Design Sprint Remota: Experiência, Desafios e Aprendizados
Você já viu outros textos falando sobre Design Sprint por aí. Para nós, este espaço não fala somente dessa jornada co-criativa, mas também documenta a primeira vez em que nos desafiamos a realizá-la. Plot twist: de maneira remota.
Conhecemos o livro do Jake Knapp e a metodologia da Google Ventures. Nosso interesse pela área culminaria na nossa participação numa primeira sprint, mas não esperávamos que fosse acontecer em meio à uma pandemia.
Porém muita coisa está acontecendo de uma maneira inesperada este ano…
De 01 a 05 de Junho de 2020, formei uma equipe com Priscila Ramos e Erik Lopes para realizarmos as etapas da Design Sprint Remota proposta por Rodrigo Lemes, gerente de UX no Itaú e responsável pelo canal Design Team, em parceria com a Aela e apoio da UXPA São Paulo. O desafio entregar uma solução para os diversos desafios que a ONG Miaudota Campinas tem atualmente.
Sobre a Miaudota
Em 2013 Anitta começou a resgatar gatos em situação de rua, mas foi em 2016 que ela efetivamente fundou a ONG Miaudota criando processos de trabalho e tornando os resgates mais frequentes.
Quase 4 anos depois a ONG segue realizando resgates de maneira profissional com capacidade para manter em média 15 gatos e 2 cachorros sob cuidados até a sua adoção.
O resgate desses animais demanda muito trabalho e acompanhamento. Somado a isso, ainda existe todo um esforço burocrático que envolve tomada de decisão, organização de despesas, administração, processo de resgate e triagem de possíveis tutores para adoção.
Esse desafio nasce da oportunidade de auxiliar a Anitta, fundadora da ONG, a tornar a Miaudota mais orgânica na captação de recursos e permitir que o foco continue sendo o bem-estar dos animais.
Foi isso que Priscila, Erik e eu nos propomos a fazer, remotamente, através da nossa primeira sprint.
DIA 1: MAPEAR
O maior desafio era entender uma série de novas informações e organizá-las de maneira a sermos focados e atentos ao pouco tempo que tínhamos para executar o mapeamento e assim definir um objetivo principal.
Para essa etapa, reunimos tudo que entendemos do briefing. Utilizamos o Google Docs e começamos a organizar as informações no Miro, pois de forma visual começaríamos a enxergar de modo amplo os problemas que teríamos que atacar.
Organizamos o briefing utilizando a matriz CSD.
Briefing analisado e matriz construída, conseguimos categorizar os pontos de oportunidade da Miaudota e listá-los em 4 clusters: Financeiro, Operacional, Logístico e Comunicação.
Claro que gostaríamos de ajudar a Anitta a solucionar todos os problemas da ONG, mas a proposta da sprint é ser rápida e fornecer de 1 a 2 soluções por sprint. Por isso, decidimos focar em um objetivo principal, sendo este de melhorar a operação da Miaudota através da implementação de um sistema de apadrinhamento, possibilidade de doações recorrentes, doação de insumos (medicamentos, alimentação, produtos de limpeza e higiene) e doação de tempo (voluntários).
4 razões nos levaram a definir esse ponto:
- A comunicação, que é uma ferramenta imprescindível para que o apadrinhamento e as doações ocorram hoje acontece de maneira muito informal e pouco eficiente impactando a operação da ONG.
- As doações acontecem de forma aleatória e espontânea. Doações recorrentes aumentariam a capacidade de hospedagem da ONG junto a parceiros, além da geração de caixa para a manutenção das atividades da Miaudota.
- Hoje existem vários canais de doações o que torna o processo de difícil controle para a responsável pela Miaudota. A solução atual é o doador encaminhar um print do comprovante via Whatsapp.
- A implementação do sistema de apadrinhamento de um gatinho poderia estreitar o relacionamento do padrinho com o apadrinhado, favorecendo a adoção futuramente.
Além disso, fizemos uma pesquisa de benchmark para entender como outras ONGs praticam a captação de doadores recorrentes e como elas comunicam.
Por conta do tempo escasso, não conseguiríamos realizar as pesquisas quantitativa e qualitativa para nos aprofundarmos no modo como as pessoas contribuem com ações sociais atualmente. Optamos então por utilizar parte da metodologia de desk research (aqui a Elizete Inácio explica como realizar esse tipo de pesquisa).
Buscamos informações em pesquisas já realizadas focando em entender como as pessoas agem quando decidem ajudar alguma instituição e o que as estimula a tomar essa decisão. Uma pesquisa de 2015 do Instituto para o Desenvolvimento do Investimento Social fala sobre o perfil e traça a persona do doador brasileiro. Em uma matéria da revista Época de 2017 fala-se sobre doação e transparência. E por fim, em outro estudo do Observatório do Terceiro Setor, já em 2019, é mostrada a maturidade do doador brasileiro.
Nosso rápido entendimento nessas leituras foram que as pessoas doam pois se identificam com a causa, se sentem bem em ajudar, desenvolvem empatia e por fim gostam de ter transparência (querem saber onde o dinheiro delas está sendo aplicado).
Os aprendizados do dia 1 foram:
- Se o tempo é curto, sejamos práticos;
- Foco e objetivo andam lado a lado;
- Não ter dados não é uma desculpa;
- Miro: uma excelente ferramenta para co-criação.
Dia 2: IDEAR
Com certeza a fase mais desafiadora. Já tínhamos assistido à live do Rodrigo do dia 2, mas voltamos ao vídeo algumas vezes para pinçar pontos importantes das orientações para seguir com a ideação.
Utilizamos o Miro para aportar nossas ideias de maneira organizada usando o método 6-up, que nos traz situações/tarefas do cotidiano em forma de storytelling, gerando possíveis soluções para as mesmas.
Os aprendizados dessa etapa foram:
- Guias e métodos são uma referência, mas é importante que a equipe crie seus próprios processos;
- Diálogo é a chave para qualquer equipe funcionar;
- Se há um objetivo claro, não existe ideia e nem solução ruim;
- Trabalhar de forma colaborativa é melhor para obter resultados.
DIA 3: DECIDIR
Analisamos e discutimos nossas propostas para decidir qual seria a ideia vencedora. Para isso voltamos ao objetivo principal, melhorar a operação da Miaudota. Ideias que convergiam e faziam sentido para esse objetivo foram unificadas. Feito isto, conseguimos efetivamente chegar à uma solução que atendesse ao nosso problema.
A solução que escolhemos foi a construção de uma página online que concentrasse todas as iniciativas da ONG, através da qual seria possível incentivar o apadrinhamento de gatinhos, viabilizar doações de forma recorrente, as doações de insumos (alimentos e medicamentos) e captar voluntários para doarem seu tempo.
A adoção é a solução definitiva para os gatinhos resgatados, mas seria a consequência das ferramentas de operação na página da ONG. Focamos na arrecadação de itens de manutenção da Miaudota e geração de caixa.
Além disso, entendemos que a página funcionaria bem junto a campanhas de marketing a serem realizadas em diversas redes sociais, viabilizando a operação da Miaudota de maneira menos dependente da Anitta e permitindo ações pontuais que reforcem financeiramente o caixa.
Acreditamos na solução escolhida para trazer melhorias em alguns processos da ONG realizados pela Anitta, permitindo que ela tenha mais tempo para se dedicar aos cuidados dos animais e aos resgates.
Os aprendizados dessa etapa foram:
- Propostas semelhantes refinam umas às outras para criação de ideias vencedoras;
- Revisitar o objetivo guia a tomada de decisões assertivas, principalmente quando há pouco tempo disponível.
DIA 4: PROTOTIPAÇÃO
Cada item da onepage é focado no objetivo de implementação de um sistema de apadrinhamento, possibilidade de doações recorrentes, doação de Insumos (medicamentos, alimentação, produtos de limpeza/higiene) e doação de Tempo (voluntários).
Começamos pelo papel. Cada um desenhou separadamente um primeiro rascunho de interface para a página da Miaudota. Nosso segundo passo foi apresentar dentro da equipe esses rascunhos e refinar a proposta final do time utilizando as melhores ideias de cada um para o layout.
Usamos o Figma para desenhar o primeiro wireframe que contava com um header, apresentava um pouco da história da Miaudota, mostrava a área de como como ajudar, uma área de prestação de contas, gatinhos disponíveis para adoção e histórias de quem adotou através da ONG.
A área Como ajudar? direcionava para 3 possibilidades: Doações em dinheiro (pontual e recorrente), doação de insumos e doação de tempo.
Para que a Anitta possa viabilizar essas 3 áreas fizemos algumas sugestões:
- Doações dinheiro:
Pontual: feita via Contato. A ideia é centralizar as formas de recebimento dessas doações pontuais através de uma plataforma como a PagSeguro diminuindo a complexidade de ter conta em vários bancos e evitando os prints de comprovantes no Whatsapp.
Recorrente: criar uma conta no site Benfeitoria na área de Recorrentes, cadastrar a Miaudota e começar a receber as doações por lá.
- Doação de insumos (medicamentos, alimentos e etc): criar uma conta no Petlove, um petshop online de bastante destaque no mercado. Hoje há 3 ONGs cadastradas no Petlove para receber doações. O melhor disso é que qualquer pessoa do país pode doar através de um site confiável.
- Doação de tempo (voluntários): utilizar a plataforma Atados para recrutamento de voluntários focando na área administrativa da ONG (especialmente comunicação). A vantagem é que a própria plataforma faz a triagem dos voluntários.
Com alguns ajustes, chegamos a solução a seguir:
Acesse a visualização do Figma na web.
Também criamos algumas sugestões de posts para as redes sociais para a campanha:
DIA 5: TESTE
O último dia é reservado para testarmos o protótipo.
Validamos a nossa página com 3 pessoas diferentes, possíveis usuários. Tivemos retorno positivo em relação a solução que elaboramos, o que nos deixou muito satisfeitos. Porém algumas coisas ainda podem ser aprimoradas, tais como:
- Informações sobre o funcionamento o programa de apadrinhamento constando que não necessariamente é obrigatório levar o gatinho para casa de forma temporária;
- Informações sobre as necessidades imediatas do mês (medicamentos, ração, itens de limpeza e etc.);
- Caso surja o interesse em adoção de um gatinho, clareza no processo com um formulário para interessados em adoção de forma mais simples e direta;
- UX writting da página, alinhada com a forma como Anitta gostaria de comunicar.
Nossos aprendizados gerais
Foi extremamente recompensador participar dessa experiência de design sprint por uma série de motivos, mas principalmente por conseguir pôr em prática alguns métodos que apenas ouvíamos falar mas ainda não tínhamos utilizado.
Além do clichê de nos tirar da zona de conforto, nos possibilitou aprender novas ferramentas e pensar de forma focada sobre o problema a ser solucionado, no negócio e, claro, no usuário dessa solução.
Trabalhar de forma colaborativa é importante para se chegar a resultados relevantes. O Miro e Figma foram duas ferramentas essenciais para facilitar o trabalho colaborativo.
Idear é um processo criativo e sem barreiras, mas tomadas de decisão dependem de organização e foco.
Como toda a sprint aconteceu de forma remota e não houve uma facilitação em tempo real, isso exigiu que nós, como time, tivéssemos mais atenção no processo, consultando constantemente as lives com orientações e mantendo nosso objetivo muito claro o tempo todo.
E, por fim, não podemos esquecer de ressaltar que exercitamos a nossa empatia por uma causa tão relevante. Nos colocamos no lugar de Anitta e em seus desafios diários de fazer tanto com tão pouco. Além de, é claro, nos enxergarmos no lugar do interessado em adotar um gatinho e suas dores nesse processo.
Esperamos que nossas soluções propostas ajudem de fato a ONG. Nesse período de funcionamento da Miaudota, já foram mais de 600 gatinhos adotados. Com um site e comunicação melhorados, esperamos que muitos mais gatinhos encontrem lares amorosos e gentis.
Certamente foi uma semana de grandes aprendizados e descobertas. Que venha o próximo desafio!
Agradecimentos:
Beatriz Tavares, pela revisão e sugestões na documentação.
Rodrigo Lemes, Rafael Burity, Filipi Neves, Flavio Santana, Tereza Alux, Ana Paula, Rogério Fratin, Clécio Bachini, Daniel Furtado, Camila Borja e Diane Fournier por todo tempo dedicado em transmitir conhecimento!
E claro, ao meu time: Priscila e Erik!
Update:
Fomos selecionados para apresentar o nosso processo no canal Design Team!
Aqui a nossa apresentação: https://www.youtube.com/watch?v=YnUmuli_je4
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