Performance Agility: como criar uma camada de visibilidade e performance organizacional

Esse modelo tem como objetivo apoiar outros profissionais a criarem contextos performáticos e nasceu da necessidade de criar acesso a informação e entregar poder de decisão e melhoria aos times de engenharia.

O direcionamento deste framework pode ser resumido em ser estratégico e organizacional com o propósito de criar estruturas que viabilizem a capacidade dos times de se auto desenvolverem.

Aproximação

Quando se deparar com o desafio de reiniciar e ressignificar a agilidade, o reflexo deve ser entender quais são as maiores disfunções dos times sobre cultura, processos e valor entregue.

O primeiro passo prático será rodar um diagnóstico, mapeando e compreendendo os fluxos de trabalho que estão em uso. Sendo sempre muito importante ouvir as pessoas para entender o que elas pensam, sentem e esperam da agilidade.

Duas disfunções que geralmente são encontradas:

• Déficit de visibilidade e profundidade de detalhes do trabalho retroativo, em progresso ou planejado;
• Times não possuindo métricas estáveis para habilitar decisões e ou utilizando métodos manuais como planilhas para medir e acompanhar produtividade e performance.

Dada essa analise inicial você define suas grandes iniciativas de agilidade organizacional:

• Criar estruturas de visibilidade para a estratégia se conectar ao delivery e basear a decisão em fatos e dados;
• Desenvolver processos que tornem a cadeia de entrega de produto eficiente e eficaz;
• Integrar todas as áreas envolvidas, de forma que os times de produto, design e engenharia fiquem conscientes dos processos, impacto e entregas uns dos outros;
• Viabilizar métricas de performance e produtividade para que os times possam entender seus processos e criar possibilidades de melhorias baseadas em dados;
• Criar estruturas de informação com tipos de entregáveis, tornando a estratégia, a qualidade, e o delivery mensuráveis e conectáveis de todas as pontas;
• Fortalecer processos de governança quanto às ferramentas para garantir a integridade da informação.

Ecossistema

Para criar uma camada de visibilidade e performance, é preciso criar um ecossistema de métricas, workflows e processos que centralize e organize a informação em todos os níveis — desde um indicador de produtividade do time até os épicos planejados de produto.

Nos workflows, o foco está em criar bases customizáveis para as áreas. Assim, elas podem se conectar, garantindo que qualquer informação se mantenha íntegra e visível, além de criar coesão entre os vários tipos de entregáveis.

Para isso, a sugestão é que especialistas em agilidade contem com a ajuda de especialistas em produto, engenharia e design para entender os processos e possíveis melhorias centrais para todos os times.

Workflows

O ponto de partida é criar um conjunto de workflows especializados em métricas que, para suportar várias esferas de informação, são representados por fluxos distintos e customizáveis.

Esse modelo é usado para qualquer squad do time de tecnologia. Quando novos times são criados, já começam dentro da estrutura base e têm flexibilidade de acordo com as necessidades e métodos que resolverem seguir. Também devem receber uma série de dashboards de métricas que apoiam as decisões de processo.

Workflow de Produto

O fluxo de produto tem como objetivo manter a estratégia de entrega de cada time transparente. Nele, fases de definição e refinamento devem ser incluídas com o mínimo de informação possível para habilitar o desenvolvimento. Também pode conter fases que avaliam o valor proposto e entregue. Além disso, exerce o papel de conectar o delivery com a estratégia do portfólio.

Workflow de Design

O fluxo de design é especializado em métodos de design, nesse modelo aqui proposto em conjunto com os especialistas da área e baseado no conceito Double Diamond. O objetivo é habilitar métricas de performance e produtividade, além de garantir as entregas de experiência de produto e aproximar essa área das demais

Workflow de Delivery

O fluxo de delivery é aquele em que o time de engenharia gerencia suas entregas e habilita os indicadores de performance e previsibilidade para execução de entregas de valor. Além de receber inputs dos outros fluxos por tangibilizar o produto e o design para o usuário final. Também é totalmente customizável de acordo com suas necessidades e o que querem medir.

Estrutura de itens

Para que os workflows funcionem em conjunto, é necessário uma estrutura de itens de trabalho. Isso garante que a informação tenha níveis, possa ser fracionada, trabalhe em contextos distintos e mantenha a integridade e rastreabilidade.

Por exemplo, por meio de um tema de produto, conseguimos saber quais quebras foram feitas, qual o menor artefato de trabalho e reconhecer de qual iniciativa de produto os subitens foram criados.

A estrutura de itens é muito importante para conectar toda a informação, uma vez que é responsável por criar núcleos de métricas e categorizar as entidades de trabalho.

A quebra é simples, começa com um tema dividido em iniciativas, épicos, itens de delivery e sub-tarefas técnicas.

Tipos de itens

Os tipos de itens são encaixados em fluxos específicos para atender às necessidades da natureza do item. O Épico, por exemplo, segue o fluxo de estratégia e produto, já a Iniciativa, pertence a um fluxo de portfólio. Dessa forma, garante-se métricas diferentes e mais contextualizadas e visibilidade por nível de informação.

A ideia é apresentar para cada squad envolvido — um de cada vez — essa proposta de alicerce de processo, fluxo modelado e conjunto dashboards de métricas automatizadas, até mesmo aqui existe espaço para customização, os times podem mover os tipos de itens entre os workflows de acordo com suas necessidades.

• Epic - um grande entregável que precisa ser dividido;
• Design Story - funcionalidade ou feature a ser expressa com design;
• Story - funcionalidade ou feature a ser desenvolvida e expressa como objetivo de usuário;
• Task - tarefa que não necessariamente estará vinculadas a estratégia (epic);
• Bug - uma disfunção ou defeito;
• Technical Debt - tarefas que mapeiam possibilidades de melhorias que o time, propositalmente ou acidentalmente, posterga para seguir uma abordagem mais simples;
• Sub-task - uma fração executável de uma tarefa maior (User Story);
• Spike - um item de estudo e descoberta técnica.

Métricas

A sugestão é propor para os times as duas métricas base do Accelerate — sendo elas Lead Time e Deployment Frequency — e as principais métricas ágeis, que são:

• Throughput: vazão periódica do time e número de itens entregues em produção em ciclos de tempo. Se projeta posteriormente em Monte Carlo;
• Cumulative flow diagram: as equipes podem monitorar o fluxo de trabalho e prever bloqueadores ou interrupções no progresso das iterações;
• Epic completion rate: porcentagem de itens concluídos dividido pelo total de itens de um épico;
• Milestone burnup: gráfico que mostra a velocidade histórica do time em conclusão de itens, oferece uma estimativa quando o projeto ou release será concluída a partir de uma projeção;
• Sprint reports: mostra o que foi feito por sprint, planejado x real e a velocidade;
• Open items: volume de itens em aberto em um projeto, épico ou iniciativa, exibido em visão periódica para acompanhar tendências;
• Flow Efficiency: razão entre o tempo que o time gasta efetivamente trabalhando no item, dividido pelo tempo total que o item demora para percorrer o processo. Ex: um item demora cinco dias para ficar pronto, mas a pessoa desenvolvedora gasta apenas um dia efetivamente trabalhando no item, logo, flow efficiency = 20%;
• WIP: volume de itens em progresso nos status e fluxos de todos os tipos de itens por período;
• Timing: conjunto de métricas do tempo decorrido entre um item ser criado até ser finalizado. Isso inclui o tempo em que ele fica em espera (reaction time) e o tempo em que ele é trabalhado (cycle time);
• Work aging: permite visualizar o tempo de itens que ainda estão em desenvolvimento.

A visualizações dessas métricas e outras deverão estar em uma série de dashboards disponibilizados para cada time. Todos os dados de qualquer tipo de item ou workflow estarão disponíveis para todos os times.

Mentoria e evolução

Todo o times devem receber mentoria para entender no que foi baseado o framework, promovendo o crescimento da visão de performance e possibilitando a capacidade de customizar a ferramenta para seu contexto. Além disso, para garantir ainda mais a interpretação e relevância de todas as métricas, a organização pode preparar uma capacitação para disponibilizar aos times.

A estratégia deve se concentrar evoluir todo o ecossistema para absorver novas métricas como indicadores de qualidade, portfolio & program management. Além disso, empoderar, cada vez mais, os times e a liderança na tomada de decisão, acompanhando e mitigando as principais disfunções e oferecendo mentoria para capacitar as pessoas.

Eu aprendi, ao longo dessa jornada, que precisamos estar sempre próximos dos times, mesmo que o modelo seja organizacional. E sempre investir, ainda mais, na capacitação em métricas e focar em criar novas estruturas facilitadoras, como reports automatizados para cada time, tribo e área, integrar todos os dados em uma visão única e elevar o nível de visibilidade. Isso permitirá automatizar os núcleos de informação de portfólio e produto, criando, de forma coesa e sistematizada, um ecossistema que habilite entregar com mais eficiência.

Espero que esse conteúdo te ajude nos próximos passos.