Ajoutez vos événements Calendly à Asana automatiquement, et gratuitement
Quand j’étais chez Germinal, j’utilisais Asana pour organiser chaque heure de ma journée. Et lorsque je coachais des startups sur leurs stratégies d’acquisition je leur demandais de choisir un créneau dans Calendly. À ce moment là je voulais que les rendez-vous Calendly apparaissent dans ma liste des tâches Asana. Voilà comment j’ai fait
Étape 1 : Google Calendar
Si vous utilisez Google Calendar et que vous vous lancez dans l’utilisation de Calendly, la première chose à faire est de centraliser un minimum l’information de vos calendriers en synchronisant Calendly à Google Calendar. C’est ce que propose Calendly dans tous ses plans, gratuitement avec “Connexion calendrier”. (voir capture écran ci-dessous)
Normalement, si vous vous arrêtez à cette étape et que quelqu’un crée un événement dans votre Calendly, vous devriez voir l’événement associé dans Google Calendar.
Etape 2 : Intégrations Calendly ❌
En tant que power user de Asana, la connexion à Google Calendar ne me suffit pas pour organiser mes journées. J’ai besoin de centraliser chaque nouvel événement Calendly dans Asana.
On va donc se rendre dans la partie “Intégrations” de Calendly.
Vous verrez un certain nombre d’intégrations prévues par Calendly. Mais pas de “Asana” à l’horizon. Choisissez donc Zapier. (voir capture écran ci-dessous)
Si vous avez un plan gratuit Calendly, vous découvrez que vous ne pouvez pas utiliser les intégrations Calendly prévues par Zapier. Dommage ? Non, car on est plus malins que ça.
Si vous avez un compte Premium Calendly, suivez le lien suivant, et fin de l’article : https://zapier.com/apps/asana/integrations/calendly/11529/create-asana-tasks-from-new-calendly-events
Etape 3 : Zapier ✅
Là où cette automatisation est cool, c’est qu’en regardant de plus près une tâche créée automatiquement par Calendly sur notre Google Calendar, on découvre dans le corps du texte de l’événement : “Powered by Calendly.com”
L’idée sera donc de créer une tâche Asana pour chaque nouvel événement créé dans Google Calendar contenant : “Powered by Calendly.com”
Rendez-vous donc dans Zapier.
L’intégration custom que nous allons créer est la suivante : Google Calendar // New event matching term >>> Asana // Create task
Voilà les premières étapes à suivre :
Enchaînons avec notre recherche de notre phrase préférée :
Puis on teste cette étape.
Il ne vous reste plus que la configuration de votre création de tâche Asana pour qu’elle soit attribuée à un projet, une personne et ait une description digne de ce nom. Pour moi ça donnait ça.
Vous verrez que pour le moment la tâche Asana n’est pas affectée au jour renseigné dans le champ Zapier “Due on”/”Due at”. Mais ça prend 2 secondes de mettre la bonne date dans Asana.
Tadaaaaaaa
Voilà vous arrivez à créer automatiquement des tâches Asana à chaque nouvel événement Calendly ! ✅💡
