EU, TU, ELA, ELE… Nós planejamos

Olá, pessoal! O LABHacker realizou sua rodada de planejamento aberto, o Nós do LAB, do dia 26 de junho a 1º de julho. Como explicado anteriormente, o evento reuniu especialistas de dentro da Câmara e da sociedade civil para identificar problemas na relação Cidadão x Parlamento e pensar em soluções a serem desenvolvidas até o próximo ano pelo LAB.

Três eixos nortearam o evento: Transparência (24/06), Participação Social (26/06) e Cidadania (28/06). No dia útil seguinte a cada eixo (25/06, 27/06 e 01/07), analisamos os resultados com outras entidades em conversas virtuais ao vivo, que podem ser acessadas na nossa página do YouTube.

Pensamos em misturar world café com brainstorming e recursos do Design Sprint. Mas sabe quando você planeja tudo de uma viagem e as coisas não saem como o esperado? Foi mais ou menos assim com a gente! Mesmo com planejamento e testes prévios, surgiram alguns imprevistos durante o evento. Foi preciso improvisar na facilitação de problemas e contar com a cooperação e o feedback dos participantes. Assim, adaptamos sutilmente a dinâmica para o segundo e o terceiro dia.

Esta foi a estrutura básica de cada encontro presencial:

• 1º Passo — Apresentação (objetivos, participantes)
• 2º Passo — Mapeamento dos problemas (demandas, dores, necessidades, etc)
• 3º Passo — Categorização dos problemas
• 4º Passo — Priorização dos problemas
• 5º Passo — Geração de ideias (soluções)
• 6º Passo — Check-out e avaliação final do evento

E como foi?

1º Passo — Apresentação inicial

Nosso mural de empatia e uma roda para apresentações breves em pé: Com quem estamos falando? Por que estamos aqui?

Primeiro, a gente teve uma breve apresentação de cada participante e, em seguida, o objetivo do evento ficou claro: apontar desafios e colher ideias de soluções na relação cidadão x Parlamento.

Ah! E estabelecemos algumas regrinhas… os nossos acordos! Assim, todo mundo sabia como se comportar e agir nas dinâmicas para gerarmos resultados relevantes.

Acordos para ideias sem repressão alheia ou autocensura

2º Passo — Mapeamento dos Problemas

Com cerca de 20 convidados, distribuídos em três mesas, estabelecemos um questionamento principal para cada eixo: “O que falta para termos um Legislativo mais transparente? ”, “O que falta para termos um Legislativo mais participativo?”, “O que falta para o Legislativo promover mais a cidadania?”.

Escrevendo em post-its, utilizando canetinha e em letra de forma, cada pessoa teve 5 minutos para destacar problemas. Depois, disponibilizamos mais 5 minutos para que os participantes debatessem suas impressões.

Brainstorming para responder: “O que falta para termos um Legislativo mais transparente? ”

3º Passo — Clusterização dos problemas

Cluster significa “aglomerado”, ou seja, em bom e velho português, realizamos o agrupamento dos post-its em torno de algum tema (e, para destacar, escolhemos os cor-de-rosa haha). Só para constar: os post-its coloridos serviram para organizar a dinâmica, foi bem além da estética. Sabíamos que daria trabalho, por isso parte da equipe recolhia os papéis com os convidados enquanto a outra os clusterizava na parede.

Muitos problemas foram apontados e, para otimizar a dinâmica, cada grupo (estavam divididos em mesas, lembra?) se aproximou da parede e observou, durante 2 minutos, o resultado da clusterização. Neste momento, os participantes podiam dizer se concordavam com a divisão dos temas ou se tinham outras sugestões de arranjo.

Os próprios participantes ajudaram a categorizar (“clusterizar”) os desafios levantados

Não, cara, não é só para ficar bonito. É para organizar e fazer sentido.

4º Passo — Priorização dos temas

Para definir os principais problemas, usamos a ferramenta “mapa de calor”: uma votação com bolinhas vermelhas adesivas. Cada participante recebeu 3 bolinhas com a seguinte regra: duas deveriam ser coladas no tema de maior relevância e a última no segundo mais importante.

Por que escolhemos esse sistema de votação? Para que o primeiro voto tivesse mais força que o segundo. Mas, no método do Design Sprint, o “eleitor” vota como quiser. As regras de votação não importam, desde que o resultado seja o mesmo: priorizar.

5º Passo — Geração de Ideias

Definidos os três principais desafios, iniciamos rodadas de brainstorming individual. Na primeira, todas as ideias foram coladas em três flipcharts (uma espécie de cavalete com folhas de papel), com um facilitador para cada. Abrimos tempo para eles apresentarem as sugestões coletadas e algumas pessoas quiseram explicar melhor suas ideias neste momento.

Depois, repetimos o processo em três rodadas ao todo para cada um dos três clusters de problemas. Nas duas rodadas seguintes, pedimos para as pessoas buscarem mesas diferentes (para polinizar e debater com outras pessoas, etapa influenciada pela estratégia do world café).

6º Passo — Apresentação final / Check-out

Ao final, esperávamos ter tido mais tempo para que cada participante colocasse suas impressões e avaliações, mas as etapas anteriores consumiram mais tempo do que o planejado. Por isso, fizemos uma avaliação mais nossa, agradecendo e explicando os próximos passos. E aproveitamos para reforçar a existência do painel de feedback, onde as pessoas poderiam colocar as suas críticas para que pudéssemos melhorar para os outros dias.

Mural do feedback com os post-its do terceiro e último dia do evento

Considerações

Repetimos os quatro primeiros passos, que executamos com sucesso, nos outros dias do evento. A partir do quinto passo, fizemos adaptações pontuais, para aperfeiçoar o processo:

5º Passo — Geração de ideias: Concentramos as três rodadas de brainstorming individual das ideias em uma etapa só. A diferença é que usamos três paredes. Na primeira parede, colocamos todas as ideias geradas pelos participantes das três mesas na primeira rodada. Na segunda parede, todas as ideias geradas pelas mesas na segunda. Na terceira parede, por sua vez, ficaram as ideias da última rodada.

6º Passo — Categorização de ideias: Todos foram ao mesmo tempo para as paredes. Um grupo ficava 2 minutos em cada parede e, então, ia para a próxima.

7º Passo — Apresentação de ideias e debate: Em seguida, apresentamos o resultado da categorização das sugestões em cada parede, podendo esclarecer, com os autores, ideias nos post-its que continuavam confusas, categorizando-os novamente antes de serem debatidos. Assim, concentramos o debate com todos os participantes de maneira mais focada, depois de um brainstorming e uma clusterização.

Mudança para a etapa da clusterização das ideias: todos ao mesmo tempo e rotacionando

Graças a esse modelo, mais concentrado, conseguimos controlar melhor o tempo, e tivemos uns 15 minutos finais para que os convidados pudessem comentar o que acharam e tirar dúvidas sobre passos seguintes.

Opa! Modelo final, testado e aprovado: uma evolução em relação aos dias anteriores! Às vezes, o inesperado é tão (surpreendentemente) bom que a gente supera o planejamento original e cria outro, né? ☺

• Quer mais detalhes? Confira, aqui, o relatório geral de cada dia do evento.
• E aqui tem uma playlist com os debates virtuais realizados nos dias seguintes a cada encontro presencial.
• Ah, você já viu as fotos? Ficaram um arraso!

Foi um prazer compartilhar os bastidores do Nós do LAB com você, hacker cívico. Até a próxima!

Texto escrito pelo nossos hackers Diego Cunha, Amanda Dimes e Júlia Escovar