Missions, factures et formations : 58 outils pour les freelances

Ils s’occupent de tout !

Julie Henches
Jul 12, 2018 · 7 min read
Vous en reconnaissez ? 😊

Les freelances s’échangent des apps comme on se recommande des bons films. Chez les indépendants, la popularité des outils pour organiser son travail n’est plus à prouver. Elle a fait la gloire de sites comme Product Hunt, dédié aux “enthousiastes amoureux de produits” et va de pair avec l’essor des techniques de productivité comme Kanban, Getting Things Done ou Inbox Zero. Certains freelances développant un attachement viscéral à certaines techniques ou produits (“depuis que j’utilise GTD, ma vie a changé !”) celle-ci vire parfois à l’obsession.

La raison est simple : dans un statut où tout repose sur ses (fragiles) épaules et où l’administratif est complexe, pouvoir faire confiance à des services solides libère un peu le freelance de sa charge mentale.

Ces 58 outils sont ma contribution au débat.

⛑ Gérer un projet

Pour tout ce qui est gestion de projet (vision d’ensemble et partage des tâches), deux camps s’affrontent : les tenants de la to-do list traditionnelle (Asana) et ceux, plus visuels, du Kanban (Trello). L’histoire nous dira qui avait raison (#teamasana).

Côté prise de notes, j’ai un faible pour Apple Notes et Bear (pour la marque à la pomme plutôt douée en optimisation fiscale) tandis que mes amis utilisent plutôt Evernote et Open Office. Côté carte mentale, Mindmeister (la carte utilisée plus haut) et Framindmap (libre) font du très bon travail.

Google Drive permet de stocker, partager et éditer à plusieurs des fichiers, textes et tableurs. Sketch aide à créer des visuels et Unsplash à trouver de belles images libres de droits (dont vous pouvez néanmoins mentionner les auteurs).

C’est autre chose que Shutterstock quand même

💅 Tenir son agenda

Google Calendar rassemble calendrier pro et perso. Sa fonction rappels vous permet d’éviter de rater un rendu ou l’anniversaire de votre oncle.

Youcanbook.me (ou l’extension Chrome Mixmax) se sychronise avec Calendar pour vous simplifier la prise de rendez-vous. Vous n’avez plus qu’à envoyer un lien et la personne choisit le créneau qui l’arrange. Au revoir les emails ping pong !

Jeudi ? Vendredi ? Qu’est-ce qui arrange tout le monde ? Doodle et Framadate (libre) permettent de choisir un créneau pour se retrouver à plusieurs.

Enfin, Toggl et Bonsai vous aident à mesurer le temps que vous mettez à effectuer une tâche (peut être utile si vous facturez au temps).

🤫 Discuter avec ses clients

Pour tout ce qui est visios et confcalls asap, j’ai un faible pour Zoom. Mais Skype et appear.in sont des options tout à fait honnêtes.

Je participe aux forums Slack de mes clients — ou leurs alternatives libres Framateam ou Rocket Chat.

Côté mail, je suis fan des fonctions “done” et “snooze” de Google Inbox, la boîte mail du futur qui archive un mail en un clic et fait réapparaître le mail important au moment opportun — les billets de train la veille du voyage par exemple.

photo de Charles Deluvio sur Unsplash

✌️ Garder la pêche

Si comme moi vous travaillez mieux en coworking, dans des cafés ou chez des amis, (coucou les freelances mondains !) vous pouvez trouver des coworkings autour de chez vous sur placestowork.net (j’ai personnellement posé mes valises à Greenspace).

La technologie nous dérange en permanence. Pour malgré tout parvenir à atteindre le flux, cet état de concentration optimal, rien de tel que de couper notifications, Internet et de faire disparaître son téléphone. Un casque anti-bruit associé aux sons de pluie et feux de cheminée de Noisli peut s’avérer un combo gagnant.

Vraies images de mon cerveau

Pour bloquer les distractions et vous concentrer sur ce qui est important, rien de tel que des apps comme Freedom ou Forest qui vous interdisent de visiter les sites que vous mettez en liste rouge pendant un temps imparti. Quant à Disable Facebook Newsfeed (extension Firefox et News Feed Eradicator (version Chrome), ils vous laissent accéder à Facebook mais suppriment votre fil d’actualité, ce vous évite de passer 20 minutes à scroller. 👋

En cas de trop plein, rien de tel qu’une promenade, une sieste, de la lecture (Foutez-vous la paix de Frédéric Midal ?) ou une méditation libre ou accompagnée (avec des applis comme Petit Bambou ou Insight Timer (🇺🇸) par exemple).

Et si vous êtes inquiets pour votre posture, beaucoup autour de moi associent support d’ordinateur pliable, clavier bluetooth et souris usb.

J’ai testé pour vos parents : l’équipement “tiens toi bien !”

J’ai une amie très dépendante de sa connexion Internet qui ne sort pas de chez elle sans son câble Ethernet. D’autres investissent dans une clé 4G ou des répétiteurs de WiFi (pour couvrir les endroits de la maison où ça capte moins).

Enfin si vous voyagez dans des pays où Internet est censuré, reste les VPN (par exemple Hotspot Shield).

Indice : aucun de ces outils n’aide à faire ses factures — photo de Todd Quackenbush sur Unsplash

💰 Gérer son argent

En bonne millennial qui voudrait que la technologie remplace sa mère, j’ai l’administratif en saine horreur. Mon compte pro en ligne édite mes factures, me dit combien mettre de côté pour mes cotisations et me rappelle quand les payer. De mon côté je suis chez Shine (avec qui je travaille) mais beaucoup de banques comme Qonto ou Revolut se positionnent aussi sur le sujet de la banque en ligne.

Pour l’édition de factures, vous pouvez aussi utiliser And Co ou simplement Google Docs si vous préférez le faire vous même.

Côté compta, on me recommande régulièrement Novaa Expertise.

Un freelance est tenu d’avoir un compte à usage professionnel et un compte à usage personnel. Bankin surveille l’activité de ce côté-là.

🤝 Trouver des clients

Le gourou du marketing Seth Godin a des réponses à vos questions sur Udemy

Pour trouver des clients, Seth Godin, gourou de l’économie de la connexion vous conseillera de devenir “célèbre pour votre famille”, en vous rendant utile à votre tribu, en vous sur-spécialisant, ou en collectionnant les témoignages positifs. Quand une collaboration se passe bien, certains de mes amis demandent systématiquement une recommandation sur LinkedIn ou sur une plateforme de freelance comme YOSS (avec qui je travaille).

Rencontrer des gens de sa sphère dans la vraie vie (à des événements, dans des coworkings, ou pour un café) reste un moyen des plus efficaces. Les médias spécialisés, les blogs, les newsletters, les réseaux sociaux, Eventbrite et Meetup vous tiennent au courant de ce qui se passe dans votre sphère. LinkedIn et Twitter permettent de jeter un coup d’oeil et d’entrer en contact avec les personnes avec lesquelles vous envisagez de travailler. (Orienté startup ? Beaucoup autour de moi utilisent aussi le réseau professionnel Angelist.)

📚 Continuer à se former

Journaliste au New Yorker et auteur à succès, Malcolm Gladwell est un puits de science et d’anecdotes sur masterclass.com

On me dit beaucoup de bien des formations d’OpenClassrooms, General Assembly et LiveMentor (en ligne) et de celles de SOTO et Switch Collective (en présentiel) — attention : pour se faire rembourser par un organisme il faut que la formation soit en français et agrée.

J’ai pour ma part testé et approuvé le cours d’écriture de Malcolm Gladwell sur masterclass.com, et le cours de freelance de Seth Godin sur Udemy.

Il y a aussi beaucoup de contenu de qualité en accès libre sur YouTube et en podcast (sur SoundCloud, Apple Podcasts ou Google Podcasts).

Nostalgique de ces histoires que vous parents vous lisaient à voix haute ? Audible (un produit d’Amazon) reprend le flambeau. Sinon, vous pouvez toujours vous tourner vers les bibliothèques ou les librairie indépendantes.

Goodreads (🇬🇧), Sens Critique et Babelio (choisissez votre camp) sont bien utiles pour vous souvenir de ce que vous lisez et savoir ce que recommandent vos amis.

Pocket enregistre les articles que vous voulez lire pour que vous puissiez vous y mettre quand le métro est bondé et qu’il n’y a pas d’Internet.


J’espère que ça vous donne une ou deux idées. Si vous avez des commentaires ou alternatives à me recommander, je prends !

Je travaille avec YOSS qui propose des réductions chez certains de ces services — notamment Novaa, Qonto, OpencClassrooms dont j’ai déjà parlé mais aussi chez Station W et Hubsy (coworking à Paris), LightyShare (partage de matériel vidéo entre freelances), Gymlib (du sport!), Harmonie Mutuelle et Frichti (miam).

PS : Envie de dégoogliser Internet ? Je débute sur les sujets de l’open source mais si ça vous dit, je mettrai à jour cet article avec les outils libres que vous me conseillez en commentaire.

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Les publications YOSS, c'est sur La Plage.

Thanks to MAUD LESQUI.

Julie Henches

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