Training Design Thinking & Agile Project Management bersama PT Sarana Multi Infrastruktur (SMI)
Yogyakarta, 23–24 Juli 2024 |
Contributed by A Fadhilah Utami Ilma & Said Fariz Hibban
Pada tanggal 23–24 Juli 2024, Labtek Indie berkesempatan memfasilitasi sebuah lokakarya intensif tentang Design Thinking dan Agile Project Management untuk divisi Corporate Secretary PT Sarana Multi Infrastruktur (SMI). Bertempat di Hotel Tentrem Yogyakarta, lokakarya ini dihadiri oleh 23 peserta dari Divisi Corporate Secretary yang bersemangat untuk memperdalam pengetahuan mereka tentang manajemen proyek yang lebih tangkas dan inovatif.
Hari Pertama: Menemukan Solusi dengan Design Thinking
Ketika memasuki ruang pelatihan pada pagi hari pertama, kami bisa merasakan antusiasme dari para peserta. Seterhen Akbar, Lead Facilitator kami, memulai sesi dengan memperkenalkan prinsip-prinsip Design Thinking. Design Thinking adalah sebuah kerangka berpikir yang digunakan untuk mencari solusi inovatif dengan berfokus pada kebutuhan pengguna. Metode ini terdiri dari enam langkah penting: Empathizing, Defining, Ideation, Prototyping, Testing, dan Implementing.
- Empathizing: Tahap ini dimulai dengan memahami dan menggali kebutuhan pengguna. Peserta diajak untuk melakukan wawancara dan observasi pengguna yang profilnya sesuai dengan persona fiktif yang telah mereka buat
2. Defining: Setelah mengumpulkan data dari wawancara langsung saat tahap berempati, peserta kemudian melakukan sintesa, memprioritaskan, serta mendefinisikan masalah yang ingin diselesaikan. Tahap ini penting untuk menentukan prioritas masalah yang dirasa paling mendesak dan relevan.
3. Ideation: Pada tahap ini, peserta diajak untuk berpikir kreatif dan menghasilkan berbagai ide untuk solusi. Tampak para peserta sangat aktif dalam sesi ini. “Saat sesi ideasi, ide-ide kami yang awalnya hanya di pikiran bisa keluar dengan bebas, baik dalam bentuk tulisan maupun gambar,” kata Mas Mul, salah satu peserta dalam salah satu kelompok.
4. Prototyping: Prototyping adalah proses membuat model awal dari solusi yang dihasilkan.
“Fase Prototyping adalah sesi yang sangat menarik bagi saya,” Role play yang kami lakukan benar-benar membuka wawasan baru tentang bagaimana menghadirkan solusi yang relevan dan praktis.” ujar Mas Mul
5. Testing: Tahap ini melibatkan pengujian prototipe dengan pengguna untuk mendapatkan feedback. Karena semangat dan kekompakan peserta, materi Design Thinking hari pertama bisa selesai hingga tahap testing.
6. Implementing: Tahap terakhir dalam proses Design Thinking adalah mengimplementasikan solusi yang telah diuji. Tentu bukan tahap yang bisa dilakukan dalam sesi lokakarya ini. Namun, peserta diajak untuk melakukan refleksi dan diskusi, bagian mana dari proses atau ide yang terbayang bisa diaplikasikan serta apa saja tantangan-tantangan untuk bisa mengimplementasikan ide maupun pendekatan Design Thinking dalam keseharian bekerja.
Hari Kedua: Mengelola Proyek dengan Agile Project Management
Hari kedua dimulai dengan materi Agile Project Management dan kaitannya dengan pendekatan Design Thinking. Agile Project Management adalah pendekatan yang fleksibel dan iteratif untuk manajemen proyek, yang menekankan kolaborasi, respons cepat terhadap perubahan, dan pembaruan produk yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna secara terus-menerus. Berikut adalah beberapa komponen penting dari Agile Project Management yang diajarkan dalam training ini:
1. Scrum: Scrum adalah kerangka kerja Agile yang digunakan untuk mengelola proyek-proyek kompleks. Dalam sesi ini, peserta belajar tentang peran Scrum Master, Product Owner, dan Tim Pengembang. Mereka juga mempelajari bagaimana membuat dan mengelola Sprint Backlog, serta pentingnya pertemuan harian atau Daily Stand-up.
2. Kanban: Model Kanban membantu dalam visualisasi pekerjaan, memaksimalkan efisiensi, dan meningkatkan fokus pada tugas yang paling penting. Papan Kanban terdiri dari tiga kategori untuk memetakan cacahan pekerjaan yang perlu diselesaikan tim, yakni, To Do, Doing, dan Done.
“Model Kanban membantu kami memetakan masalah dengan lebih jelas,” kata salah satu peserta.
Peserta diajak untuk menggunakan papan Kanban untuk mengelola aliran kerja mereka, dari tugas yang sedang dikerjakan hingga yang telah selesai. Simulasi daily stand-up dan Kanban dalam lokakarya ini menggunakan gamifikasi dengan dadu untuk menentukan berhasil tidaknya anggota dalam tim menyelesaikan pekerjaannya dalam satu hari. Seru melihat para peserta bermain dan begitu menghayati peran mereka dalam permainan ini. Terutama bagi peserta yang kerap tidak beruntung mendapatkan nilai dadu yang membuat mereka tidak juga bisa “menyelesaikan” pekerjaannya.
3. Stakeholder Mapping: Pada sesi Stakeholder Mapping, peserta belajar cara mengidentifikasi dan memetakan kepentingan para pemangku kepentingan dalam sebuah pekerjaan ataupun project. Meskipun tampak menantang pada awalnya, pada akhirnya mereka mampu memahami dan menerapkan teknik ini dengan baik.
4. World Café: Teknik World Café digunakan untuk diskusi kelompok besar yang interaktif. Teknik ini memungkinkan peserta untuk berbagi ide dan menemukan solusi bersama melalui percakapan yang terstruktur.
5. Retrospective: Sesi retrospective dilakukan untuk mengevaluasi apa yang sudah baik atau berhasil dan apa yang perlu diperbaiki. Para fasilitator mencatat beberapa hal yang berjalan baik, seperti antusiasme peserta dan efisiensi dalam menyelesaikan tugas. Namun, mereka juga mencatat beberapa tantangan, seperti kesulitan dalam memahami beberapa konsep dasar tanpa pengetahuan fundamental yang cukup.
Feedback dari Peserta
Kelompok Fasilitator Mita: “Proses Design Thinking yang paling menarik menurut kami saat memasuki bagian ideasi, lalu prototyping dan testing. Karena saat ideasi kan idenya banyak dan cukup abstrak. Saat prototyping jadi semacam ada prioritisasi lagi. Ga hanya itu, ada proses pen-detail-an yang tadinya tidak terpikirkan. Overall, fase prototyping bikin ide-ide kelompok kami jadi lebih grounded. Nah, menarik pas testing, karena pas testing kami menemukan bahwa user bisa memaknai solusi kami dengan sangat berbeda! hahahaha. Jadi apa yang kami niatkan bikin, ternyata beda dipersepsikannya. Hal ini membuat kami jadi berhati-hati. Untung masih dalam bentuk prototype, jadi masih ada kesempatan untuk improve.”
Kelompok Fasilitator Dhila: “Part design thinking yang kami sangat suka itu ada di bagian ideasi karena ide-ide kami bisa dikeluarkan dengan mengalir. Misalnya, pas ngeluarin ide-ide dengan nulis atau gambar, lalu kami lebih pilih gambar karena selain abstrak dan lebih dapat feelnya juga. Ada juga salah satu peserta yang sangat suka di bagian prototyping. Kalau dibandingkan dengan sesi agile project management, kelompok kami sedikit lebih tertarik pada topik agile karena kerja model Kanban sangat menarik bagi kami untuk diterapkan. Tapi overall kelompok kami suka dan bisa mengerti dengan materi design thinking dan agile project dari Labtek Indie.”
Kelompok Fasilitator Fifah: “Design thinking itu ternyata bisa sangat berguna banget untuk ideasi ya. Kami baru sadar bahwa saat proses ideasi tidak perlu takut untuk mengeluarkan idenya dan nanti bisa di-clustering (baik itu berupa kalimat maupun gambar). Kalau untuk agile project, kami juga sangat tertarik sama metode kanban, karena kami bisa saling monitor dan saling bantu pekerjaannya di dalam satu tim. Selain itu, agile management ini bisa meningkatkan efektivitas kerja. Overall kami merasa sangat engage dengan serangkaian kegiatan trainingnya.”
More than a workshop…
Lokakarya ini bukan hanya tentang belajar metodologi baru, tetapi juga tentang membangun kerjasama tim, mengasah kreativitas, dan menemukan cara-cara baru untuk mengelola proyek secara lebih efektif. Kami bangga bisa menjadi bagian dari perjalanan ini dan berharap kolaborasi ini membuka peluang baru untuk perbaikan proyek-proyek inovatif di masa depan.
Satu hal yang sangat menarik dari lokakarya ini adalah bagaimana metode Design Thinking dan Agile Project Management ternyata tidak hanya relevan untuk tim yang terkait dengan produk dan teknologi, tetapi juga sangat beresonansi dengan antusiasme di Divisi Corporate Secretary. Mereka menemukan bahwa pendekatan ini dapat diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari mereka, mulai dari pengelolaan proyek CSR hingga peningkatan kerjasama antar divisi.
Bagi kami, kesuksesan sebuah lokakarya tidak hanya diukur dari seberapa banyak materi yang disampaikan, tetapi dari seberapa besar dampak yang dirasakan peserta. Melihat semangat dan antusiasme peserta PT SMI, kami yakin mereka akan membawa perubahan positif dalam lingkungan kerja mereka.
Kami ingin mengundang institusi-institusi lain untuk bergabung dalam perjalanan transformasi ini. Bersama Labtek Indie, mari kita ciptakan solusi inovatif yang berdampak nyata bagi bisnis Anda.
