Feedback Canvas: Reconhecendo os pontos fortes para crescer como time

Como podemos conhecer melhor as habilidades do nosso time, de maneira 360°? Como analisamos tudo o que coletamos e o que fazer com as informações analisadas?

Um feedback canvas preenchido: Cada designer se autoavalia e é avaliado pelos seu pares. Assim, entendemos cada indivíduo e com a síntese do grupo temos uma visão geral da nossa maturidade como chapter.

O feedback canvas é uma forma organizada de um time dar e receber feedbacks uns para os outros. É uma forma de reconhecer as conquistas e os pontos fortes, pensar juntos em como melhorar e exercitar a comunicação não-violenta.

Realizamos essa dinâmica para que o time de design da MadeiraMadeira pudesse se ajudar: todos os designers que trabalham comigo podem me dizer quais são os pontos fortes e pontos a melhorar do meu trabalho, e eu posso contribuir com a minha visão sobre quem trabalha comigo.

Ou seja, é uma sessão de feedback com os diferenciais de que todo o time pode participar, e não só meus superiores, e também de que o canvas ajuda a guiar a conversa para o caminho certo.

Nesse artigo, vou explicar por quê escolhemos fazer essa dinâmica, como montamos o canvas e cada sessão aconteceu e o que fizemos com as informações coletadas. Trago algumas dicas práticas e erros e acertos que tivemos pelo caminho. (:

Designers da MadeiraMadeira realizando a dinâmica presencialmente, com post-its na janela. Foto do tempo que podia aglomerar.

🧐 Por que fizemos? Qual era o nosso contexto?

Se o feedback canvas acontecesse só para dar voz para os designers falarem sobre seu time, já seria ótimo. Ele foi ainda mais importante porque nós tínhamos um contexto mais complicado, no começo de 2020: O time cresceu rápido demais, ficando difícil de conhecer as habilidades e os interesses de cada designer. Como sabemos se estamos colocando as pessoas nos projetos certos? Estamos aproveitando o conhecimento e a experiência dos designers da melhor forma? Sabemos que direção cada designer quer dar para sua carreira? Sabemos quem são as referências em cada tópico dentro do time?👀

Usamos o feedback canvas para responder essas dúvidas. Cada sessão de feedback mostrava como um dos designers se via e como era visto pelo time. Também fizemos perguntas sobre áreas de interesse. Compilando essas informações, sabemos quais são os pontos fortes e focos de cada um.

Isso nos trouxe respostas individuais, mas a síntese de todos os canvas nos deu também um raio-x do time como um todo: Vimos que o time tinha muito mais interesse por pesquisa do que por UI, por exemplo, e que faltavam entre nós referências sobre métricas. Isso nos ajudou a enxergar nossa maturidade técnica e pudemos discutir juntos, em uma sessão de brainstorming, nossas características como time e como melhorar os pontos que eram falhos.

Pedaço de um canvas feito presencialmente. Foi entendendo cada indivíduo que entedemos nosso momento e maturidade como time.

Na MadeiraMadeira, já temos um outro programa para feedbacks comportamentais baseados nos valores da empresa — o Mandando Bem. Nesse programa, os líderes avaliam seus liderados em comportamentos como colaboração, inovação, liderança, etc. Por isso, o nosso feedback canvas foi focado em habilidades técnicas.

⚡ Como foi o processo

Conhecemos o feedback canvas no Product Camp e discutimos fazer uma rodada de feedbacks. Depois que a proposta de fazer essa dinâmica foi aceita, nossos passos foram:

🎯 Definir um canvas que faça sentido para a realidade do time

💬 Realizar as sessões de feedback

📊 Compilar as informações para ter a visão do time

💡 Fazer um brainstorming com a visão do time como um todo para discutir como podemos melhorar

📝 Coletar pontos de melhorias para futuros ciclos de feedback.

🎯 Definindo o canvas

Levantamos com o time quais eram as habilidades que cada um acreditava ter e o que gostariam de melhorar. Isso foi feito da maneira mais simples possível, com cada um escrevendo suas habilidades e pontos a melhorar em post-its.

Agrupamento de todos os tópicos que apareceram nos post-its de habilidades dos designers, vários apareceram mais de uma vez. Esse foi o começo do nosso canvas.

Unimos isso com as competências básicas para trabalhar com design na MM e nossos valores. Discutimos e assim nasceram as nossas categorias do canvas.

Assim, nosso canvas passou a ter seis competências:

• Pesquisa Habilidade de conduzir pesquisas de exploração e de validação.
• User Interface Desenhar interfaces que sejam simples de usar e agradáveis para o usuário. Conseguir aplicar ou ajudar a construir o Design System da MM.
• Processos Entender e seguir o processo de design do chapter. Usar as técnicas certas para resolver problemas, se adequando ao tempo disponível.
• Visão estratégica Entender o todo, pensar na evolução dos produtos e em como nosso trabalho impacta e se alinha com a estratégia da empresa.
• Comunicação Saber transmitir mensagens de forma clara e concisa.
• Métricas e Análise de dados Saber analisar dados para entender o contexto dos produtos assim como acompanhar os resultados de cada projeto.

Tabela com as competências usadas no nosso canvas, com as definições para funcionar como “cola” :)

Para cada uma dessas competências, nós poderíamos classificar o conhecimento do designer em seis níveis de maturidade: Não possui conhecimento; Está aprendendo; Praticando e obtendo bons resultados; Resolve problemas sozinho; Está ensinando; Líder no assunto.

E juntando tudo, nosso canvas ficou assim! ✨

Feedback Canvas vazio, pronto para ser usado! Unimos as competências que temos, as que precisamos ter e juntamos isso com níveis de maturidade diferentes para gerar nosso raio-x do time.

Naquele momento, no time da MM, todos os designers atuavam tanto com UI como UX e ainda não tínhamos designers especializados em uma parte do processo, como alguém que trabalhasse totalmente como researcher. Por isso, nosso canvas é generalista como o time era.

Discutimos a primeira versão do canvas com o time e tivemos uma conversa sobre comunicação não-violenta, que seria nossa base para cada sessão. Com todos os combinados feitos, estávamos prontos para começar. 🎉

📋 Lições aprendidas:

• Com mudanças no time, faz sentido discutir se essas categorias são as mesmas para todos os cargos — é importante avaliar a capacidade de fazer interfaces de um pesquisador, por exemplo? Podemos ter canvas que reflitam melhor o que cada um faz.
• É importante ter definições para as categorias bem claras e talvez adicionar explicações práticas de o que é ter boa comunicação e o que não é, por exemplo.
• Usamos os níveis de experiência como vimos em algumas outras aplicações do feedback canvas, na Share e no Siteware. Na nossa prática, a diferença entre “Está ensinando” e “Líder” ficou um pouco confusa e, numa aplicação futura, poderíamos remover um desses níveis.

💬 Realizando as sessões

Em cada sessão, as pessoas que tiveram contato com o trabalho desse designer foram convidadas a participar. Inicialmente, elas eram presenciais com post-its na parede. Depois, de forma remota, passamos a usar o Figma como nossa ferramenta de colaboração.

Cada sessão tinha uma ordem de momentos:

• Uma apresentação rápida para todos relembrarem o que eram as competências do canvas e comunicação não violenta;
• Então, cada designer se auto-avaliava em uma competência e ouvia o que o time tinha a dizer sobre ela. Aí passavamos para a próxima competência.
• Ao final, tínhamos um momento aberto de pontos fortes, pontos a melhorar e sugestões de ações de como melhorar.

Um feedback canvas preenchido: Os pontos cinza são votos do time e os pontos negros são o voto do designer avaliado. Visualizar a diferença entre como me vejo x como sou visto foi muito importante!

Essa comparação entre como eu me vejo x como o time me vê foi muito rica para o time: A maior parte dos designers foi bastante crítica consigo mesma e ver que o time tinha uma visão mais positiva deles ajudou a dar mais segurança e valorizar as qualidades de cada um.

Também aprendemos muito com a própria dinâmica de montar um canvas, votar nas réguas de senioridade e organizar os feedbacks. Essas dinâmicas de colaboração depois foram usadas em critiques de projetos e do design system da MM com muito mais naturalidade, porque todo o time já estava experiente em colaborar.

O ciclo de feedbacks foi um bom momento para exercitar nossa comunicação: Falar de maneira honesta e gentil sobre o que está bom e o que não está bom é um desafio. Com as bases de comunicação não-violenta, tínhamos um combinado de o próprio time sinalizar quando a fala de alguém parecesse muito emocional. Um outro combinado importante é “Falo tudo do que eu sei e do que eu não sei eu não falo”. É uma forma de ter os feedbacks mais justos, baseados em observação, e honestos, sem guardar para mim informações que podem ser importantes para o outro.

Para algumas pessoas, o feedback negativo tem um peso muito mais forte do que as coisas boas que são ditas numa sessão do canvas. É compreensível se sentir exposto demais, inseguro. É importante decidir com o time se a participação é obrigatória ou opcional. No nosso caso, ela era opcional e poderíamos ter feito mais para que todo mundo se sentisse confortável em participar.

📋 Lições aprendidas:

• Tínhamos a duração esperada de meia hora por sessão, mas foi mais longo que isso em alguns casos. Para evitar esses atrasos, mantenha nas sessões apenas quem pode contribuir e controle o tempo.
• Repetir em todas as sessões as definições do canvas e os combinados sobre a comunicação foi cansativo. Talvez fosse melhor discutir isso com todos num primeiro momento e, a cada sessão do canvas, ir direto para a ação.
• Se a ideia é ter uma visão geral do time além da visão individual do designer, faça com que a própria sessão termine com uma média por pessoa na categoria. Isso facilita o trabalho na hora da síntese.

💡 Hora da síntese e brainstorm!

Depois de fazer os feedbacks para cada designer, conseguimos ter uma visão mais clara de quem somos como indivíduos e como time. Ficou mais fácil enxergar nossos pontos fortes e fracos individualmente e também como time: no nosso caso, temos muitas pessoas boas em UI mas nos faltam líderes em métricas.

Para a síntese, analisamos quantos designers estavam em cada nível de habilidade por competência.

A síntese de todos os canvas foi levada para um brainstorm do time. Nessa sessão, discutimos o que as pessoas já estavam fazendo individualmente para melhorar em cada categoria e como poderíamos amplificar essas ações como grupo.

📋 Lições aprendidas:

• Fazer a síntese do time e torná-la visual foi muito rico! Como designers, não podemos esquecer do poder de materializar a informação para nós mesmos. Elaborar os gráficos deixou muito claro para todos como estava o time naquele momento.
• Para as lideranças, essa síntese é essencial. Agrupando as respostas, vimos que apesar de nos considerarmos fortes em UI, o time tinha pouco foco em aprimorar isso.
• No brainstorm, poderíamos ter deixado mais claro o que poderia virar um plano de ação para atingir o time como um todo e o que eram ideias que cada um poderia buscar individualmente. Como não deixamos o plano de ação claro, várias ações que poderiam ter acontecido esfriaram depois da dinâmica.

Uma coisa que ainda precisamos melhorar é definir a periodicidade dessa prática. Como já temos outros momentos de feedback, o feedback canvas acaba sendo um complemento e uma boa avaliação 360. Fazer semestralmente ou mesmo anualmente nos ajudaria a ver como o time mudou e como nós mesmos mudamos.

📝 Concluindo (:

Tivemos momentos de feedbacks sobre os ciclos de feedbacks (hehe), e a percepção do time foi bastante positiva. Com a palavra, os designers:

Fizemos um formulário com feedbacks sobre o ciclo de feedbacks. Essas são algumas respostas do time, agrupadas por tema.

Hoje, conseguimos ter uma visão mais clara de quem somos como indivíduos e como time. Como indivíduos, conhecemos as habilidades e interesses de cada um para direcionar os projetos. Como time, reconhecemos nossos gaps e expertises e traçamos ações para melhorar juntos.

Além de resolver nosso problema inicial, o Feedback Canvas foi muito rico porque nos incentivou a dar feedbacks sinceros e também a ouvi-los. Como experiência de colaboração remota, também nos deu vocabulário e práticas para levar para outros momentos, como critiques de projetos. Conseguimos reconhecer e celebrar os pontos fortes uns dos outros e formamos vínculos mais fortes entre os designers. Para muitos membros do chapter, essa dinâmica foi o momento de perceber que o time nos vê de maneira muito mais generosa do que nós mesmos nos vemos. (:

Obrigada por ler até aqui! Espero ter deixado claro que tivemos percalços no caminho, mas ainda assim a experiência foi muito válida! Se ficou alguma dúvida, é só mandar um alô! 👋