ve ekibinize keyif veren ve motivasyonu yüksek bir çalışma ortamı sunar.

Muhasebe otomasyonuyla bir üst seviyeye taşınabilecek işlerden olan; nakit dönüşümü, borç ve alacak hesaplarında gecikme takibi, stok ve birim fiyat takibi, fatura kesme ve işleme, ödeme işleme gibi işleri Robotik Süreç Otomasyonu ile otomatize etmeniz mümkün.

Muhasebe Departmanının Kullanabileceği 5 Faydalı RPA Süreci

1. Muhasebe Programlarında RPA Kullanımı

Muhasebe alanında halihazırda Luca, CRM ve GİB Portal gibi birçok programın işleri kolaylaştırmak amacıyla kullanıldığı biliniyor. RPA, bu muhasebe programları işlerini de kolaylaştırarak zaman kazancınızı ve verimliliğinizi bir üst seviyeye taşıyor.

Robotik Süreç Otomasyonu ile bu araçlar üzerinde yapabileceğiniz bazı örnek uygulamalar:

• Luca’da stok ve birim fiyat kontrolü
• E-Finans ve E-Logo’dan Luca’ya fatura yükleme
• İrsaliye ve fatura kontrolü ardından Mikro’ya işleme
• Ödemeleri Logo’ya işleme
• CRM’den yeni tahsilat girişi
• GİB Portal’dan fatura kesme
• Paraşüt, Mysoft, İş Başı, Logo, Mikro gibi muhasebe programlarıyla uyumlu çalışma

2. Mutabakat İşlemleri

Teslimat Mutabakatı

Bazı durumlarda faturaların satın alma emirleri ve sevkiyat emirleri ile örtüşmesi gerekir. Bu işi RPA yazılımına bırakmakta yarar vardır. Genellikle RPA, yalnızca veriler arasında eşleşmeyen farklılıklar bulduğunda devreye girip uzman kişileri bilgilendiren manuel bir prosedüre sahip bir sistemi işletir. Bu da RPA’nın etkili bir teknoloji olduğunu ancak hala yalnızca belirli görevleri yapabileceğini gösterir. Karmaşık karar verme alanlarında insana ve uzmanlığına hala ihtiyaç var.

Sözleşme Mutabakatı

Muhasebecinin sözleşme şartlarına uygunluğu sağlamak amacıyla fatura ödemeden önce genellikle satıcının verilerini doğrulaması gerekir. Robotik Süreç Otomasyonu ile bu türde bir veri mutabakatı herhangi bir çalışanın mesai harcamasına gerek duyulmadan otomatik olarak yapılabilir.

3. Dönem Sonu Kapanış İşlemleri

Zaman faktörü yönünden oldukça iş yükü oluşturan ve tekrarlayıcı olan, her ayın ve yılın sonunda yapılan mali kapanış işlemleri gözle görülür derecede veri kontrolü, mutabakatı ve raporlamayı içerir.

Şirketler gerilimin en yüksek olduğu dönemlerde ,yani ay ve yıl sonlarında, stres faktörü olan onlarca Excel tablosu arasından farklı yazılımlara giriş çıkış yapmak yerine, bu zaman alan ve RPA yazılımının rahatlıkla yapabileceği işleri yazılım robotlarına bırakıp otomatik raporlama yapabilirler.

McKinsey’in yaptığı bir vaka çalışmasına göre, Robotik Süreç Otomasyonu’nun tüm gücünden yararlandıktan sonra, ay sonu kapanış işlemlerinin iki hafta yerine iki gün sürdüğü görüldü.

Unlocking the full power of automation in industrials (mckinsey.com)

4. Fatura Kesme ve İşleme

Fatura kesme ve işleme de muhasebeci konumundaki kişilerin en çok vakit kaybettiği ancak OCR, Excel İşleme gibi opsiyonlarla otomatize edilmeye en yatkın işlerdendir. Rutin fatura kesme işi yaptığınız sürekli müşterilerden henüz yeni ilişkilerinizin olduğu müşterilere kadar her kitleyi robota öğretip süreci hatasız yürütmesini sağlayabilirsiniz. Müşteri profili belirlemek konusunda bir sınırınız yok.

5. Veri Yönetimi

Bankadaki hesap bakiyeleri kurum özelinde belirli bir sisteme yüklenmelidir. Bunun gibi veri yönetimi işlemleri şirketlerin çalışan mesaisinden tasarruf ederek maliyet düşürmek için otomatikleştirmek istediği zaman alıcı süreçlerdir.

RPA, verileri bir sistemin işleyebileceği uygun formata dönüştürebilir. Ayrıca RPA ile stok ve birim fiyatı takibini de hızlıca yapmak mümkündür. Bu iş ile görevli olan muhasebeci ise verilerin işlenmesi kısmında vakit kaybetmektense stratejik kısımlara yoğunlaşarak yetkinliğini kullanmış olduğu katma değeri daha yüksek bir işle uğraşmış olur.