Távmunka tippek és trükkök — #1 hogyan dolgozz otthonról?
A koronavírus — COVID-19 — járvány nyomására most egy új világot tapasztalhatnak meg azok, akik eddig soha nem próbálták a távmunkát vagy távoktatást. Én már 7–8 éve így élek, ezért bátorkodtam összeszedni néhány gondolatot, tippet, tapasztalatot.
Ha csak pár napot kell otthonról dolgoznia valakinek, akkor szinte mindegy, hogyan oldja meg. De ha hosszú távra kell berendezkedni, akkor már érdemes megfontolni az alábbiakat. Ezek az én tapasztalataim és véleményem. Van olyan barátom, aki az alábbiak mindegyikének ellen tudna mondani — meg is fogom kérni, hogy tegye meg — mégis gondtalanul távmunkázik.
Legyen egy fix helyed
A legjobb, ha van egy külön dolgozószobád. Ha nincs, akkor is alakíts ki magadnak egy sarkot egy íróasztallal, tárolókkal. Ne a konyhaasztalnál vagy a nappaliban, a kanapén dolgozz.
Ez azért fontos, mert egy idő után összemosódik a munka és a magánélet. Ha nem figyelsz oda, ennek negatív következményei lesznek mind a munkádra, mind a magánéletedre nézve. Ha van egy külön szobád, ahová el tudsz vonulni, a többi családtagod tudja, hogy ha ott vagy, dolgozol. Ha teljes nyugalomra vágysz, zárd be az ajtót, különben úgy jársz, mint ez az illető :)
Munkaidő
Szintén érdemes munkaidőt kijelölni. Ha ezt nem teszed, könnyen eljuthatsz oda, hogy már egész nap dolgozol, mégsem vagy igazán produktív. Ezen kívül nehéz követni, hogy pontosan mennyit töltöttél munkával. Ha monjduk felkelsz 6-kor, leülsz dolgozni 9-kor, majd napközben mosogatsz, főzöl, takarítasz, olvasol, tévét nézel, akkor könnyen eljön a délután 5 vagy akár este 9 úgy, hogy közben nem csináltad meg, amit szerettél volna, vagy nem dolgoztál annyit, amennyit elterveztél.
Itt talán külön kell választani azokat, akik időre dolgoznak, azoktól, akik eredmény-alapon tevékenykednek. Szerintem az utóbbiak vannak kevesen.
Ha időre dolgozol, mérd!
A hagyományos munkahelyeken az alábbi egyenlet érvényes:
munkaidő = munkahelyen töltött idő — ebédidő
Ezért aztán könnyű a dolgod, hiszen ha beérsz 8-ra és fél órát ebédelsz, akkor 16:30-kor hazamehetsz.
Ugyanezt érdemes otthon is csinálni. Jelöld ki, mikor dolgozol, mikor tartasz ebédidőt stb. és annak megfelelően alakítsd a napodat.
Ezen kívül használhatsz valamilyen időmérő-beosztó eszközt. Pl. a pomodoro technikát. Ehhez számtalan appot találsz telefonra és számítógépre. Mac-re nekem az ingyenes Be Focused app vált be.
Ha teljesítmény alapon dolgozol, akkor is jó, ha van napi ritmusod.
Persze most Zoli barátom máris jönne a cáfolatával, de hidd el Zoli, a legtöbb ember szereti a rendszerességet az életében :P
Szóval akkor is érdemes mérned, mivel mennyi időt töltesz, mert különben nagyon el tud repülni az idő, és visszanézve nem fogod érteni, mivel is telt el a nap.
Eszközök, technológia
Az eredményes távmunkához hatékony kommunikációs és csapatmunkát segítő eszközökre van szükség. Persze csak ha nem egyedül dolgozol.
Legalább az alábbiakra szükséged lesz:
- Instant szöveges csevegés
- Videó- vagy hangalapú megbeszélések és képernyőmegosztás
- Feladat-nyilvántartás
- Dokumentum- és fájlmegosztás
- Dokumentumok közös szerkesztése másokkal
Instant szöveges csevegés
Mivel nem vagy egy helyen a többiekkel, ezért fontos, hogy tudjatok kommunikálni. Eszedbe ne jusson erre e-mailt használni! A legkézenfekvőbb és egyre szélesebb körben elterjedt alkalmazás a Slack. Ingyenes, annyi korlátozással, hogy az üzeneteket nem őrzi meg örökké — 10 000 üzenetet jegyez csak meg. Nekem ennél sokkal jobban bevált a Flowdock, ez azonban már a nulladik perctől fizetős ($3 USD/felhasználó/hónap). Mindkettő böngészőalapú, de van mobil és asztali app is minden platformra — én azt javaslom, telepítsd fel a gépre, sokkal jobb, ha külön alkalmazásként fut, és nem egy a sok böngésző fül közül.
Videó- vagy hangalapú megbeszélések és képernyőmegosztás
Az írásos csevegésnek megvannak a korlátai. Ha valami bonyolultabb dolgot kell megbeszélni, vagy megvitatni, esetleg fontos döntést hozni, azt ne írásban tegyétek! Szintén számtalan program és app van erre a célra. A Google Hangouts ingyenes, a Google Meet-et akkor használhatod, ha van céges előfizetésed, a Zoom ingyenes max 40 perces megbeszélésekre. Én ezeket ismerem, de még megemlíteném a GotoMeeting-et is — amit most 3 hónapra ingyenessé tettek egészügyi és oktatási intézmények, kormányzati, önkormányzati szervek és nonprofit szervezetek számára.
Feladat-nyilvántartás
Ha csapatban dolgoztok, használjatok valamilyen programot a feladatok nyilvántartására, kiosztására, állapotuk követésére. Erre a legegyszerűbb a Trello. Ingyenes, van mobilra is stb. (kell ezt egyáltalán még mondani?)
Ha ennél profibb kell, akkor én a Jirát ajánlom. Ez már jócskán fizetős, és szerintem szoftverfejlesztő cégeken kívül másoknak nem éri meg.
Dokumentum- és fájlmegosztás, dokumentumok közös szerkesztése másokkal
Google Drive, vagy Microsoft Office 365. Ennyi. :) Mindkettő tudja a fájlokat a felhőben tárolni és dokumentumokat tudtok együtt szerkeszteni, online. Ez azt jelenti, hogy ahelyett, hogy mondjuk miután készen vagy egy dokumentummal és azt elküldöd e-mailben, majd a többiek belenyúlnak, visszaküldik, de Jancsi és Juliska is belenyúlt és most van 3 fájlod — a sajátod, a Jancsié és a Juliskáé — aztán közben még te is módosítottál rajta, és már azt sem tudod melyik melyik, és úgy van elnevezve, hogy “beadható-végleges-1.0-utolsó-végleg-végleges-mostmárténylegvégleges.docx”…. szóval mindezek helyett van egy darab doksi, amit akár egyszerre, egy időben többen is tudtok szerkeszteni.
És akkor lehet ezeket kombinálni, például egy videokonferencia-hívás során véglegesítitek együtt a dokumentumot.
Tudom, van még a DropBox, csak azzal az a gond, hogy oda mindig fel kell tölteni, onnan leszedni. Azt a Drive is tudja.
Kommunikáció
A fentiekből is látszik, hogy milyen fontos a hatékony kommunikáció. Ha el akarod kerülni a félreértéseket, és hatékony akarsz lenni, kommunikálj gyakran, lehetőleg rendszeresen, és próbáld meg kicsit túlzásba vinni. Nem viccelek, angolul “overcommunicate”-nek mondják.
Proaktivitás
Ha mindenki otthon van és csak ül és vár a másikra, a főnökre vagy a feladatra, akkor abból bizony nem lesz előre haladás. Sokkal proaktívabbnak kell lennie mindenkinek! Lásd előre, mire lesz szükséged holnap, holnapután, a héten. Próbálj meg elébe menni a dolgoknak, ne várd meg, hogy majd megoldódnak!
Konfliktusok kezelése
A munkahelyi konfliktusok könnyen elsikkadnak, ha nincsenek fizikailag egy térben az emberek. Ha valami gondod van valakivel, hívd fel videóhívással. Ha csak írásban kommunikáltok, könnyű a másikat félreérteni. Ha csak hangban, az már jobb, de a non-verbális kommunikációnak is nagy szerepe van, ezért aztán azt javaslom, a kamera is legyen bekapcsolva.
Sokkal hosszabb lett ez a cikk, mint gondoltam, és még nem is írtam le mindent. Ezért még fogok jelentkezni újabbakkal, amelyekben ezeket a témákat még részletesebben boncolgatjuk. Ennyi talán elég elsőre. Most a távmunkát a munkás oldaláról néztük meg. A következő cikkben ugyananezt a kérdéskört a munkaadó oldaláról is megvizsgáljuk. Kövess, hogy értesülj az újabb cikkekről!
