¿Se puede practicar agilidad en gobiernos? ¡Sí, claro!

Esta semana terminamos un ciclo de talleres en donde la #agilidad y el diseño centrado en las personas se materializó no sólo en la teoría sino también en la práctica. “Pasamos por el cuerpo” los principios y valores y también generamos acciones para potenciar la mejora continua.

Desde Kubadili acompañamos el proceso de aprendizaje del equipazo de la Subsecretaría de Políticas Públicas Basadas en Evidencia del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, con el objetivo de evolucionar la manera de hacer y así impactar no sólo en la calidad de los resultados sino también en la manera de sentirse parte de la Subsecretaría.

¿Cómo lo hicimos?

1. Luego de indagar en las necesidades que detectaron los líderes, sugerimos conformar un pequeño equipo en donde se vieran representados los 8 equipos que conforman la Subsecretaría y con quienes pudiéramos profundizar distinciones y herramientas para abordar el cambio que buscaban generar.
2. A este pequeño equipo, al que llamamos Equipo Kaizen, les dimos las primeras distinciones de agilidad y una herramienta de observación para que luego abordaran a sus respectivos equipos en modo “antropólogo”, indagando en las necesidades particulares de cada uno de ellos sin emitir juicios de valor. La premisa siempre es “Preguntar para entender y no para responder”.
3. Analizamos lo observado por el Equipo Kaizen y con esos insights (hallazgos, descubrimientos) priorizamos las necesidades a abordar y diseñamos un primer taller para que los 8 equipos comprendieran y enriquecieran el por qué y el para qué de la iniciativa.
4. Diseñamos una serie de 4 talleres, en donde repartimos a los equipos en dos grupos, de acuerdo a la interdependencia detectada por el Equipo Kaizen. Los talleres se fueron diseñando iterativamente de acuerdo a los insights que los equipos fueron generando conversación tras conversación.
5. Posteriormente a cada taller reflexionábamos con el Equipo Kaizen compartiendo aprendizajes, dándoles distinciones del qué y el para qué llevamos adelante las diferentes dinámicas y recibiendo feedback para mejorar el siguiente taller.

Los temas que abordamos durante los talleres fueron:

• Principios y valores de la agilidad que potencian la mejora continua.
• Propósito de la Subsecretaría: su razón de ser y su propuesta de valor al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
• Ecosistema de equipos: interdependencia técnica, interacciones con usuarios y ciudadanos, interacciones con stakeholders y tomadores de decisiones.
• Marcos de trabajo ágil para que cada equipo pudiera definir las prácticas que se adaptaran mejor a la naturaleza de sus actividades.
• De lo estratégico a lo operativo: Cómo la estrategia se materializa en objetivos que nos permite enfocarnos, colaborar y contribuir a un propósito mayor.
• Equipos de alto rendimiento: Sus características y las disfuncionalidades del trabajo en equipo.

Próximamente “Review general” como cierre de una gran iteración. Se trata de un encuentro de convergencia de los 8 equipos más los líderes de la Subsecretaría en donde cada uno contará lo aprendido, las acciones de mejora que emergieron a partir de las conversaciones de equipo y exposición de pedidos que cada equipo necesite hacer para seguir sosteniendo su evolución. Será el Equipo Kaizen, agentes de cambio internos, quienes facilitarán este evento. Dejar capacidad instalada es uno de nuestros principales objetivos como agentes de cambio externos.

Algunos de los principales aprendizajes que declararon quienes fueron parte de esta iniciativa son:

• La importancia de conocerse más allá del rol que ejercen.
• La importancia de volver a conectarse con el propósito personal que los trajo a la Subsecretaría.
• La importancia y el valor de parar a reflexionar sobre lo que están haciendo, para qué lo hacen y cómo lo están haciendo.
• La importancia de explicitar las necesidades que cada equipo tiene para contribuir y colaborar en la evolución de todo el ecosistema.

La vocación de servicio y el compromiso con el impacto al ciudadano y la mejora continua que demostraron en las conversaciones de equipo fue una constante. Ser un equipo sostenible de alto impacto no es tarea simple, y mucho menos en el medio de una pandemia. Ser un equipo ágil es un proceso continuo de evolución, promoviendo la transparencia, la inspección y la adaptación, y estos equipos ¡aceptaron el desafío y van por ello!

Gracias enormes al compromiso de Andrés Cotelli , Julia Martinuzzi, Enzo Damian Gianotti Masny, Daniel Villaroel Torrez y demás voluntarios y voluntarias que se sumaron al Equipo Kaizen como agentes de cambio internos. Sé que voy a seguir escuchando sobre grandes cambios promovidos por ustedes. Ojalá que sigan nutriendo el propósito de ser el cambio que queremos ver en el mundo. Fue un verdadero placer acompañarlos en este proceso.

Y también tuve el lujo y el placer de compartir la experiencia en diferentes momentos con los co-facilitadores Rodrigo Podestá , Milagros Agurto y Ximena Pía Canosa que contribuyeron a que este viaje sea muy enriquecedor. Gracias enormes por ser parte de esta iniciativa. ¡Qué placer contar con un equipo así!

Si llegaste hasta acá, ¿cuéntanos qué te disparó la lectura del proceso que describo en este artículo? ¡Conversemos!