Une visio non préparée peut tourner au fiasco

Avec les confinements, l’usage de la visio en entreprise a explosé. Aujourd’hui trois plateformes dominent le marché. Si le choix de la solution dépend du nombre de participants, du temps de la visio et des besoins en fonctionnalités; préparer le contenu de la session demeure un impératif pour capter son auditoire.

Avec la pandémie la visio est entrée dans les mœurs de tous les télétravailleurs. En quelques semaines, elle est devenue LE mode de communication permettant de s’entretenir avec ses collègues, managers, clients, partenaires ou fournisseurs. Outre le moyen de réunir virtuellement des participants dispersés aux quatre coins du monde, cette technique réduit aussi les frais et les temps de déplacements et s’inscrit dans une démarche plus éco-concernée. Mais, pour être réellement bénéfique, la visio, au même titre qu’une bonne recette de cuisine, nécessite d’utiliser de bons ingrédients : avoir un objectif clair et utiliser une plateforme adaptée. Sans cela, le plat risque fort d’être raté.

Préparer la session pour retenir l’attention

Dans le cadre d’une réunion ou d’un webinar adressé.e à un large public, l’organisateur doit définir le sujet, choisir les intervenants, faire un plan d’intervention (qui dit quoi) et partager des slides et autres documents. Car dès lors qu’une conférence manque de rythme, d’informations, de données, les participants décrochent facilement, ayant plus de liberté de vaquer à leurs occupations qu’en présentiel. Ouvrir un chat pour donner l’opportunité aux participants de poser des questions ou d’interagir avec les intervenants est également vivement conseillé pour maintenir leur intérêt.

En amont, il est important de prendre le temps de donner de la visibilité sur le contenu de la visio autant que de bien sélectionner le public susceptible d’être intéressé par la thématique pour ne pas inscrire des profils non adaptés. Ne pas oublier de les prévenir plusieurs semaines en amont et de les relancer avant le jour J.

Choisir la plateforme adéquate Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Skype, Jitsi Meet, Livestorm, GoToMeeting, Webex, … il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes. Néanmoins, trois ont été privilégiées par les entreprises et, avec la pandémie, le nombre de leurs utilisateurs a explosé : 300 millions pour Zoom, 115 millions pour Microsoft Teams et quelque 100 millions pour Google Meet (source: CodeinWP).

Si les trois plateformes proposent le chat et le partage d’écran, Microsoft et Google ont une fonctionnalité de travail collaboratif et de coédition de documents. Les différences des plateformes se situent aussi au niveau du nombre de participants : jusqu’à 250 pour Meet, 1000 pour la version payante de Zoom et 10 000 pour celle de Microsoft. Le temps accordé en offre gratuite est également différent selon les plateformes.

L’aspect sécurité est un point à ne pas négliger. Zoom en a, d’ailleurs, fait les frais avec la mise en lumière de nombreuses failles de sécurité révélées notamment par des chercheurs néerlandais. Ils ont non seulement démontré qu’ils pouvaient accéder à distance à la webcam, au microphone des ordinateurs, aux fichiers des participants mais aussi qu’ils pouvaient récupérer l’historique des navigateurs sur les ordinateurs.

Enfin, dans le cadre d’une réunion en visio, il est important de faire un compte-rendu pour récapituler les points principaux abordés et dans le cas d’un webinar ou d’une conférence, de diffuser ultérieurement l’enregistrement intégral de la vidéo sur le site et les réseaux sociaux de l’entreprise voire sur les profils Linkedin des participants.

Eu égard aux bénéfices de cette technologie et aux nouvelles façons de travailler des salariés, la visio est devenue et restera une brique essentielle de la communication d’entreprise. Attention toutefois à ne pas en abuser au risque,sinon, de générer une certaine passivité ou un rejet des participants.