Cuando tener mejores conversaciones nos ayuda a ser mejores organizaciones

Aldeas Infantiles LAAM se acercó en 2018 a Kubadili para pensar de manera más estratégica su comunicación. En 2019 volvieron a contactarnos para que podamos acompañar la mejora en el funcionamiento de su organización, más específicamente con el área de Donantes Individuales LAAM.

Aldeas Infantiles SOS es una organización internacional de desarrollo social sin fines de lucro que trabaja desde 1949 por la promoción, protección y restitución de derechos a partir de diferentes líneas de servicio para el desarrollo integral de niños, niñas, adolescentes y jóvenes que han perdido el cuidado parental o están en riesgo de perderlo. Cuenta con sedes en toda América Latina y trabaja con niños, niñas, adolescentes y jóvenes de todo el mundo.

En 2019 volvieron a contactarnos para trabajar juntos: el equipo de trabajo tenía muchas ideas pero no encontraba el modo de ordenarlas para avanzar y trabajar en ellas. Los integrantes de Donantes Individuales LAAM trabajan de manera local en cada país a partir de lineamientos generales que se deciden en forma centralizada. La comunicación entre los distintos puntos de América Latina es, en gran parte, virtual, y se reúnen físicamente una vez al año durante una semana junto al equipo regional. En este contexto, desde Kubadili detectamos que era conveniente generar espacios de conversación profunda sobre temas propios de la identidad de la institución y consideramos que esta instancia de encuentro presencial era una buena oportunidad para que los miembros se conectaran en profundidad. Lina Prato, facilitadora de Kubadili, los acompañó en el diseño de dinámicas y co-creó los espacios de intercambio junto a la organización.

¿Cómo abordamos el trabajo en equipo?

Propusimos utilizar el juego con reflexión y las Estructuras Liberadoras para permitir conversaciones con intercambios de experiencias y prácticas habituales en sus estrategias de recaudación de fondos. Como parte del taller, profundizamos en la Retrospectiva como herramienta para fortalecer los vínculos entre los miembros de los equipos de trabajo y ayudarlos a poner foco en la mejora continua.

Parte del desafío fue la construcción de confianza entre el equipo regional y Kubadili. Si bien tenían algún conocimiento previo del trabajo que realizamos, no estaban del todo seguros sobre qué íbamos a hacer y cómo iba a resultar el trabajo en conjunto.

Una vez en el encuentro regional en Costa Rica, lo que ocurrió fue pura magia. El nivel de confianza fue aumentando día a día a medida que la organización comprobaba que era posible conversar de otras formas: intercambiar, aprender y enriquecerse en equipo fueron los ejes centrales. La planificación previa al viaje cobró vida propia: se hizo y deshizo esa propuesta según cómo iban reaccionando los participantes. Se tomaron decisiones en el momento sobre cómo seguir para no perder la energía y el interés del grupo. Tanto fue así, que el último día pudimos realizar un Open Space poderoso en el que las decisiones sobre la agenda pasaron completamente a manos de los participantes. ¡Cuánto costó explicar qué era un Open Space antes de que lo vivan!

A raíz del éxito y el impacto generado en el taller de Costa Rica, nos convocaron a un segundo taller con el área de Padrinazgo Internacional LATAM en Paraguay. Con este grupo los desafíos serían otros: “Queremos trabajar la temática del cambio”, nos dijeron.

Con mucho entusiasmo encaramos este nuevo desafío. Por la complejidad de la labor que realizan, esta nueva área en la que trabajaríamos estaría atravesada por muchos cambios en la reglamentación y los sistemas de gestión. Además, cuentan con poco nivel de autonomía en la tarea y dependen de que otras personas les brinden la información que necesitan para avanzar. Decidimos, entonces, poner foco en actividades que les permitan hablar de esos dolores, apoyarse, intercambiar estrategias y reflexionar sobre cómo se podía revalorizar el área y qué lugar ocupa Padrinazgo Internacional en Aldeas Infantiles LAAM.

Una de las actividades que mejores resultados dio fue armar la red en la que se apoya Padrinazgo Internacional en cada país para comprender el estado en que están esas relaciones en cada Oficina Nacional y cómo eso impacta en los resultados que obtienen. Nuevamente apareció la Retrospectiva como la mejor técnica para mejorar los vínculos con los otros sectores y visibilizar las problemáticas del área hacia adentro y hacia afuera de cada Oficina Nacional. Como resultado de estos dos talleres, se generó una comunidad de practicantes de la Retrospectiva.

Desde julio 2019, nos juntamos una vez al mes de forma remota para compartir entre nosotrxs experiencias de facilitación: quién facilitó una Retro, qué dinámicas usó, qué dificultades se encontraron. Quienes aún no la hicieron hacen preguntas para avanzar y piden consejos. Por ejemplo, Gabriela de Donantes Individuales LAAM de Perú, fue una de las primeras en contar que llevó la técnica a su equipo y pudieron aumentar el nivel de confianza con el que se hablaban y encaraban los proyectos juntos.

Lo interesante del espacio que generamos es que nos trasciende y ocurre entre pares. Ellos mismos, miembros de Aldeas Infantiles LAAM de diferentes países, se aconsejan sobre cómo hacer la Retro. Aldeas Infantiles LAAM fue incorporando de a poco las metodologías ágiles como una herramienta para crecer como organización en toda América Latina.

¡El equipo trabajando!

Una de las experiencias más lindas fue la de Marcio Correa, Gerente de Donantes Individuales LAAM de Brasil:

“Luego de avanzar con las metodologías ágiles, y en especial con las actividades relacionadas a las reuniones de Retrospectiva en equipo, quedé con muchas ganas de implementar esto en el equipo que dirijo. Los resultados fueron más rápidos de lo que esperaba. Claro que tuvimos que hacer pequeños cambios, pero hemos percibido que al equipo le ha gustado y se involucró en los proyectos; comenzaron a trabajar mejor y siendo conscientes de sus responsabilidades.
De mi parte percibí que mi tarea no era solo dirigir sino también asegurar que las personas tengan las condiciones necesarias para ejecutar sus tareas con calidad. Así, los equipos pasaron a sentirse dueños de sus proyectos. No sólo fueron más operativos; a partir de los talleres empezaron a buscar objetivos más grandes para sus proyectos. Además, con las reuniones de Retrospectiva frecuentes los proyectos avanzaron más rápido.
A fines de 2019 pudimos hacer la planificación del área en conjunto. Con un equipo involucrado, aparecieron muchas ideas innovadoras. Al compartir sus pensamientos muchas ideas pudieran ser aprovechadas por distintas áreas conscientes de que forman parte de un proceso”.

Finalmente, juntos pudimos lograr que den con la Retrospectiva como la mejor técnica para resolver sus necesidades y sean perseverantes en su uso como una nueva forma de sostener conversaciones importantes entre los miembros de los equipos. De este modo, se fortalecen los vínculos entre ellos y eso, indudablemente, impacta en los resultados.

Desde Kubadili estamos muy contentos de haber podido colaborar en el crecimiento de Aldeas Infantiles LAAM. Si quieres que tu organización también trabaje con nosotros, contactanos a info@kubadili.org