Ajoutez vos événements Calendly à Asana automatiquement, et gratuitement

Aujourd’hui, chaque membre de Germinal a la possibilité de coacher gratuitement des startups dans leurs stratégies d’acquisition. Elles peuvent booker un membre de Germinal 30 minutes par semaine directement depuis son agenda Calendly. Et il s’en passe des choses en 30 minutes.

Étape 1 : Google Calendar

Si vous utilisez Google Calendar et que vous vous lancez dans l’utilisation de Calendly, la première chose à faire est de centraliser un minimum l’information de vos calendriers en synchronisant Calendly à Google Calendar. C’est ce que propose Calendly dans tous ses plans, gratuitement avec “Connexion calendrier”. (voir capture écran ci-dessous)

Normalement, si vous vous arrêtez à cette étape et que quelqu’un crée un événement dans votre Calendly, vous devriez voir l’événement associé dans Google Calendar.

Etape 2 : Intégrations Calendly ❌

En tant que power user de Asana, la connexion à Google Calendar ne me suffit pas pour organiser mes journées. J’ai besoin de centraliser chaque nouvel événement Calendly dans Asana. 
On va donc se rendre dans la partie “Intégrations” de Calendly.

Vous verrez un certain nombre d’intégrations prévues par Calendly. Mais pas de “Asana” à l’horizon. Choisissez donc Zapier. (voir capture écran ci-dessous)

Si vous avez un plan gratuit Calendly, vous découvrez que vous ne pouvez pas utiliser les intégrations Calendly prévues par Zapier. Dommage ? Non, car on est plus malins que ça.

Si vous avez un compte Premium Calendly, suivez le lien suivant, et fin de l’article : https://zapier.com/apps/asana/integrations/calendly/11529/create-asana-tasks-from-new-calendly-events

Etape 3 : Zapier ✅

Là où cette automatisation est cool, c’est qu’en regardant de plus près une tâche créée automatiquement par Calendly sur notre Google Calendar, on découvre dans le corps du texte de l’événement : “Powered by Calendly.com”

L’idée sera donc de créer une tâche Asana pour chaque nouvel événement créé dans Google Calendar contenant : “Powered by Calendly.com”

Rendez-vous donc dans Zapier.
L’intégration custom que nous allons créer est la suivante : Google Calendar // New event matching term >>> Asana // Create task

Voilà les premières étapes à suivre :

Enchaînons avec notre recherche de notre phrase préférée :

Puis on teste cette étape.

Il ne vous reste plus que la configuration de votre création de tâche Asana pour qu’elle soit attribuée à un projet, une personne et ait une description digne de ce nom. Pour moi ça donnait ça.

Vous verrez que pour le moment la tâche Asana n’est pas affectée au jour renseigné dans le champ Zapier “Due on”/”Due at”. Mais ça prend 2 secondes de mettre la bonne date dans Asana.

Tadaaaaaaa

Voilà vous arrivez à créer automatiquement des tâches Asana à chaque nouvel événement Calendly ! ✅💡

Si vous avez apprécié cet article, appuyez sur les petits 👏 ci-dessous, vous pouvez applaudir plusieurs fois !