Eventos virtuales interactivos y participativos diseñados por Kubadili: El caso de Aldeas Infantiles SOS
Entre el 29 de julio y el 5 de agosto se realizó un encuentro anual de Aldeas Infantiles SOS y desde Kubadili los acompañamos en el diseño e implementación del evento, que a causa de la pandemia se realizó íntegramente de manera virtual. En el siguiente artículo te contamos todo sobre los desafíos transitados y los logros alcanzados junto a la organización.
Si hay algo que nos caracteriza en Kubadili, es la pasión que nos mueve para acompañar a las organizaciones en los procesos de adaptación y transformación para llevar adelante sus actividades de manera creativa e innovadora. Aldeas Infantiles SOS todos los años realiza un evento de formación interna en formato presencial que va rotando de sede por distintos países. Este año, a causa de la pandemia por el COVID-19, estas condiciones se vieron desafiadas y decidieron convocarnos para mantener el espíritu del evento a pesar de la distancia y el formato virtual.
La necesidad de hacer el evento online cambió las reglas del juego pero, lejos de ser un condicionante, fue un formato que permitió experimentar otros campos de interacción que enriquecieron al equipo de trabajo. El objetivo principal fue diseñar un evento con participación alta, es decir, en donde se lograran conexiones reales entre los asistentes. Así, este espacio pasó de ser un evento cerrado para Directores Nacionales (no más de 20 personas en forma presencial) a ser un evento con invitación abierta a toda la organización con más de 200 participantes conectados desde distintos países de América Latina.
Si bien el evento ya no contaba con la limitación de ser presencial para convocar a su comunidad, la intención de la organización de tener una alta participación e interacción por parte de quienes asistieran fue uno de los desafíos más interesantes. En este sentido, Lina Prato y Pablo Mazzeo, facilitadores de Kubadili que lideraron el proyecto, consideraron fundamental que desde el momento de la planificación y diseño del mismo, se generara un espacio abierto de ideas y feedback entre el equipo de facilitadores de Kubadili y el equipo de Desarrollo de Fondos de Aldeas Infantiles SOS, para pensar en conjunto las ideas que inviten a sortear el reto que podía llegar a presentar la virtualidad respecto de la relación entre masividad y alta interacción.
Una vez acordadas las intenciones de la organización y consensuadas las expectativas y los alcances del evento, se tomó la decisión sobre qué herramientas utilizar para lograr de manera más efectiva los objetivos planteados. Para Kubadili fue fundamental que la experiencia de este evento fuera un nuevo espacio de intercambio y aprendizajes, en donde la virtualidad fuera un medio potenciador del encuentro y no un limitante. El equipo de Aldeas Infantiles SOS entendió perfectamente que la virtualidad podía ser una herramienta para favorecer nuevos escenarios y confió en el poder que tendría llevar a cabo un evento de estas dimensiones durante una semana con participación activa a diario.
De este modo, se dedicó el tiempo de aprender a utilizar las herramientas metodológicas y digitales necesarias y se probaron en simulacros del evento. En función de conseguir una participación real y crear un evento abierto con conexión entre los participantes, se diseñaron espacios de check-in y otras actividades más allá de los contenidos planteados por la organización. Desde Kubadili contribuimos a transformar el rol de los asistentes, invitándolos a pasar del lugar de espectadores pasivos a interactuar activamente con el contenido que se estaba brindando y con las demás personas involucradas en la sala. También dimos capacitaciones previas a los organizadores para que se sintieran cómodos y seguros al momento de liderar el evento. La preparación de los miembros de Aldeas Infantiles implicó horas de entrenamiento en donde los propios miembros actuaron como facilitadores técnicos unos de las sesiones de otros. A su vez, se utilizó la funcionalidad de interpretación en simultáneo. Este fue uno de los desafíos más importantes que trabajó la organización: el uso innovador de las tecnologías. En palabras de uno de los miembros de Aldeas Infantiles SOS: “ejercitamos el músculo de usar herramientas tecnológicas nuevas”.
Finalmente, la experiencia fue percibida de manera muy positiva por los usuarios. Se notaron cambios de mentalidad en los participantes que pasaron de ser simples consumidores a ser productores activos de los contenidos con propuestas de conexión entre las personas. Inclusive con aquellos usuarios que no compartían el idioma, el interés y la energía se notaron a lo largo del evento. Desde Kubadili nos propusimos desafiar el paradigma de la generación de contenido de arriba hacia abajo.
Estamos convencidos de que esto se logró por el trabajo en equipo en donde todas las decisiones fueron transparentes y tomadas en conjunto. Las reuniones previas a la organización del evento fueron el elemento clave para generar confianza, comprensión de necesidades y acuerdos de trabajo. Para nosotros significó un hito grandioso: poder acompañar a equipos de trabajo de una ONG distribuidos por toda América Latina, con todas y todos incorporando metodologías ágiles para su transformación organizacional.
Si estás interesado en generar un evento de este estilo, con una participación real entre los miembros de tu organización, ¡no dudes en contactarnos!
